会议管理办法

北京工商管理专修学院行政会议管理办法（试行）

为加强和规范学院各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，推动和促进学院各项工作顺利开展，特制定本管理办法。

一、会议类别

（一）院长办公会议 1．学院行政工作实行院长办公会议制度。会议由院长召集和主持。参加会议人员一般由院领导、学院办公室负责人（包括会议记录员）组成，会议列席人员由会议主持人确定；2．院长办公会议分类及议题：（1）院长办公会。一般每周召开一次。议题按照《北京工商管理专修学院院长办公会议事规则》和《北京工商管理专修学院院长办公会议事规则的补充规定》进行确定。主要是分析形势，研究处理日常行政工作中的重要问题；讨论决定由分管院长或各部门提请需要办公会研究解决的重要行政事务。（2）院长专题办公会。根据工作需要随时召开。主要是研究专题工作；研究涉及几个部门的工作，分管院长不便决定，需要与有关部门一起沟通、协商解决的问题。

（二）院务会议 1．院务会议由学院分管院长召集、主持和确定会议议题。参加人员由院领导、中层干部组成，列席人员由会议主持人确定；2．院务会议主要议题：传达上级机关的重要指示，通报重大事项，部署重要工作；研究解决学院临时发生的重大问题；3．院务会议由院办负责组织。

（三）全院教职工大会 1．全院教职工大会由院长召集和确定会

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议内容。主要包括年度总结表彰大会、年度工作部署会议、开学典礼、毕业典礼等全院性会议。参加人员一般为全院在岗教职工和学生。会议根据实际需要不定期召开；2．全院教职工大会由院办负责组织。 （四）其他会议 1．研究业务工作会或业务工作报告会。一般由职能业务部门负责召集主持；2．对外承（协）办专业或业务工作专题会议。一般由具体承办部门负责，院办协助配合；3．接待重要公务来访会议。一般由院办负责组织。

二、会议召开原则

（一）高效 会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分。

（二）精简 大力精简会议，能合并召开的要统筹合并，尽量缩短会期，合理安排与会人员。要尽量利用现代通信和校园网络OA系统等工具和设施部署工作。

（三）节约 会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。原则上，能在学院召开的会议，要尽量利用学院现有的办公设施。若有特殊需要，需经院领导批准。

（四）整体 会议时间、地点发生冲突时，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，进行调整。

三、会议程序 （一）确定会议议题

（二）确定会议日程、议程、会议主持人和会议时间、地点 （三）确定与会人员和与会院领导名单（与会人员名单由会议

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责任部门拟定）

（四）会议通知的起草与发布 责任部门负责起草会议通知（涉及多个责任部门的，由牵头部门起草）。会议通知应包括以下要素：会议内容、会议召开时间、地点、与会人员等。由院领导召集的会议，一般由院长办公室在每周会议安排表上提前安排。

（五）会议资料的准备 一般情况下，会议责任部门负责会议资料的准备（涉及多个责任部门的，由牵头部门准备）。会议资料一般包括会议议程、主持词和会议讨论学习材料等。

四、会议审批

（一）院长办公会议由分管院长提议，报请院长决定。 （二）院务工作会议由分管院长决定。

（三）全体教职工大会由院长提出，院长办公会议议定。 （四）专门工作会议由主办单位提出，报分管院长审定，一般应提前一天到院长办公室登记备案。

（五）对外承办的会议由承办单位提出，至少应提前两周完成承办会议工作方案，向院领导汇报并通知院长办公室，以便准备和协调有关工作。院长办公室对承办会议工作方案进行审核，报请院领导审定。

（六）接待重要公务来访会议，应及时向院领导汇报并预先通知院长办公室，以便做好接待准备。

五、会议纪律

与会人员要按通知的时间、地点参加会议，严格会议请假制度，

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做到不迟到、不早退，不中途离会。自觉维护会场秩序，在会议期间将手机改为振动或关闭，不得在会场内接打电话，不在会场内阅读与会议无关的材料，确保会议秩序良好。会议涉及的敏感问题及保密问题，不得外传。

六、会务组织

（一）筹备工作 学院召开的会议筹备工作由相关单位负责。除学院对外承办的会议，需正式发文成立筹备领导小组外，其它部门承办的会议一般不需成立筹备领导小组，可设立会议工作组。所有对外承办的会议在召开一周前须将会议安排表、接待方案和经费预算等筹备情况的资料报院长办公室备案。

专门会议或对外承办会议确需领导出席的，主(承)办部门应提前3天向院长办公室提出，由院长办公室视情况统一安排。需邀请领导讲话的，由主(承)办单位代为拟稿，并于会议召开前一周将文稿交院长办公室核稿后，送出席会议领导阅定。

（二）会议通知 院长办公会、院务会议、全院教职工大会由院长办公室负责通知。专门工作会由主办部门负责通知。

（三）会场布置安排 各类会议由承办组织部门具体落实会场布置工作。

（四）会议服务 根据不同类别，会议服务按以下要求提供。院长办公会议、院务工作会议，由院长办公室专人提供服务；专门工作会议，自行服务；对外承办会议，组织会务组提供服务。专门工作会议或对外承办的会议确需院长办公室协助的，应于会议召开的前两天

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向院长办公室提出，院长办公室视情况进行安排。

（五）会议记录 学院召开的各类会议主办者或与会者应认真做好会议记录。院长办公会议、院务工作会由院长办公室专职工作人员负责记录，其它会议的记录由主(承)办部门自行安排人员负责。 （六）会议纪要、简报 学院召开的各类重要会议应及时编发会议纪要或简报，会议纪要或简报应简明扼要、规范具体。并按办文程序办理发文手续，及时发送到相关部门和单位。

（七）会议资料归档 会议档案资料包括：会议申请书、批复件、会议通知、各项筹备会记录、接待方案、经费预算方案、与会人员名单、交流材料、会议纪要、简报等，会议材料应在会后一周内由主(承)办单位整理完毕并存档，重要会议形成会议材料按照学院文书档案年度归档时间移交学院档案室存档。

七、本办法由院长办公室负责解释，自发布之日起实施。

二0一一年五月二十五日

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