酒店管理总经理办公室

目 录

总

经

理

办

公

室

前

言 ………………………………………………………………4

一、总经理办公室组织机构和岗位设置

〔一〕组织机构图………………………………………………………… 5

〔二〕岗位设置图………………………………………………………… 6

二、总经理办公室岗位职责

〔一〕总经理……………………………………………………………… 7

〔二〕副总经理…………………………………………………………… 7

〔三〕夜间经理…………………………………………………………… 8

〔四〕总经理办公室秘书………………………………………………… 8

〔五〕总经理办公室文员〔兼档案管理员、打字员〕……………… 9

三、总经理办公室任务人员素质要求

〔一〕总经理………………………………………………………………10

〔二〕副总经理……………………………………………………………10

〔三〕夜间经理……………………………………………………………10

〔四〕总经理办公室秘书…………………………………………………11

〔五〕总经理办公室文员〔兼档案管理员、打字员〕 ………………11

四、总经理办公室任务规范

〔一〕编制酒店年度任务方案，总结年度任务流程 …………………12 〔二〕编制年度经济预算方案的任务流程………………………………

12

〔三〕酒店重要设备设备添置、更新和装修正造的任务流程 ………13 〔四〕酒店价钱制定的工程流程……………………………………14

〔五〕严重接待义务任务流程……………………………………………15

〔六〕秘书任务流程………………………………………………………16

〔七〕酒店公文撰稿规范…………………………………………………16

〔八〕行政接待任务流程…………………………………………………18

〔九〕会务任务流程………………………………………………………18

〔十〕文印任务流程………………………………………………………19

〔十一〕收发文任务流程…………………………………………………19

〔十二〕档案管理任务流程………………………………………………20

〔十三〕夜间运转管理任务流程…………………………………………21

五、总经理办公室任务质量规范

〔一〕办公室环境质量规范………………………………………………23

〔二〕文件草拟质量规范…………………………………………………23

〔三〕公文审核质量规范…………………………………………………23

〔四〕公务主人接待任务质量规范………………………………………24

〔五〕会务任务质量规范…………………………………………………24

〔六〕文印任务质量规范…………………………………………………24

〔七〕档案管理质量规范…………………………………………………24

〔八〕办公室设备管理质量规范…………………………………………25

六、总经理办公室管理制度

〔一〕总经理办公会制度 ……………………………………………… 26

〔二〕专题任务会议制度 ……………………………………………… 26

〔三〕酒店晨会制度 …………………………………………………… 26

〔四〕文件传阅制度 …………………………………………………… 26

〔五〕阅签值班记载和有关重要运营报表制度……………………… 27 〔六〕节假日值班制度 ………………………………………………… 27

〔七〕酒店调研和信息任务制度 ……………………………………… 27

〔八〕酒店印章和引见信管理制度 …………………………………… 28

〔九〕财富物资管理制度 ……………………………………………… 28

〔十〕办公室人员考勤制度 …………………………………………… 29

〔十一〕办公室平安管理制度……………………………………………29

〔十二〕预算管理制度……………………………………………………30

〔十三〕人事管理制度……………………………………………………30

七、总经理办公室任务沟通与协作 ……………………………………32

八、附录：业务报表

1、 记载单 ……………………………………………………………33 2、访客来访记载单 ………………………………………………………

34

3、收文注销簿 ……………………………………………………………35

4、收文四联单 ……………………………………………………………36

5、公文处置单 ……………………………………………………………39

6、传阅文件处置单 ………………………………………………………40

7、发文注销簿 ……………………………………………………………41

8、卷内目录 ………………………………………………………………42

9、备考表 …………………………………………………………………43

10、案卷封面 ………………………………………………………………44

11、案卷目录表 ……………………………………………………………45

12、案卷目录目次…………………………………………………………46

13、案卷目录说明…………………………………………………………47

14、案卷目录封面…………………………………………………………48

15、档案借阅单……………………………………………………………49

总经理办公室前言

酒店总经理办公室是片面担任酒店运营管理的指导机构,是酒店运营管理的决策中心和控制中心。

酒店总经理办公室的主要职能是实在执行总经理的任务指令，仔细贯彻党和的方针和有关法律、法规，坚持〝以市场为导向，以效益为中心，以质量为生命〞的运营管理方针和〝让主人完全满意〞的效劳宗旨，合理分配运用和鼎力开展酒店的人力、物力和财力资源，制定严厉的管理规范和管理制度，实行迷信管理，增强对酒店运营管理的监控力度，深化展开〝学先进，找差距〞活动，增强管理队伍的思想树立和作风树立，树立良好的酒店笼统，取得最正确经济效益和社会效益，到达最好管理水平和质量水平，并统筹和协调酒店与社会各界、下级主管部门或业务协作部门以及酒店外部的横向、纵向各方面关系，为提高酒店的经济效益和社会效益效劳。

