DOI：10.16541/j.cnki.2095-8420.2016.28.046大数据时代下高校档案信息化建设研究王瑞（山西大同大学，山西 大同 037009）摘 要：随着现代信息技术的发展，档案信息化已经成为一种发展趋势。高校档案信息化建设在客观反映和记录着高校人才培养和科学研究诸领域发挥基础性的作用，然而，档案信息化本身所具有开放性和便捷性特征，又为一些不法分子提供了犯罪的机会，对网络安全的威胁越来越严重。因此，档案网络化管理中的信息安全建设如何保护数字档案的信息安全不受侵犯，已经成为高校档案管理工作的重点内容。关键词：高校档案；信息化；建设研究近年来，随着互联网技术的迅猛发展和计算机技术的广泛运用，学校大量的教学档案载体迅速被电子化文档等新型载体所取代，而数字化校园平台的建立、电子文件、数据库和计算机软件的大量使用，致使越来越多的教学档案以数字化的形式存在，从而使教学档案信息化建设加速了进程。“十二五”期间，国家档案局和中央档案馆联合印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确了“加快档案信息化建设”进程，档案信息化建设成为“十三五”时期内我国档案事业发展的战略重点，也标志着全国档案工作步入新阶段。档案信息化建设是档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。信息社会的发展促使信息的需求与日俱增。档案就是信息，是社会信息资源中的基础性资源，被誉为“信息资源之源”。适时的开展档案信息化建设是档案部门直面时势变化，顺应社会发展要求的重大举措。一 档案信息化建设的内涵档案信息化是一个庞大复杂的系统性工程，是以国家整体规划与系统部署为基础，以应用现代化信息技术对传统档案业务进行数字化和网络化，顺应大数据、云存储时代下的档案管理发展，实现档案信息一体化和全社会共享，为社会档案的信息化管理和建设注入新的科技动力。档案信息化是国家档案管理和建设的基础部分和核心内容，也是国家信息化战略中有机组成部分之一。高校档案信息化和数字化建设，必须以国家整体规划与系统部署为前提，充分借助现代信息科技来处理、管理档案信息资源并提供相应的利用服务，实现高校档案工作的跨越式发展。我们对档案信息化概念进一步剖析，找到档案信息化建设的内涵：1.统筹规划、精心组织作为国家信息化工作系统的有机构成内容之一，档案信息化是国家信息化在档案工作中的具体反映，遵从国家信息化整体战略，在总体战略规划架构下规范、有序地进行。其旨在满足国家信息化整体战略的发展需求，因此，在国家各级档案行政管理机构的统筹计划与部署下展开十分必要，不能各自为政、各行其是。2.全面应用现代信息技术档案信息的具体表现形式即档案实体，而档案信息自身是内核。当前，档案的主要特点在于多媒体化与数字化。海量的档案信息通过比特的形式存在与传达，所以，在构建档案信息化体系时应充分运用现代信息技术，注重综合应用各种信息技术，并将其应用普及到档案工作各个环节和与档案工作有关的各业务技术部门，并且不断跟踪技术更新，在适用的前提下尽量应用先进技术。3.合理配置和科学管理档案信息化建设的最终目的，就是要切实强化档案信息资源的科学分配与管理，推动其向着数字化、规范化、系统化、网络化发展，完成档案信息资源的真实、完整地采集和保管，安全与合理地使用，以满足社会各方面日益增长的档案信息的急切利用需求。4.档案管理模式的变革进行档案信息化建设的过程中，应逐步转向为档案实体保存为主的档案管理形式、多元化的数字化档案为重点模式、为社会提供便捷服务为主。这是一个长期发展的过程，在这个过程中，要不断地高等教育 作者简介：王瑞，男，山西吕梁人，山西大同大学党委办公室，教师，助教，硕士研究生。研究方向：马克思主义哲学原理。 教育现代化·2016年10月第28期121教育现代化传媒品牌采用现代信息技术装备档案机构，继而大幅提升档案管理与利用的现代化程度。