在确保团队成员遵守文档管理规定并正确使用文档管理工具和系统的过程中，以下几点建议可以帮助管理者达到目标：
制定明确的文档管理规定：首先，管理者应该制定明确的文档管理规定，包括文档命名规范、存储位置、权限设置、版本控制等内容。这些规定应该简单清晰，易于理解和执行。
提供必要的培训和教育：管理者可以组织培训课程或工作坊，向团队成员介绍文档管理规定和工具的使用方法。可以邀请专业人士或系统管理员进行培训，确保团队成员能够正确理解并掌握相关知识。
设定奖惩机制：建立奖惩机制可以激励团队成员遵守规定。可以设立奖励制度，例如优秀文档管理者奖励或者月度文档管理达标奖金；同时，也可以设立惩罚机制，如对于频繁违规的成员进行警告或其他处理。
定期检查和审查：定期检查团队成员的文档管理情况，可以通过系统日志、报告或抽查等方式进行。发现问题及时纠正，并向团队成员提供指导和帮助，确保规定得以贯彻执行。
提供技术支持：确保团队成员能够顺利使用文档管理工具和系统，管理者可以提供技术支持，包括帮助解决问题、回答疑问、提供操作指导等。
通过以上建议，管理者可以更好地确保团队成员遵守文档管理规定并正确使用文档管理工具和系统，提高团队工作效率和合作质量。