发文字号也称为文件编号，是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。因此不同文件的发文字号格式是不同的。发文字号是由发文机关的收发文责任部门负责统一编排。
发文字号中的年份代码须用四位阿拉伯数字标识文件发文所属公历年份，不得简化。
发文字号中的发文顺序号是一个年度内同一单位发文的流水号，是用阿拉伯数码标识的，不编虚位，不加“第”等虚字。
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