二 高校档案信息化建设的必要性高校档案信息化建设，是结合学校自身的真实状况，以计算机、网络、信息技术为手段，档案资源为对象，纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，开展教学档案收集、管理、保管、开发利用三 高校档案基础数据信息化建设的现代化管理进程。其是实现数字化校园的关键构成内容，是借助信息科技工具采集、处置、传递、（一） 档案数字化加工与处理运用教务档案资源，提升档案管理效率、完成教学所谓档案数字化，指的是采用扫描仪或数码相资源共享，逐渐达到学校档案资源数字化信息服务机等数码设备对现有的纸质或声像教学档案进行数网络化、电子文件与电子档案管理标准化的关键方字化加工，以统一规范的数据格式转化为存储在磁式。带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字（一） 高校档案管理需要顺应时代发展图像或数字文本的处理过程。符合国家档案开放规伴随教学工作逐渐引入现代化信息、网络等科定且应永久或长期保存的社会利用价值高的档案大技，学校教学活动的形式也出现了巨大的变革，教都纳入数字化加工和处置的范畴。务管理系统软件越来越广泛，包括选课、排课、查在档案数字化加工当中，其主体也因校而异，分、学籍、教材管控等，电子文档、光盘、多媒体目前有两种方式。一是实行档案扫描外包，即学校等形式成为存储教务信息的关键工具，在采集、处委托其他数字化专业单位加工，其优点是时间短、理教学档案信息时，自动化与多媒体化水平越来越见效快、质量高，学校方面不必购买许多数字化设备，高。现代化信息科技与网络的进步，既转变了教学但费用一般较贵。二是学校组织人员分工合作，自档案的形成模式、管控方式，同时也使得借阅使用己完成。教务部门负责学籍、教学计划、课程、毕形式发生较大变化，转变了公众对档案需要的形式。业审查、学位授予等数据的数字化工作，档案部门公众在使用教学、人事、财务等各类档案时，不再负责对以往纸质教学档案的数字化工作。在整个过是传统的纸质档案，而转变成更便于搜索与存储的程中，多个业务部门相互配合，协同合作，完成档数字化档案信息资源。案的数字化以及审核工作。档案数字化加工与处理是一项长期的积累性工作，人力、财力和物力的投（二） 校园档案信息化建设的必然要求资较大，对档案原件也会有不同程度的损害。所以，信息化时代的到来促使信息技术渗透到各个领最好做到一次加工处理，多次和多用途利用。域，《全国档案信息化建设实施纲要》确切指出全国档案信息化建设的目标与重点任务：切实遵循全局规划、统一规范、分层建设、安全保密的要求，强化电子文件归档与电子档案的标准化管理，促进馆藏档案的数字化与数字库建设，提供公众档案信息网络查询服务，加速推动档案信息化规范系统、安全保障系统与信息化建设。学校招生规划、专业设定、教学规划、学生分数、学籍管理、师资、教室资源等教学档案与日递增，单靠手工操作，不仅繁琐，工作量大，而且占用比较大的空间，需不断增加箱柜、专用库房。实行档案信息化管理之后，纸制档案转化成数字化电子档案，档案利用的安全性更高，加强对档案原件的维护，提升了档案管理总体效率。（二） 建立基础数据库（三） 全面展现档案的利用价值 高等教育 高校档案信息资源具有非常大的潜在利用价值，将现有的教学档案进行数字化处理，借助现代化科技与设施，构建各类专题信息资源库，学校各机构能够利用网络搜索查找自身所需的档案资料，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。而且，在网络环境 电子文件管理下档案信息可被多人在不同地域同步访问、查看、（三）下载，同份档案信息能为不同的使用者同步使用，信息技术的飞速发展和应用，使得电子文件成扩增教学档案的利用范围，提高利用效率，从而实为人们记录、保存信息的重要工具，在办公领域和现信息资源共享。档案管理工作中，电子文件的使用越来越广泛，有可能在将来的档案工作中占据主体地位。强化对既（四） 提升工作效率122投稿邮箱：chinajyxdh@163.com实质上，高校档案的数字化建设是基于数字化环境来大规模地重构与再建档案资源。