一、总经理办公室组织机构和岗位设置

（一） 组织机构图

档案管理打字员 文员 总经办秘书 夜间经理 总经理办公室

〔二〕岗位设置图

档案管理员打字员 文员 秘 书 金海湾报编辑 夜间经理 副总经理 总经理兼支部

二、总经理办公室岗位职责

〔一〕总经理

1、 向下级主管部门担任，活期向下级主管部门报告任务。

2、 担任制定酒店的运营管理目的、年度任务方案与预算管理方案，并组织实施。

3、 片面担任酒店人、财、物的管理，偏重点担任市场营销、人力资源和方案财物管理任务。

4、 依据市场变化和开展纪律，制定市场营销任务的方针、和战略，并组织实施和有效控制。

5、 树立和健全酒店组织系统，合理分配与控制人力资源，决议部门管理人员的任免事宜，并活期组织考核。

6、 担任酒店年度预算与决算的编制，严厉控制酒店的运营本钱和各种费用开支，抓好开源节流任务，确保酒店资产保值增值。

7、 抓好酒店员工队伍树立和人才培育、开发任务，片面提高酒店员工的素质。

8、 掌控制定和完善酒店的各项规章制度，片面担任推行酒店管理形式，

督导下属实行职责，坚持效劳宗旨和质量管理，确保酒店的高效劳水准。 9、 片面担任酒店的平安管理，抓好平安消费、食品卫生和消防、治安安 全任务，确保宾客和酒店的人身、财富平安。

10、坚持与社会各界的普遍联络，抓好重要主人的接待任务，塑造酒店良 好的内、外部笼统。

11、抓好酒店民主管理任务，关心员工思想和生活，不时改善员工的任务 条件。

12、完成下级主管部门以及有关部门交办的其他任务。

〔二〕副总经理

[管理层级关系] 直接下级：总经理 [岗位职责]

1、 协助总经理完成酒店的运营目的、年度任务方案与预算管理方案，并 保证总经理的任务指令与各项决议的贯彻落实。

2、 重点担任酒店营运部、客房部、餐饮部、康乐中心的日常运营管理及外部协调任务，催促下属努力完成年度运营方案目的，提高酒店的经济效益和社会效益。

3、 在总经理的指导下，详细担任金海湾酒店管理形式的实施、反省和落实任务，确保酒店效劳质量。

4、 每日查阅酒店运营业务报表，发现效果及时采取积极有效措施予以处置，并报告总经理。

5、 每天巡视主人活动区域，反省并督导各运营管理部门的任务，仔细、妥善地指点下属部门处置主人赞扬，不时改良和提高效劳质量。 6、 担任召开分管部门的任务例会，催促任务进度，组织、指挥下属部门完成各项任务方案，仔细做好效劳接待和运营保证任务。 7、 总经理出勤时期，代行总经理职责。

〔三〕夜间经理

[管理层级关系] 直接下级：总经理 [岗位职责]

