SOP標準作業流程
林騰蛟副局長
壹、前言 貳、目的
參、流程圖符號
肆、流程圖結構說明 伍、流程圖繪製原則 陸、範例
柒、問題研討
壹、前言
➢ 標準作業流程的意義： 「標準作業流程」（SOP）是企業界常用的一種作業方法， 其目的在使每一項作業流程均能清楚呈現，任何人只要看到流程圖，便能一目了然， 有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。 ➢ 製作流程圖的優點：
（一）所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。 （二）更換人手時，按圖索驥，容易上手。
（三）所有流程在繪製時，很容易發現疏失之處，可適時予以調整更正，使各項
作業更為嚴謹。（很少有人可以一次就畫好）
貳、目的
一、為建立本部作業標準化（SOP）流程圖之可讀性及一致性，參考美國ANSI
系統流程圖標準符號，及道勤企業管理顧問有限公司「效率會議」標準流程，製作符號及範例。
二、本規範流程圖繪製，採用由上而下結構化程式設計（Top-down Structured
Programming）觀念。由左而右
三、對於製作流程圖共通性目標，本規範亦列出流程圖繪製原則。
參、流程圖符號
➢ 選取圖示
電腦的Word 軟體中，工具列─插入─圖片─快取圖案─流程圖 常用圖形：流程圖有主軸（內文以最短行來寫完不超過三行） 流程中的說明要簡明，必要說明實用旁枝註解（虛線框）
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第一０九期校長儲訓班上課筆記970320 蔡鎮名 整理（如有誤請先進指正）
符 號 名 稱 意 義 流程圖開始（一張流程圖僅一個開始符號） 有輸出路徑但無輸入路徑 處理程序 最常見的符號 只能有一個輸出符號 不同方案可做選擇 準備作業（Start） 處理（Process） 決策（Decision） 只有一個輸入 有兩個或以上的輸出路徑 流程圖終止 有輸入路徑但無輸出路徑 可以有一個或以上的終止符號 指示路徑方向 輸入或輸出文件、報表、計畫書等 終止（END） 路徑（Path） 文件（Document） 使用某一已定義之處理程序 已定義處理 先前已經被定義（例如：教訓總（Predefined Process） 輔個別的招標作業，只要總務的SOP） 流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口 圓：同頁連接 連接（Connector） 徽章：換頁連接（一定要配對使用，結尾和開頭都要用，如果有好幾個，就需編號A、B、C…，換頁符號是成對的） 表示附註說明之用 是虛線 註解(Comment)
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另一種處理 替代處理程序
肆、流程圖結構說明
➢ 循序結構（Sequence）：循序進行有順位性 （一）圖形：
處理程序1
（二）意義：處理程序循序進行。
（三）語法：DO 處理程序1 THEN DO 處理程序2 （四）實例：
1. 研考室：成立推
動小組
2. 研考室：小組成 員工作分配
（五）運用時機：
本結構適用於具有循序發生特性之處理程序，而繪製圖形上下順序就
是處理程序進行順序。
➢ 選擇結構（Selection）
˙二元選擇結構（基本結構） （一）圖形：
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處理程序2第一０九期校長儲訓班上課筆記970320 蔡鎮名 整理（如有誤請先進指正）
是條件否
處理程序1處理程序2
（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。 （三）語法：IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2
圖一：不是選擇一就是二，不會同時被執行 圖二：真（是）的時候執行假的時候不執行 左為「是」「真」；右為「否」、「假」
˙二元選擇結構（基本結構）： （四）實例： 7. 辦理主管會報(暨縣務會議)主 席指裁示事項 8. 主席指裁 是示事項是否否列管 9. 主席指裁示事 項持續管理10. 結案
➢ （五）運用時機：
1.本結構適用於須經選擇或決策過程，再依據選擇或決策結 果，擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結果，可以用「是、否」、「通過、不通過」 或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。
3.經選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如 ：僅有「是」或「否」的處理程序。
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肆、流程圖結構說明
➢ 選擇結構（Selection）
˙多重選擇結構（二元選擇結構變化結構） （一）圖形：
P=1條件PP=2P=n處理程序1處理程序2.........處理程序n
（二）意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。 （三）語法：FOR 條件 P
CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 .
