在面对突发事件和灾难时，文档管理至关重要。以下是一些建议：
制定应急预案：建立文档管理的应急预案，包括备份文档的方式、存储位置、恢复流程等内容。确保每位员工都清楚应对突发事件的步骤。
多地备份：在不同地点备份重要文档，确保即使一处受灾，其他备份仍然可用。可以选择云存储、外部硬盘、纸质备份等方式。
定期备份和更新：定期进行文档备份，并确保备份是完整的和最新的。可以通过自动化备份系统来减少人为失误。
加强安全措施：加密重要文档，设置权限控制，防止未经授权的访问。同时，定期进行安全审计，确保文档管理系统的安全性。
培训员工：定期培训员工如何正确管理文档，包括备份、存储、归档等操作。提高员工的意识和能力，以面对突发事件时的挑战。
测试恢复计划：定期测试文档恢复计划，确保在灾难发生时能够快速有效地恢复文档。可以模拟不同场景，检验预案的可行性。
案例：某公司在一次火灾中丢失了大量重要文档，造成了严重的损失。经过事后调查发现，他们只在公司内部备份文档，而没有做远程备份。因此，公司意识到了多地备份的重要性，并开始在云存储上备份文档，定期更新备份。同时，他们也加强了安全措施，对文档进行加密和权限控制，确保文档的安全性。
综上所述，灾难发生时对文档管理的影响可通过制定应急预案、多地备份、定期备份和更新、加强安全措施、培训员工和测试恢复计划等方式来应对。这些措施可以在灾难发生时最大程度地减少文档丢失和信息泄露的风险，保障企业的正常运转和信息安全。