1、 代表总经理掌管酒店夜间的运营管理活动，对酒店总经理担任，并报 告任务。

2、 担任指导和催促各部门做好夜间的各种任务。协调夜间各部门的任务 关系，处置和处置发作的各种效果和突发的各类事情。

3、 代表总经理接待和迎送夜间到店的重要主人，组织和反省有关部门做

好效劳任务。

4、 担任酒店夜间的质量管理任务。

5、 担任编写〝夜间任务日记〞，记载当天任务的重要状况，发作和发现 的效果及处置的意见和结果，及时递交总经理阅示。

〔四〕总经理办公室秘书

1、 执行总经理的任务指令，向总经理请示和报告任务。

2、 担任撰写酒店综合性的业务报告，总结、方案等公文信件，担任审核由各部门起草的对外文函。

3、 担任组织布置总经理办公会和行政例会，做好会议记载，撰写决议和会议纪要。

4、 反省酒店的各项决议和总经理任务指令的贯彻执行状况，及时了解和反应信息。

5、 担任业务资料和信息的搜集、剖析、研讨，掌握酒店行业市场静态，为指导当好顾问。

6、 担任交往文件及书报、信件的收发任务，处置有关来电、来信等信息，分类整理，做好记载及时上传下达。

7、 担任总经理室的卫生清洁及总经理办公室的固定资产和办公用品的领用、保管。

8、 担任送阅总经理阅批的文件，派发总经理签发、指示的文件、通知等。 9、 严厉执行保密制度，及时做好行政和业务资料及文件资料的搜集、整 理、立卷、注销、保管任务。

10、依据总经理的指示做好任务布置，来访接待等有关事宜。

11、按规则的手续严厉管理和运用印章、引见信，对需求用印的文件、材 料和报表，经主管指导签字并注销后用印。 12、完成总经理交办的日常行政事务任务。

〔五〕总经理办公室文员〔兼档案管理员、打字员〕

[管理层级关系] 直接下级：总经理 [岗位职责]

1、 担任酒店公文、信件、资料的打印任务，区分轻重缓急，优质、高效地完成义务。

2、 严厉执行平安保密制度。妥善保管打印的原稿，并按规则移交校正；及时清算和烧毁蜡纸，不得在办公室接待与任务有关的人员。 3、 熟习打字机、复印机和电脑的功用，做好保养任务，坚持机件处于良好形状。

4、 担任酒店公文、信件、外部刊物的收发、运转、催办、操持和注销、保管及运用任务。

5、 担任总经理办公室报刊、杂志分发任务。 6、 担任档案的注销、编号、借阅等管理任务。

7、 担任档案的平安任务，保证档案无遗失、无虫蛀霉变、无火警的事故。 8、 担任办公室和档案的清洁任务，留意经常坚持室内环境的整洁。

三、总经理办公室人员素质要求

总经理办公室任务人员必需具有剧烈的事业心、自决计和贡献肉体，坚持依法运营、多谋善听、锐意革新、清廉公正、严于律己、以身表率、身体安康、外貌端正，能胜任本职任务。

各岗位的业务素质要求如下： 岗位 知识要求 1、 大学专科毕业或以上学历。 2、 较完整地掌握酒店运营管理实际和市场营销知识，财务管理知识，片面质量管理知识。 3、 熟习酒店接就业务和人事、消防平安等知识，懂得接待礼仪、礼节。 4、 熟习经济法、企业法、财税法及相关的旅游法规。 5、 了解旅游心思学、行为迷信、公共关系学以及酒店修建才干要求 1、 能依据酒店开展目的，制定本酒店的中、临时开展规划，对酒店的运营管理活动具有较强的决策才干；在树立迷信的管理制度，开拓酒店营销业务，处置酒店内外关系等方面具有较强的组织、协调才干；并能结合酒店实践，不时革新创新，具有较强的全权处置一切业务活动，取得最正确经济效益，到达最好管理水平的才干。 2、 有较强的言语和文字表达才干。 3、 会做思想政治任务，有鼓舞和调动干部及员工积极性阅历要求 担任酒店副总经理一年以上或部门经理三年以上。 总 经 理 副 总 经 理 夜 间 经 理 秘 书 文 员 的才干。 4、 能用一门外语与主人流利交流，经过金海湾酒店外语A级考核和电脑考核。 1、 有指挥、控制和组织各部门 展开运营管理活动的才干。 2、 有较强的言语和文字表达 才干。 3、 会做思想任务，有鼓舞和调同 上 动干部及员工积极性的才干。 4、 能用一种外语与主人流利交流，经过金海湾酒店外语A级考核和电脑考核。 1、 大学专科毕业或同1、 具有较强的组织、指挥、协等学历。 谐和控制等方面的管理才2、 懂得酒店管理普通干，能处置主人赞扬和突发实际知识和酒店管事情。 理制度和任务规2、 会撰写本职范围内的运用范。 文，言语明晰。 3、 熟习各种应急预案3、 能用一种外语与主人流利的内容和顺序，了交流，经过金海湾酒店A级解接待礼仪、礼节。 外语考核。 4、 熟习外事纪律，了解旅游法规，懂得旅游治安、消防条例等法律、法规等基本知识。 1、 大学专科毕业或同1、 能处置普通的文件、函电和等学历。 资料，具有较好的协调、接2、 掌握酒店运营管理待任务才干。 普通知识，熟习酒2、 有较好的文字组织才干，能店秘书任务和行政撰写各类运用文稿及方案、管理知识。 总结、报告等。 3、 掌握运用文撰写方3、 熟练掌握电脑操作。 法，懂得接待礼仪、4、 能熟习掌握一门外语，经过礼节。 金海湾酒店外语A级考核4、 了解旅游法规及有和电脑考核。 关经济法规和，熟习外事纪律。 1、 中等职业学校或高1、 具有较强的档案业务管理中毕业。 才干，会操持酒店文函任2、 熟习文书档案管理务。 知识和保密制度。 2、 熟练掌握电脑操作。 3、 熟习文印知识和行3、 能撰写本业务范围内的文规划、外部装饰等知识。 担任酒店部门经理三年以上。 担任酒店各部门经理半年以上。 具有秘书任务阅历。 具有档案管理阅历和文印任务阅历。 文规范。 稿，能完成任务义务。 4、 经过金海湾酒店外语B级考核。