CASE n DO 處理程序n ˙多重選擇結構（二元選擇結構變化結構） （四）實例：
1.公文會簽會2. 最速3. 速 4.普通處理程序 處理程序 處理程序
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➢ （五）運用時機：
1.本結構是二元選擇結構之變化，流程依據選擇或決策結 果，擇一進行不同處理程序。
2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同 路徑之處理程序。
➢ 重覆結構（Iteration） ˙REPEAT-UNTIL結構 （一）圖形： 處理程序
否條件 是
（二）意義：重覆執行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件 變成真（True）為止。
（三）語法：REPEAT
DO 處理程序 UNTIL 條件 （四）實例：
4. 選定要建立標準化項目不通過5. 成立標準化項目小組6. 提報計畫至研考室7. 審核計畫通過8. 研擬教育訓練計畫
➢ （五）運用時機：
1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當 停止繼續執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一 個流程。
2.本重覆結構是先執行處理程序，再判斷條件是否要繼續執
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行。
➢ 重覆結構（Iteration） DO-WHILE結構 （一）圖形：
否條件
是 處理程序
（二）意義：除了在執行處理程序之前，得先 測試條件外，DO- WHILE結構 和REPEAT-UNTIL結構很相似，若條件為偽（False），就不
再執行處理程序。 兩者有何差異？
REPEAT-UNTIL：至少會被執行一次；
DO- WHILE：一次可能都不會被執行（判斷為假就跳掉了） （三）語法：WHILE 條件
DO 處理程序 END
1. 受理案 （四）實例： 件未辦否
是
2. 辦理稽催列管
3. 已辦結，登
錄銷案解除列 管 （五）運用時機：
1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況，而當停止繼續
執行的條件成立後，即離開重覆執行迴圈至下一個流程。
2.本重覆結構是先判斷條件是否成立，再執行處理程序。 For next 架構 (是跟否要顛倒) 否的話就一直執行，以下式為例，若為否，則每次加1一直到10，到11則符合條件，就跳開
FOR I（計數器）=1～10 step(每次加)1 next I
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結？第一０九期校長儲訓班上課筆記970320 蔡鎮名 整理（如有誤請先進指正）
伍、流程圖繪製原則
一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入KEY WORD，
各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明，每點以不超過二行為原則。P.35
二、各項細部流程有辦理期程者，應註明。例：行事曆 三、各項步驟有選擇或決策結果，如（可、否）、「通過、不通過」或其他相對文
字時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避免懸而未決狀況。 四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或合成簡要總表（類
似目錄），分表與總表應以符號、顏色或欄位等區隔，使人一目瞭然。 五、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。
六、處理程序請以阿拉伯數字，由1開始，依處理程序排列順序編號，並以文字
依處理程序功能命名。文字命名部份，以「動詞＋受詞」及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序之單位，則在編號之後，加上單位名稱。（不一定要序號）
【實例1】
1. 研考室：成立推動小組
2. 研考室：小組成 員工作分配
【實例2】8-2是錯 未通過
7. 提報計畫至研考室8.1 審核計畫8.2 實施教育訓練通過9. 標準化項目文件撰寫8
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七、處理程序須以單一入口與單一出口（Single-Entry, Single- Exit）特性繪製。 【實例】
修正前 修正後
1.否1.否2.2.
八、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。連接符號內請以文數字標示，以資區別。
九、相同流程圖符號宜大小一致。 十、路徑符號宜避免互相交叉。 【實例】
3. 是是3. 1. 1. 是 否 2. 否 是 2.
十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。 【實例】
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否1.否1.2.2.是否3.否是3.是是
【修正前】 【修正後】
十二、開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不限。若流程圖能一目了然，則開始符號及結束符號可省略。
十三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件，文字敘述應簡明清晰，路徑並加
註「是」及「否」或其它相對性文字指示說明。 十四、流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用已定 義處理程序符號，不必重複繪製。 【實例】
1.研考室：填據請購單
2.秘書室：辦 理採購
十五、流程圖若一頁繪製不下，可以使用階層性分頁繪製方式，並在處理程序編
號上表示其階層性。 【實例】
2.11.否針對2再於第二頁 分成2.1，2.2，2.3
2.2.2是3.2.310
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【第一頁】 【第二頁：處理程序2的階層性分頁繪製】
兩種重覆結構的差異
處理程序條件否是否條件處理程序是
作業要項表：P.48
通常SOP流程圖文字敘述較簡單，所以有些訊息會在其中敘述 一、製作單位（右上角） 二、項目編號 三、承辦人員 四、相關單位
五、辦理時間：每一年何時要做此業務 六、注意事項： 七、有關法令： 八、工作流程：
我自己的構想：南部八縣市美術比賽
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