会务须知

会务须知

一、会议策划

会场预约

我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的会议策划；将根据会议性质选择会议举办场地；也可根据对周边环境的要求，确定具体举办地点；可根据会议的具体情况，确定会议是否需要划分分会场，选择分会场的地点并提前预约。

负责会场的布局，设备安装调试

将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；也将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

印刷材料的设计制作

将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案并选择指定专门的厂家生产以及印刷；将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

参会者的接送

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将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.

参会者的餐饮

将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐点。

参会者业余时间的安排

将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式；可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行；将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

二、如何接待会议

（一）会前准备工作

1、组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

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5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置台，落实台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适量花卉。

7、后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、颁奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

（二）会务组织与服务工作

1、会务人员提前2小时到达会场，反复检查会场准备情况。

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2、做好会议签到、材料分发。

3、落实台领导、发言人是否到齐。

4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及BP机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议记录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预定车、船、机票等。

（三）会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

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三、如何制定完善的会议计划

明确职责任务

会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出众多的工作计划。制订完善的会议计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制订预算

制定可行预算或按既定预算安排有关工作，确定各项工作的时间安排。

（1）交通费用

1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；

2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

（2）会议室费用

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1、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非台发言线路时也可能需要另外的预算。

2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

3、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

（3）住宿费用

住宿费用里面有些价格是完全价格，而有的是需要另外加收税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗

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换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

（4）餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（5）旅游费用

通常在会议结束以后，主办方会安排与会代表参加当地特色的旅游活动；一般可以找一些旅行社来安排会议旅游，费用由旅行社根据会议人数和天数报价。

（6）设备视听费用

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

（7）宴请及演出费用

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

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（8）预计外支出

指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括各类文秘、礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导打印、临时运输及装卸、纪念品、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译、临时商务用车、汇兑、会议过程中的点心、水果及调制色酒等等。这些服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

完成计划（预计召开会议的日期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多大的场地；将有多少人到会；会议预算是多少；打算选用什么级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函；会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品；会议的发言人有哪些；会议需要什么样的视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者是否可以携带家属；如何为与会者安排一些特别活动；如何为与会者及其家属安排一些特别活动；会议的整体流程安排；会后旅游安排；会议代表的返程等等）。

报批计划（在完成会议整体计划以后，提交上级主管部门审批，等待通过时候同时运作会议相关事宜，这样在会议计划通过以后马上就可以投入运作）。

四、会议组织基本技巧

会议是企业部门、员工之间必不可少的沟通形式。参加会议的第一个原则就是认真从头到尾地认真。此外，对新进员工来说，还要注意下面一些容易忽视的环节。

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会前准备

1. 开会前要充分理解议题。

2. 在会议前充分准备好开会所需要的资料。

3. 事先思考要表达的意见。

4. 准时参加会议。

会议进行中

1. 注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断。2. 积极参与发言。

3. 注意力发言不脱离主题，对事不对人。

导出结论

1. 尽心尽力地协助会议主持导出结论。

2. 能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。

3. 能坚持找出最好方案的态度，导出结论。

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六、举办会议需明确的十五个要素

对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况，比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外，还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢？作为一个专业的会议管理公司，我们提出以下一些建议供您参考。

（一）确立明确的目标

对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。

（二）完善信息的采集与分析

信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

(三)追求不断的创新

每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。

(四)制定周密的计划

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制订会务时间进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为装饰。

(五) 实施严格的现场管理

在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力。

(六)结束与细致的总结

成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。

（七）争取优秀，而不是完美

无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。

（八）了解会议涉及的行业

为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

（九）不要为了省小钱而在大事情上糊涂

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保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。

（十）顾客永远是第一

你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！

（十一）合理控制预算

要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。

（十二）最大限度地使用技术

技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。（技术的运用参看“多媒体会议包装”）

（十三）清晰而明确的沟通

清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？

（十四）成熟的危机管理

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针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。

（十五）提供足够的价值

为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。

七、会议策划是活动成功举办的重要因素

（一）要明确需要做些什么工作

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

（二）清楚谁来筹划会议

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

1）、会议筹划者的职责

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作为筹划者要负责去做各种各样的工作，应注意：

善于与人共事；善于注意小节；善于解决问题；善于与人协商；

能够管理会议财务事宜；能够安排恰倒好处的菜单；能妥善接待贵宾和外国客人；熟知各种礼仪；行事果断、执着。

2）、会议筹划者的任务：

主要任务包括制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标；制定会议议程；了解可供使用的场所和设施情况；选择或提议合适的场所；检查并比较各项设施；安排交通事宜；协调会务工作人员的活动；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排；视察选定的场所和设施；与各有关方面进行接洽（旅行社等）；同会议发言人和各位贵宾进行联系。

（三）、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：预计召开会议的日期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多大的场地；将有多少人到会；会议预算是多少；打算选用什么级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函；会议需要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有哪些？会议需要什么样的视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