四、总经理办公室任务规范

〔一〕编制酒店年度任务方案，总结年度任务流程

依据酒店运营管理目的，每年十二月上旬末尾，总结全年任务，编制下一年度任务方案，下发酒店各部门贯彻执行。

总结年度任务和编制下一年度任务方案流程如下： 总经理召开各部门担任人会议，听取对总结和任务方案讨论稿的修正意见。 办公室依据讨论中提出的修正意见停止修正补充，构成正式文稿，由总经理签发正式上报下发，整个任务应于十二月下旬完毕。 办公室依据总经理的意见和各部门的书面总结和方案，草拟酒店总结与方案讨论稿。 总经理召开酒店指导会议，讨论办公室提出的总结和方案讨论稿，提出修正意见。 总经理召集各部门担任人会议，布置总结年度任务和编制下一年度方案，明白义务和进度。 依据各部门提出的总结和下一年度任务方案，总经理召休会议停止充沛讨论，最后由总经理停止集中，提出全店年度任务总结和下一年度任务的思绪和要求。

〔二〕编制年度经济预算方案的任务流程

酒店在本年度经济预算方案执行状况的基础上，依据对下一年度市场的调查研讨、剖析、预测，于每年的十月末尾着手编制下一年度的经济预算方案，十月底完成年度经济预算方案初稿，十一月中旬停止讨论，修正下一年度的经济预算方案，十二月中旬构成正式预算方案，下发酒店各部门贯彻执行。

编制年度经济预算方案的管理制度，任务流程见«方案财务管理»的有关制度和任务规范。

〔三〕酒店重要设备设备添置、更新和装修正造的任务流程

酒店重要设备设备的更新和装修正造应列入年度预算方案，在每年的任务方案和预算中要专门立项，以构成酒店设备设备更新和改造的制度化。防止集中更新改造给酒店管理带来不利影响。

编制酒店设备设备更新和装修正造方案的任务流程如下：

召开总经理办公会议，审核各部门提出的设备设备添置、更新和装修正造意见，以及财务部、工程部审核意见书，停止调整。 财务部担任最后汇总编制酒店年度设备设备添置、更新和装修正造方案，上报总经理审批。 财务部汇总各部门申报的项目停止分类，分清添置与更新项目，并依据设备设备的更新年限及酒店资金状况提出意见报总经理。 工程部对部门提出的设备设备添置与更新以及改造技术上停止可行性研讨，提出实施方案。 设备设备更新和装修正造的方案编制应于编制年度经济预算方案同步停止。 酒店各部门依据运营管理需求和设备设备老化的状况提出本年度设备设备更新和装修正造的方案向总经理申报。

