程序文件

为使公司文件管理工作规范化、制度化，保证所有文件的适用性、系统性、协调性及完整性；确保相关部门能适时获得正确有效之文件与资料；避免因为文件失控而造成公司管理活动受损，特制定本管理程序.

2. 范围:

2.1 适用于本公司管理体系文件、行政公文及外来文件的控制和管理.

2.2 本程序对文件管理的全过程作了具体的规定,除行政公文有关管理细则同时执行《行政公文管理条例》外,公司全部文件均须严格遵循本程序进行管理.

3. 定义:

3.1 本公司管理体系由公司管理所需各大手册构成,具体手册的

制定根据公司的管理需要所定,如:《设备手册》、《产品手册》、《流程手册》、《人事手册》、《品质手册》、《环境手册》、《安全手册》等.本公司所实施

《GB/T19001-2000》(idt《ISO9001:2000》)标准质量管理体系的文件均包含于各在手册之中,在文件总目录中以GB/T予以标识.

3.2 本公司管理体系文件分为四个层级:管理手册、程序文件、

作业指引和记录表格.

3.3 管理体系文件的构成详见《巨千家具管理体系文件总目

录》.

4. 权责:

4.1 总经理: 负责公司管理体系文件的批准，经营理念、经营目标、经营方针、质量目标、质量方 针等的确定..

4.2 执行总监: 负责公司管理体系文件的统筹管理,包括整体策划、组织编订、文件审定等.

4.3 管理体系代表: 协助执行总监负责公司管理体系文件的统筹管理,包括体系文件的统一编号、发布、修订、废止、回收控制等.

4.4 执行经理: 负责外来文件的归口管理,包括统一接收、编号、呈批与分办等.

4.5 总管理处: 为公司文件总控中心,负责公司全部文件的规范化管理和全部文件的归档、保存等.

4.6 各职能部门: 负责相关管理手册、程序文件、作业指引和记

录表格的具体编写与归口管理.

5. 内容:

5.1 文件的控制过程:

5.1.1 管理体系文件控制过程其输入是通过文件策划提出的文件

编制计划和要求,其输出是经批准发布实用有效的文件，文件控制的活动按其阶段可分为4个子过程: 1、策划、编制、审批、编号; 2、颁布、使用、储存、管理; 3、更改、再版、作废、回收、销毁; 4、归档、评价、改进. 详见《文件管理过程流程图》.

5.1.2 管理体系文件在各部均应得到全面控制,各部门对体系文件

应分类建立《受控文件目录》.

5.1.3 管理体系运行中作废或因正当理由需作废留存的及更改后

无须追溯到使用者的文件,要进行标识作好登记.5.1.4 体系文件状态的标识可分为：

受控的管理体系文件，加盖“受控”印章； 作废文件除存档的原稿外，在其首页加盖“作废”印章；

作废的文件因正当原因，经审批同意留存的在其首页加盖“作废留存”印章。

更改时无需追溯到使用者的管理体系文件加盖“不受控”印章；

5.2 文件的编制:

5.2.1 管理体系文件须统一策划,分工编写.负责体系文件的编写人

员须深入调查、研究分析、讨论确定后编写成文件.

5.2.2 管理体系文件须遵循《管理体系文件格式模板》,重要文件

须配置文件封面;所产生的记录须遵循《管理体系记录格式模板》.

5.2.3 以文字语言描述的文件的内容应基本具备以下几项：

目的: 制定本文件所要求达到的目的；范围: 本文件所适用的范围；

定义: 本文件中特定术语或常用名词含

义的解释；

权责:公司相关部门与人员在文件中所承担的权利与责任；

内容: 本文件具体内容；

相关文件: 本文件执行过程中提供说明或支持的文件；

附件:本文件相关的说明、流程与记录.

5.3 文件的审核批准:

5.3.1 涉及到多个部门使用的文件经职能部门组织各部门负责

人评审、会签后,报执行总监审定,总经理批准.如:《设备手册》、《产品手册》、《品质手册》.

5.3.2 仅涉及到部门内部使用的文件,由本部门评审,报执行总

监批准.

5.3.3 重要文件由审核负责人确定评审、会签人员,文件提交评

审时应填写《文件审核申请表》,文件评审过程中如有不同意见,应尽量达成一致,或如实上报审核负责人处理.参与会签的人员须在文件封面上签字同意后方可报批准人批准.

5.4 文件的修订:

5.4.1 使用中的文件,如需更改,应由更改提出部门填写《文件更改

申请表》，阐明更改理由以及更改内容,按原文件审批的程序进行审批.

5.4.2 文件更改批准后,总管理处根据原文件《文件发放登记表》

上的发放对象发放《文件更改通知单》,注明更改原因、更改方式及更改生效日期,更改方式可为划改或换页.

5.4.3 换页更改的文件须同时收回文件作废页,并加盖“作废”印

章。确保使用处及时获得适用的现行有效文件.

5.4.4 外来文件由归口部门进行跟踪,保证外来文件的有效性,新版

本的外来文件经审核后应及时发放有效版本,收回作废版本,并作好标识.

5.5 文件的编号和标识:

5.5.1 管理体系文件编号由管理体系代表统一进行,外来文件编号

由执行经理统一进行.文件编号后须填写《文件编号记录表》以备查考.