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八、会议预备相关流程

1.会场预约

根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体

情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

2.会场的布局，设备安装调试

根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需

要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3.印刷材料的设计制作

根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场

或指定位置。

4.参会者的接送

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。

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5.参会者的餐饮

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参

会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

6.参会者业余时间的安排

根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。

九、会议紧急事件的处理

要测试会议筹办人经验最好的方式是他(她)对于处理危机和紧急事件的能力。会议筹办人不可避免在这种状况下扮演领导角色，而且需证明有足够能力处理，虽然其他人也有责任处理在会中所发生的各种紧急事件，但是会议筹办人最终还是要去确定所有发生的因素。事前能列出紧急事件可能发生的项目，再以不同发生情况按照步骤处理。

（一）紧急医疗

对于紧急医疗计划，要看与会者平均年龄、活动范围和过去会议经验，不管如何，紧急事件可能在任何时间发生，但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。

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(1)紧急医疗系统：会议筹办人经常凭借其经验通过当地会议／观光局或当地主办单位的分会协助成立一个紧急医疗系统，与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员，在会场再和医师联络，确定他(她)愿意短时间内来看诊，在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码。

(2)会场医务室：如果你是在会议中心举行会议，在合约或保险的同意书中可能要求会议中心雇请一位护士或医务人员在会场，有些会议中心有医务室，可以安排医务人员，先了解医务室的位置、医疗器材。会议筹办人可以评定现场这些设备与人员是否符合紧急医疗计划，如果不足，则要特别安排一位医务人员值勤，医务室中至少要有轻巧的氧气筒、绷带、压舌板、杀菌剂和阿司匹林，大部分会议筹办人会试着放一些医疗用品，但是一定要留意其有效期限，如果超过这些基本用品外就需要医院提供。

(3)饭店紧急救护系统：大部分的饭店有自己的医疗人员，但是不能确定这位医务人员是否可以处理紧急服务。大部分医务人员并不住在那里，所以可能无法即时处理紧急医疗，但是各个饭店应该有紧急救护系统，这就是会议筹办人在选择会场时就应该考虑的，先了解会场紧急救护的情形，有些由总机来处理，有些是警卫室，也有些是会议服务人员，要先了解每个会场情形到时候才不会找错对象。

如果同时使用几个饭店，需先了解每一个饭店紧急服务的情况，确定要找哪一个人，留下他(她)们的电话号码，万一发生紧急事故时一定要先通知负责处理的人，很多会场及组织派人接受心肺复生术训练，懂得这种技术可救很多人生命，因此每一个组织都应该提供员工学习这种技术，有两项紧急事件可能会发生是：企图自杀、急性酒精中毒，轻者比较没有生命危险但仍需紧急处理。因此任何紧急状况获得人院许可是必需的，宁可多做准备不要准备不足。

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（二）卫生问题

卫生问题是筹办国际会议另一项重大挑战，包括饮食卫生与环境卫生两方面。国际会议通常是在已开发国家和开发中国家举行，而且争取到国际会议的国家，都会选择环境良好的地方作为会议与活动的场地，因此环境卫生大致不会有问题。而餐饮卫生是主办单位战大的挑战，特别是上千甚至上万人参加的大型国际会议，更是要慎选餐饮合作对象，万一其中有人因食物不洁而造成腹泻甚至食物中毒，那将造成无法弥补的损失，对主办国家、城市的形象也会大打折扣。近来英国发生门蹄疫事件，相信对他们争取国际会议方面会有严重的影响。

（三）火灾

每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能，浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有责任千告知客人逃生步骤例如紧急逃生口，但是会议筹办人扮演着更重要的角色，保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一起给与会者参考。小小一个动作可可能救很多条生命。

在做场地检查时特别是高层楼饭店，要熟悉其安全设施，以下是安全设施注意项目检查表：

1．是否有自动灭火系统(洒水式);

2．洒水口在哪里，走廊、睡房、公共区域、厨房?

3．如果建筑物没有自动灭火系统，是否全部有防烟侦测器?

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4．建筑物的每一层楼是否有两个可移动的灭火器?

5.是否火灾出口处直接可到建筑物外面?

6．防火警示灯是否看得到和照明良好?

7．从每个走廊可看见指引到火灾出口的灯?

8．在电梯口是否有指引，万一发生火灾请使用楼梯的标志?

9. 查一查灭火器上的条子，是否每月检查?

10．在每一层楼适当位置是否有防火手册?

这份注意项目检查表未必真正有用，但至少让会议筹办人认识到-些基本的重要项目，花费时间去准备那些未必会发生的事似乎很讨厌，但是要记得拯救一条生命或避免一场灾难是值得的。

（四）签证问题

签证问题也是紧急事件处理中的一项，通常在会议通知中都会说明签证的细节，但是仍然有些国外与会者忽略这方面的问题。特别对于重要的贵宾

（五）盗窃

国外与会者在会议当地遇到盗窃事件都会留下不良印象，因此在重要国际会议期间，要求地

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方加强警力，避免发生盗窃事件，同时主办单位也应该以书面资料告知与会者尽量减少到人多复杂的地方去，国外与会者对夜市很感兴趣，如果要去，尽量不要带贵重物品如现金、珠宝、护照等，同时最好有当地人陪同比较安全。

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