依据上报审批意见，正式下达年度设备设备更新和装修正造的方案，贯彻执行。

〔四〕酒店价钱制定的工程流程

酒店价钱是酒店参与市场竞争的杠杆，为了坚持酒店的笼统，维护价钱的严肃性，防止随意性，酒店严重价钱的制定和和调整必需经过一定顺序。

酒店价钱主要是客房的出租价钱，餐饮的销售价钱，康乐中心、洗衣房的效劳价钱。酒店价钱必需接受国度的指导。 酒店价钱的制定和调整的任务流程如下：

销售部依据市 各营业部门依据财务部担任归口审核和控场供求关系， 销售部的意见，制各营业部门提出的销结合本地域同 结合本酒店的实售、效劳价钱及实施方案，星级酒店价钱 践，制定出详细 现 效 果 应 请 营 业 部 门 予 发状况，提出本 的销售、效劳价以修正，达成分歧意见后酒店的价钱政 钱及实施方案。 报总经理审定。 策。

总经理审核财务部提出的价钱方案，发现效果责成有关部门重新申报，审核无误由总经理签署意见，责成财务部以书面方式通知营业部门贯彻执行。 经总经理审核同意的销售、效劳价钱，如需调整，原那么上仍按以上顺序停止。

〔五〕严重接待义务任务流程

酒店遇有严重接待义务，如特别重要主型的会议接待义务，大批量重要主人接待义务等，均需由总经理或副总经理一致组织、指挥和协调，发动相关部门共同做好接待任务，确保接待义务、顺利。

重要接待义务的任务流程如下： 接待义务时期，酒店指导和部门指导必需增强现场指挥，协调各方面关系，处置暂时需求处置的效果，并听取主人意见及时反应。 接待义务完毕后，仔细做好总结任务。 各任务小组制定实施细那么，提早做好各项预备任务，重点做好物品推销，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、平安捍卫、食品卫生等任务，逐项落实。 总经理召休会议，听取各部门及任务小组接待方案落实状况。 接待义务前一天，总经理亲身到现场反省落实接待预备状况，详细指点。 接受义务后，由酒店总经理召开由各部门担任人参与的专题协调会议，明白义办公室依据专题会议要求制定接待方案，成立假定干任务小组，逐项落实，如有必要，方案报有关部门。 务、要求和分工。

〔六〕秘书任务流程

顺序 工 作 内 容 1 提示指导当天日程布置，讯问有无交办事项 按急事前办原那么，操持指导交办任务或续办未2 完事项，办完及时反应 聚集各部门任务日记、营业报表和重要接待义务，3 送指导审阅 接听 ，礼貌、热情、准确地回答问询，凡直接4 找总经理的 应问清单位和姓名，如总经理不在或因故不能接听，应说明状况，做好 记载 了解和掌握各部门执行总经理指令及各项决议的5 状况向指导报告 6 按规则正确用印 依据酒店指导的要求和任务需求，撰写酒店文稿，7 编写酒店简报，上报下发 翻阅各类报刊杂志和资料，搜集行业信息，供指8 导参阅 9 撰写酒店日记，年终撰写酒店大事记

时间 每天下班后 每天 每天 每天 视任务需求 视任务需求 视任务需求 每周 每天下班前 〔七〕酒店公文撰稿规范

1、 酒店公文分类 公文称号 适 用 范 围 适用于对酒店重要事项或严重运营管理活动做出布置，奖励有决议 关部门和人员。 适用于向下级主管单位汇报任务，反映状况，提出意见或建议，报告 回答下级单位和部门的讯问。 适用于对各部门布置任务，说明有关指点原那么；发布规章制通知 度；转发下级单位和不相附属的主管部门的公文；传达要求各部门操持和周知或许共同执行的事项；任免和聘用管理人员。 请示 适用向下级主管单位央求指示，同意某件事项。 批复 适用于回答下属部门请示事项。 适用于不相附属单位之间相互商洽任务，讯问和回答效果，向函 不相附属的有关部门央求同意等。 会议记载 适用于记载、传达会议状况和议定事项。 简报 适用于反映酒店运营管理状况，总结阅历经验，沟通讯息。 会议纪要

适用于记载会议研讨确定的事项或主要肉体，要求与会单位共同遵守、执行。 2、 酒店公文撰写任务流程

酒店公文撰写任务流程普通分为交拟、撰稿、审核、签发、缮校、用印等顺序，文稿由秘书撰写。

总经理或副总经理交拟撰稿义务，明白撰稿内容和行文要求。 秘书撰稿前仔细酝酿构思，搜 集各类资料、事例、数据等。 依照行文规范，正式拟稿。 审稿并提出修正意见，然后再行 修正，构成正式文稿。 二次审核后交总经理审核签发。 文员依据签发稿，打印成文交秘书 校阅，正式成文。 在需求用印的文件上加盖印章。

