会议管理办法

会议管理办法

一、 总则

为提高会议质量，加强会务管理，根据上级有关指示结合本公司实际，制定本办法。

会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段，各部门应重视对会议的组织和管理。

二、 会议分类与召集

公司会议分为公司年度会议、总经理办公会议、部门会议（指市场部、XX部的订货会、店长会和培训会等）与总公司会议。

公司年度会议由总经理召集，半年召开一次；总经理办公会议由总经理召集，不定期召开；部门会议由部门负责人召集，根据实际情况每月召开。

三、会务管理 （一）负责部门

行政部负责会议管理，与会部门协助行政部安排会议各项工作。 （二）会议流程

1、申报：各部门将本部门举行会议的详细情况填写《会议申报单》提前1-2个工作日上报行政部行政专员。

2、安排：行政部根据申报的《会议申报单》情况安排会议。 （1）地点：行政专员根据各部门《会议申报单》安排开会地点，

- 1 - XXXX服饰 综合行政部

出现冲突由行政主管进行协调，各部门配合。

（2）通知：行政专员根据《会议申报单》在会议召开前一个工作日发布会议通知（总经理办公会议除外），会议召开前一个小时发布会议提醒信息。

（3）安排：行政部提前半个小时进行会场布置（包括会议室内投影设备、办公桌椅和茶点等），会议召开时与会部门应维护会议室内的卫生，会议结束将桌、椅恢复原样，并通知行政部，行政部安排会后的清洁工作。

（4）住宿、订餐与订票：行政部根据《会议申报单》上报内容安排住宿、餐点，为与会人员订购返程车、机票，如有变动提前半个工作日通知行政专员，如不能及时通知造成的损失由与会部门承担。会后行政部根据实际情况将会议中产生的费用申报到各部门。 （5）会议记录：公司年度会议与总经理办公会议由行政部全程记录。会议记录人根据会议讨论的实际内容，认真如实记录。会后及时整理会议记录，重点对会议中确定的每项任务相应的责任人及责任时间做好记录，于两个工作日之内提交人事行政主管审核，审核通过后，发所有与会人员；与会人员必须在规定的责任日期内完成会议中确定的工作；人事行政主管负责具体的监督、跟进，对没有合理理由未如期完成工作任务的责任人，做好记录，报请总经理批准同意后，全公司通报批评。其他会议如需记录在《会议申报单》中注明，行政部根据实际情况安排人员协助，并在会议结束后两个工作日内将会议记录整理出交会议召集人。 四、会议纪律与监督

- 2 - XXXX服饰 综合行政部

（一）会议纪律

1、与会者如无特殊原因不得缺席会议。确有特殊原因不能参加会议的，应通知会议召集人。

2、与会者不得迟到、早退。

3、会议中应或将手机关闭或调至静音、震动状态。

4、会议中不可交头接耳或私下讨论或不可打断他人的发言。 （二）会议监督

1、各部门及时上报会议信息，未能及时上报的会议召集人扣分5分/。

2、行政部与会议召集人负责整个过程监督，如违反本办法规定的，责任人扣分2分/人/次。

本制度自公布之日起正式生效，请全体员工遵照执行。 本制度解释权规XXXXXXXXXXXXX公司综合行政部所有。 综合行政部 2011年10月18日

附件：《会议申报单》

- 3 - XXXX服饰 综合行政部

会议申报单

部门 申报人 会议时间 会议地点 会议目的/议题 与会人员 视频会议 是 否 会议记录 是 否 住宿 订餐 订票

- 4 -