在培训员工正确使用文档管理系统和遵守相关规定时，可以采取以下方法：
制定详细的文档管理制度：首先，公司需要建立明确的文档管理制度，包括文档命名规范、存储位置、权限设置、审批流程等内容。制度要简洁清晰，易于理解和执行。
提供系统培训：为新员工和现有员工提供系统培训，介绍文档管理系统的功能、操作流程、使用技巧等。可以邀请系统提供商或专业培训机构进行培训，确保员工掌握基本操作。
制作操作手册和视频教程：为员工准备操作手册和视频教程，供他们随时查阅学习。操作手册可以包括系统介绍、常见问题解决方法、注意事项等内容，视频教程可以演示系统操作步骤。
进行实际操作演练：组织员工参与实际操作演练，让他们在实践中掌握文档管理系统的使用技巧。可以设置模拟情境，让员工解决实际工作中可能遇到的问题。
定期检查和评估：定期检查员工文档管理的情况，对不规范操作进行及时纠正。可以设置绩效考核指标，对遵守规定和良好操作的员工进行奖励，对违规操作的员工进行处罚。
持续跟踪和改进：文档管理系统是一个持续改进的过程，公司需要不断跟踪员工的反馈意见和系统使用情况，及时调整培训方案和制度规定，保持文档管理系统的高效运行。
通过以上方法，公司可以有效培训员工正确使用文档管理系统和遵守相关规定，提高文档管理效率，降低信息泄露和误操作的风险。