〔八〕行政接待任务流程

项 目 来 信 来 电 来 访 接 待 规 范 及时拆阅信件，仔细做好注销，按信函内容呈有关指导。依据指导批文意见催办，尽快回答。 仔细接听 ，问清对方姓名、单位、 号码、身份和事由，耐烦肠听取陈说，能当场处置的应予实事求是地给予回答，如触及重要事项应仔细做好 记载单。预先将 记载呈有关指导批阅后抓紧操持和回答，或转有关部门处置回答。 热情接待，礼貌在先，问清来访者姓名、单位、身份和事由，仔细做好来访记载单，对来访者提出的效果应予担任地解答，不能解答的应请示有关指导，如来访者要求见指导，征得赞同后按布置会晤地点与时间，如指导不在或方便会晤应做好解释任务。 1、 弄清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵店和逗留时间，如重要主人应向总经理汇报，如需住宿、就餐的应按酒店规则操持审批手续。 2、 普通来客，由秘书或派员接待，重要主人应由酒店指导出面接待。 3、 依据主人要求或身份，布置好车辆，派人到机场、车站、码头迎送。 4、 依据主人要求布置好观赏、外出观光、座谈交流等，落实陪同人员。 5、 酒店宴请招待应落实好陪同人员、餐厅、菜单。 6、 征求主人意见和建议，并协助主人结清食宿等费用，如有必要通知主人单位，告知主人前往时间和航班、车次等。 来 宾

〔九〕会务任务流程

项目 工 作 规 范 1、 弄清会议议题、内容、时间、列席人员。 2、 落实会场。视需求布置会场、扩音和录音。 会前预备 3、 书面通知会议列席人员。 4、 预备好会议文件和资料。 1、 做好会议记载，填写会议记载的扉页，注明会议时间、称 号、地点、议题、掌管人、记载人及列席、列席人员名单会议时期 等。 2、 视需求指点任务人员做好录音。 3、 指点任务人员做好会议效劳任务 1、 整理会议记载〔录音〕，编写会议纪要上报下发。 会后落实 2、 向会议列席人员传达会议肉体。 3、 搜集各部门落实会议肉体状况向指导报告。

〔十〕文印任务流程

文印任务是文件构成的最后一道手续，其任务流程是：

秘书将拟好的文稿后 文 员 打 印 终 了 通 知 秘

送交文员打印。 书，秘书担任校正。

核对终了，准确无误后，交由文员印制 最后由文员把文稿装订好交给秘书。

〔十一〕收发文任务流程

工 作 规 范 1、 细心清点、按类注销。注销应注明收文日期、文号、来文单位、事由等。 2、 专递文件〔含机要件、挂号件〕要留意把好〝三关〞：〔1〕外查关。对信函外包装停止反省，如发现破损应注明，同时检查与发文薄或回执单能否相符；〔2〕验户关。核对投递清单上的件数与实收件数能否分歧。〔3〕验收关。对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。 1、 文件拆封注销后，文件进入分文和批办，由任务人员拟 就办文单，交相关指导批办。 分文和批办 2、 指导阅文后提出办文意见，办文意见签署在文件处置单内，由任务人员区分送酒店指导和有关部门操持。批办意见必需明白详细。 1、 酒店指导批文后，文件即进入承办顺序。对酒店指导批 文意见，如发现不详细，授权不清楚或有疏漏之处，应 及时提示指导进一步明白和补充。 承 办 2、 凡属下级下发的阅知文件，依据指导阅表示见，即行贯彻执行。 3、 凡需求草拟复文的应依据指导指示及时行文操持。 4、 凡触及两个部门以上结合承办的事项，应自动做好协调任务。 5、 留意办文时效，急事急办。 1、 文件传阅普通采用轮幅式方法，依次传阅。 2、 填写文件传阅单，设置公用文件夹。 传 阅 3、 规则传阅时限，停止必要的催阅，以防文件滞留，并有专人签收，以防遗失。 项 目 收文注销 催 办 办 复 文件封发 4、 发现漏阅、漏签，及时补办。 1、 严厉按办文时限办文，超越时限前应予催办。 2、 催办应以急件和重要文件为重点。 3、 催办可视状况作 催办或派人催办。 1、 文件承办完毕后，应将办文结果在收文处置单上注明，必要时，应将办文结果报酒店指导。 2、 凡需求回答的来文、来函、来信，承办终了后，都应予以回答。要做到件件有下落，事事有回音。 3、 办复的文件应及时归档保管。 1、 上报下发文件应严厉清点校正，并依据主送、抄送单位区分封装。 2、 正确填写封套后，并严密封缄。视状况加盖骑缝印章。 3、 仔细填写发文注销簿。 4、 派人直接送达件应取得回执或请对方签收。 5、 发文件应留存适当份数，以供备用和立卷存档。

