项目文档管理办法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 公司

项目文档管理办法

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第一条 为规范 XX 项目组文档归档工作，规范产品开辟过程项目文档的管 理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的 关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。

第二条 为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一位文档管理员，专 门规范文档的调阅、 归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。 对于涉及公 司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。

第三条 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。各项目小组人员 在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或者项目负责人整理后报文档管 理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。

第四条 文档版本管理1 文档状态变迁规则

项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其 状态为“草稿”。文档通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，其 状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。

2 文档版本号

文档的版本号规则与文档的状态相关。

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( 1 )处于“草稿”状态的文档版本号格式为 V0.YZ，YZ 的数字范围为 01~99， 随着文档草稿的修正，YZ 的取值应递增。 YZ 的初值和增幅由文档创建人或者修改 人自己把握。

( 2 )处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X 为主版本号，取值范 围为 1~9。Y 为次版本号，取值范围为 0~9。

文档第一次成为“正式”文件时，版本号为 V1.0。

如果文档的升级幅度较小，版本号 Y 值可适量增加， Y 值增加一定程度， X 值将适量增加。档文档升级幅度较大时，才允许直接增大 X 值。

( 3 )处于“修改”状态的文档版本号格式为 VX.YZ ，文档正在修改时，一 般只增加 Z 值， X.Y 值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式” 时，将 Z 值设为 0 ，增加 X.Y 值。参见上述规则( 2 )。

第五条 文档标识

项目所产生的文档都有惟一、特定的编码，其构成如下：项目标识-文档类 型- 日期标号-版本号/序号。其中：

项目标志：本项目的标识，表明本项目是“XXXX”；

文档类型：商务文档 00 ，项目管理文档 01 ，项目开辟文档 02。

版本号：本文档的版本号。

日期编号：文档创建日期；

序号：四位数字编码，指明该文档在项目文档库的总序号。 一个文档编码的例子为： RDXM-01-20221111-V1.0/0015。

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第六条 项目文档按内容分为三类，商务文档，项目开辟文档，项目管理文 档。

其中，项目商务文档有合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议 记要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书等；项目开辟文档有需求规格 说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告(单元测试、 业务联测、压力测试)、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档(危化品 应急预案、危化品目录)、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档；项目 管理文档有项目章程、 项目管理计划、 项目范围说明书、 WBS、项目进度计划、 项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪 要、演示文件。

第七条 文档的保密和安全。根据文档安全管理需要，大致可划分为三个保 密级别：

Ⅰ级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅 及使用权，其他人员查阅需档作者和项目负责人允许，包括各种项目商务类 文档、各类软件授权许可。

Ⅱ级：性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档， 包括需求文档、 系统分析设计文档、 开辟文档、 测试文档等开辟文档及项目成本 相关管理文档，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才干外发。

Ⅲ级： 普通保密性文档，正常业务流转文档及普通审批流转文档，包括项 目计划、项目进度等。

第 项目文档归档

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项目经理必须在项目开辟过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确 保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。

项目组文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录，项目组其他相关 人员仅设置只读权限。项目经理或者有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档 提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。

项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、 是否齐全、 是否符合 命名规范等。

第九条 项目文档调阅

公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《项目文档借阅单》 (见附件一)，经所在项目组经理批准后提交 XX 项目组文档管理员，经本组项 目经理审核后，开放调阅权限。

调阅的权限统一设置为：只读。 对于电子文档的权限开放应设置期限，到期 后，调阅人的权限将被关闭。 对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时 归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。

第十条 项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。电 子文件应尽量转换成 PDF 格式，统一设置为“不能修改”模式，并视需要设置 为“不能打印”模式。应确保相关电子文档无病毒感染。

第十一条 项目组文档管理员应按对项目文档进行清点，核准无误后正式接 收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成。 若发现有关清单 和文档不符合归档规范要求的，项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制 和完善，直至符合归档规范。

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第十二条 项目组文档管理员对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻 盘备份，保证归档项目文档的安全可靠。

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编号： 借阅日期： 借阅事由：

计划归还日期：

序 文件编号及名称

媒 密 实际归还 质 级 日期

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0

借阅人签字：

项目负责人签字：

部门负责人意见(高涉密文件借阅)：

备注 ：

借阅人应对所借阅的文件妥善保管，并及时归还。

非密文件的借阅应由项目负责人签字授权， 涉密文件的借阅应由部门负责人 签字授权。

涉密文件的使用， 根据有关规定涉密文件只可以纸质方式存在， 且非经允许 不可复印流转。

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