完成数字化之后，必须对档案信息进行从新整合与归类，才能展开进一步的挖掘与使用。所以，档案信息的提供利用应当以有效的整合为基础。而信息整合必须基于若干具备专题特性、容量大、速度快、安全可靠的数学档案数据库的构建。作为信息体系的中心与基础，数据库将信息体系内海量的数据根据特定的模型组织起来，提供保存、保护、搜索数据的功能，能提升信息系统在由数据库获取所需信息时的便捷性、及时性与精准性。有电子文件与档案的管控，能有效加速高校档案的打造一个能满足档案信息化建设需求的人才团队，现代化建设步伐。从电子文件形成时就必须采取严是这一建设工作的重点环节。 格的管控机制与科技措施，以保障其真实性、完整（二） 档案信息化标准规范建设性、有效性和安全，同时要对电子文件的形成、采集、档案信息化能得以迅速、有序、持续发展的前积攒、鉴别、归档实施全程管控，确保管控工作的提即标准规范建设。它从管理、法制和技术等方面连续性。规范和协调档案信息化各要素之间的关系，也是档（四） 档案管理系统建设案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要由于是档案信息资源开发使用与档案信息网络条件。对于档案信息化法律、规范必须涉及信息化建设的科技基础，档案管理系统事关档案信息化建建设的逐个层面，包含了计算档案管理系统的管理、设的进程和质量，在一定程度上反映着档案信息化电子文件归档、档案数字化、档案信息上网等个环节，建设的效率。因此，学校根据自身情况配备一套实保证档案信息数据的真实、完整、有效。 用的综合档案管理系统是非常必要的。档案管理系（三） 安全保障体系建设统是学校用于对档案信息与档案实体展开辅助管控同普通信息有所差别，档案信息记载着社会活的各类计算机档案管理应用软件。由国家档案局立动的历史进程。高校档案内的不少内容，如学籍档案、项或组织开发的重点软件如档案信息化加工系列、成绩、学位论文、财务数据、人事数据等敏感资料，数字档案馆系列、通用型文档一体化、综合档案馆有着特定的保密性与使用限定性。诸如此类信息一档案业务管理等各种软件，诸如此类软件的研发与经泄露或被违法使用，有可能造成严重的不良后果。普及，为档案信息化建设奠定了基础保障。所以，构建安全保障系统以严格管控档案信息的科四 高校档案信息化保障体系建设（一） 档案信息化人才队伍建设作为信息化建设的根本，人才是确保这一建设工作长期稳定发展的重点所在。注重信息化人才的培育，提升档案从业人员的信息素质与信息能力，学使用十分必要。综上所述，高校档案信息化建设要根据学校的具体情况，建立符合实际的科学的信息化目标，采取合理有效的方式进行信息化建设，完成档案信息资源的共享，才能为学校的教学、科研 管理等工作提供更全面、更便捷、更有效的服务。（上接第118页）业，引导学生“到村任职”，参与“特岗教师”、“西部计划”等国家支持的就业项目。及时总结毕业生就业创业工作经验，对用人趋向提出学科专业的调整性建议，对办学过程的短板及时建议补缺。教学环节应尊重就业工作机构的反馈意见，逐步完善和健全“招生—教学—毕业—就业”全过程的系统性制度安排，党政齐抓共管，用目标定向模式培养地方性大学的学生，努力克服经济欠发达地区地方大学生就业的不足，在服务地方经济建设中承担起人才培养的重任，为区域经济建设重点行业提供宝贵的人才支持。参考文献[1] 丁连涛，朱宇，鲁凯等.高校毕业生就业状况及就业质量提升研究—以吉林大学为例[J].高教理论与高校管理，2016，19(3):5-9.[2] 岳昌君.中国高校毕业生就业满意度的影响因素分析[J].北京大学教育评论，2013，11(2):84-95.[3] 李秀娜，刘磊磊.欠发达地区高校毕业生就业影响因素分析[J].农村经济与科技，2016，27(10):245-248.[4] 郝欣.经济欠发达地区大学生就业问题成因分析[J].经济视角，2013，（02）:42-43.[5] 王长华.当前我国大学毕业生就业结构的失衡与优化路径探析[J].社会主义研究，2015，(3):111-118.高等教育教育现代化·2016年10月第28期123