〔十二〕档案管理任务流程

办公室担任酒店主体档案的管理，并对各职能部门的档案保管任务停止催促和指点。各部门应装备有关同志兼任部门档案管理人员，依照国度«档案法»等法规的规则肉体，做好文件资料的搜集积聚、整理、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案任务的主要流程是：

项 目 工 作 规 范 1、 凡酒店运营管理活动中构成和运用的，业已操持终了并 具有查考价值的文件、报告、规则、通知及有关资料、接 收 图片、会议记载等均应列入酒店档案的接纳范围。 2、 酒店档案一年接纳一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料一致移交办公室。 1、 酒店档案按年综合整理，普通在每年第一季度整理归档。 2、 酒店各部门的档案按其构成的各种门类和体裁列为一个 全宗。 3、 办公室档案，按其不同内容和体裁，制成一致的分类档整 理 案。 4、 依照案卷的陈列顺序编制卷号，案卷目录上应区别状况标明不同保管期限。 1、 酒店档案应由专人担任保管，并活期停止反省。 保管及应用 2、 凡运用档案应操持借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经指导同意。 3、 借阅完毕后，请借阅者在档案借阅单上签名。 1、 档案鉴定任务在相关指导的指导下，组成鉴定小组，按 规则停止。 鉴定和移交 2、 销毁失掉保管价值的档案由鉴定小组提出意见，注销造册，经酒店指导同意，由两人在指定地点监销。 3、 档案移交要按国度有关规则执行。 4、 档案员调动任务，须办完档案移交手续前方能离岗。 〔十三〕夜间运转管理任务流程

项 目 接 班 工 作 规 范 1、 掌握当日酒店运营管理状况、重要接待义务以及总经理交办的任务事项。 2、 阅读值班经理任务日记和总经理阅批意见，了解需求进一步操持的任务。 3、 掌握各部门夜间任务布置和各岗位主要任务人员。 1、 随身携带传呼机，随时与 总机坚持联络。 2、 反省各部门任务停顿和质量，发现效果，及时协调、督导和处置。 3、 对难以当场处置的效果做好记载，报总经理指示后作出处置。 1、 依据大堂副理或总效劳台报告，代表酒店总经理迎接重要主人，并督导有关部门依照重要主人接待要求做好接待任务。 2、 在总经理授权范围内处置重要主人提出的费用优惠要求，超越职权范围的应先操持，然后报总经理审批。 3、 遇有主管部门来店反省任务，要热情接待，亲身或委派有关人员陪同反省，并将反省状况及意见记载在案，第二天报总经理。 1、 迅速与工程、捍卫及有关部门沟通联络。 2、 督导工程部门迅速查明停电缘由及触及范围，如停电发作在酒店及周边区域，应督导工程部迅速与供电部门取得联络。 3、 督导捍卫部门任务人员严守岗位，增强巡查与控制，防止坏人乘机捣乱和其他不测事情的发作。 4、 督导前厅、客房、餐饮等各营业部门，迅速向主人做出解释，动摇心情，并运用蜡烛、电筒等照明物品，以免发作混乱。 5、 督导 总机经常坚持和沟通各部门联络，掌握信息，及时报告。 6、 迅速将停电事故和处置状况向总经理报告。 1、 督导酒店工程部立刻与地域供水单位联络，了解停水缘由，如地域性发作水管爆裂不影响酒店备用的另一路进水管道，应督导工程部迅速翻开另一路进水阀门。 2、 如酒店两路进水管均受影响，应迅速召集各部门夜间值班人员研讨制定控制节水措施和方法。 3、 如予期停水时间较长，应督导客房部在适事先间向主人停止解释，说明停水缘由及酒店采取的措施，央求主人体谅。 4、 如酒店内水管爆裂，应迅速赶到现场，督导工程人员立刻封锁爆裂水管区域阀门，组织和指挥工程人员抢修，督导前台部门迅速转移和安排爆裂水管区域主人，并代表酒店总经理向受影响的主人表示慰劳和歉意。 5、 立刻向酒店总经理报告停水缘由及采取的措施。 巡视酒店 接待重 要主人 酒店发 生停电 事故的 处置 停水事故 的处置 火警事故 的处置 偷盗案件 的处置 医疗急救事故的处置 1、 立刻赶赴现场观察火情，立刻判别能否向119报警。 2、 立刻向酒店总经理报告。 3、 按火警处置预案停止处置。 1、 率领捍卫部值班人员和巡查人员迅速赶赴现场。 2、 督导捍卫部派人维护案发现场，并向报案人了解案发时间、经过及可疑的人、事、物。 3、 督导捍卫部与门入店破案，并提供必要任务条件。 4、 督导有关部留意保密，防止分散，尽量不惊扰其他主人。 5、 迅速向酒店总经理报告。 1、 迅速赶赴现场，了解状况，视情指挥急救。 2、 督导大堂副理〔或总台〕联络急救中心，直接将病人送往医院。 3、 督导客房部值班人员将主人平安送抵急救医院。 4、 护送主人应尽能够从酒店职工通道出入。 5、 视病员病情，征求病员或接待单位意见，确定能否与病人家眷联络，并尽能够满足病员合理要求。 6、 向酒店总经理报告。