5.5.2 体系文件编号由如下构成：

管理手册: 公司代码+体系类别+年号,如:产品手册 CF-PM-2006

程序文件: 公司代码+程序文件代码+文件序号+版本号,

如:文件控制程序 CF-PD-001-A

作业指引: 公司代码+作业指引代码+部门代码+文件序号+版本号

记录表格: 公司代码+记录表格代码+部门代码

+文件序号+版本号公司代码: CF

体系类别: 设备手册：EM 产品手册：PM 流程手

册：CW 人事手册：RS 环境手册：XZ 品质手册: QM 安全手册: SM

文件层级代码: 程序文件:PD 作业指引: WI 记录表

格: RF

部门代码:（待定）

文件序号:三位阿拉伯数字,依次以001、002、003…版本号:以在写英语字母为标识.依次以A、B、C…

5.5.3 外来文件编号由如下构成：

公司代码+类别代码+年份号+顺序号公司代码: CF

类别代码: 外来行政公文 WX 外来管理与技术类文件WT

年份号: 以两位阿拉伯数字标识顺序号: 以三位阿拉伯数字标识

5.6 文件的发放和回收:

5.6.1 签批后的文件由归口管理部门确定发放范围、数量及进行

发放,发放形式可以纸质文本、电子版或公告三种方式.发放前在《文件发放登记表》上登记,“原稿”存档于总管理处文控中心,下发文件为原稿复印件.

5.6.2 文件发放人员应在《文件发放登记表》上作好各项记录.5.6.3 各职能部门应设有兼职文件管理员,对接收的文件分类登记,

填写《收文编号记录表》，建立《受控文件目录》,并填写《文件呈批传阅表》,将所收文件及时处理.

5.6.4 在文件发放时,负责发放的部门,对更改或换版文件应及时收

回接收部门相应文件的作废文本,并在《文件发放登记表》上作好记录.确保使用部门文件均为有效适用版本.

5.6.5 外来文件由执行经理按需要分发,并跟踪其有效性,及时更

新,确保使用处均为现行有效版本5.7 文件和资料的换版与作废:

5.7.1 当文件经过多次修正(一般修改次数累计五次以上)或大幅

度更改时，由原文件审批部门审批后,可进行换版.原版次文件作废,按《文件发放登记表》上的发放对象发放新版本,收回作废版本,并加盖“作废”印章.

5.7.2 应防止作废文件的非预期使用,对因正当原因需要保留的作

废文件,应由使用部门人员提出申请,并填写《作废文件留用申请表》,经文件归口部门审批后,加盖“作废留存”印章,方可留存,并要隔离定位存放,不得与其它有效文件混存.5.7.3 文件换版和作废,由文件归口部门提出,经原审批人批准后,

由归口部门组织实施.

5.7.4 作废文件经执行总监批准后由总管理处定期在规定的地点

烧毁或用纸张粉碎机销毁.存档过期文件的销毁,按《档案管理程序》执行.

5.8 文件和资料的保管和归档:

5.8.1 管理体系文件由管理体系代表负责整理、及时交档案室归

档.

5.8.2 行政公文、外来文件由执行经理负责整理、及时交档案室

归档.

5.8.3 文件的保存期限,由文件归口部门做出具体规定5.8.4 文件归档与保存的管理按《档案管理程序》执行.5.9 外来文件的控制:

外来文件包括有关上级与业务部门发来的行政公文、法律、法规以及国际标准、国家标准、行业标准、国家计量检定规程等。外来文件由总管理处统一接收、识别、编号、分办，并填写《文件呈批传阅表》后交归口管理部门处理。

5.10 文件上呈、批复、传阅、承办、督办:

5.10.1 凡需上呈总经理/执行总监批阅的文件,一律交总管理处文

件管理员,文件管理员填写《文件上呈/签批/督办表》, 原则上当日16：00前交文件管理员的文件,可于当日上呈总经理/执行总监批阅.急件可视紧急程度提前或即时上呈总经理/执行总监,如总经理出差，可电话请示或由总经理授权的其它负责人代批.

5.10.2 行政公文与外来文件总经理/执行总监原则上24小时内批

复,，体系文件总经理/执行总监原则上3个工作日内批复。批复后的文件管理员将批复内容录入《文件上呈/签批/督办表》,将批示文件分呈各总监及督办工作负责人传阅后,将批示内容传达到相关部门,文件原件存档备查.5.11 文件的使用:

5.11.1 文件一经颁发,各职能部门对收到的文件要认真学习,加深

理解,以达到内部沟通,统一行动的目的.任何部门和个人必须认真执行,不能擅自修改.

5.11.2 文件归口管理部门和各职能部门均有责任确保使用处获得

有关版本的适用文件，确保使用场所无失效的或作废（无作废标识）的文件。

5.11.3 应确保文件标识清楚，目录清晰，易于识别和查阅。5.11.4 文件只准在本公司内部使用，任何部门和个人不得擅自复

制或对外提供。确需复制或对外提供时，应填写《文件领用申请表》，经部门负责人审核，发放部门核实，经原文件批准人批准后才能获得文件。

5.11.5 文件应妥善保管，不得丢失或损坏。文件应储存在干燥、

干净、整洁并易于检索的地方，文件应使用专用文件夹分类进行存放。

5.11.6 文件的实施过程，均有相应的输入、输出和活动，管理体

系文件在运行和控制中应成为一项增值活动。6. 相关文件:

6.1 本程序支持《GB/T19000——2000》（ISO9001:2000）6.2 本程序文件由下列文件支持：

《记录控制程序》

《档案管理程序》 《行政公文管理条例》

《管理体系文件封面模板》 《管理体系文件格式模板》 《管理体系记录格式模板》

《文件管理过程流程图》 《管理体系文件总目录》7. 附件:

《文件审核表》 《文件上呈/签批/督办表》《文件发放登记表》 《受控文件目录》 《文件呈批传阅表》 《文件领用申请表》 《文件更改申请表》 《文件更改通知单》 《作废文件留用申请表》 《发文编号记录表》 《收文编号记录表》 《文件上呈/签批/督办表》