五、总经理办公室任务质量规范

〔一〕办公室环境质量规范

1、 办公室设备设备放置有序，办公桌面坚持整洁， 、办公用品放置划

一划一，墙面装饰考究艺术性。 2、 办公室每天清扫，如有渣滓及时清扫。

3、 下班时办公桌上除一致物品外，其他办公用品应放入抽屉或柜子内。 4、 电脑、复印机、 机、打印机等自动化办公用品必需坚持良好形状，有专人担任管理，发作缺点应及时修缮。

5、 最后一位分兴办公室的任务人员应担任封锁一切电源，关好门窗。

〔二〕文件草拟质量规范

1、 契合国度法律、法规和下级单位及本酒店的有关规则，所提措施和方法实在可行。如提出新的性措施或逾越现行规则范围内的，应当加以说明。

2、 状况失实、观念明白，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力图冗长。

3、 用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，办公自动化的单位运用电脑打印成文。运用简称应以后后分歧，普通先用全称，加以注明后再运用简称。

4、 人名、地名、单位称号、数字、时间应准确无误。除成文日期、局部结构层次第数和词、词组、习用语、缩略语，具有修辞颜色语句中作为词素的数字必需运用汉字外，公文中的数字应当运用阿拉伯数码。 5、 引文准确无误，删节妥当，必要时注明出处，援用公文应当列出标题，并在标题之后用括号标明发文字号。

6、 依据公文内容和行文规那么，准确掌握发文规格，正确运用文种。 7、 结构层次第数，第一层为〝一〞，第二层为〝〔一〕〞、第三层为〝1〞、第四层为〝〔1〕〞。 8、 运用国度法定计量单位。

9、 一些性强，触及面广的重要公文在草拟中，应普遍征求各方面意见，组织有关部门和专家停止论证。

〔三〕公文审核质量规范

公文送酒店指导签发之前，应由办公室秘书停止审核。审核的重点是： 1、 有无必要行文，发文规格能否适当。

2、 能否契合公文的审批顺序和行文规那么，需求与有关部门会签的能否会签。

3、 公文内容能否契合国度的法律、法规和下级单位的规则、制度，与本酒店过去发文且延续失效的公文有无矛盾；能否具有可操作性。 4、 文件运用能否准确，公文格式能否规范。

5、 层次能否清楚，规划能否合理，文意能否周全，表达能否繁复、迟滞、

确切。

〔四〕公务主人接待任务质量规范

1、 接待前应事前了解清楚主人人数、身份、抵店、离店时间，接待要求和规格，及时报告酒店指导，作出布置。

2、 如需酒店出面接机、接车的主人，应事前了解抵达航班、车次，及时布置接机、接车人员和车辆。

3、 礼貌待客，精心布置各种接待活动，不出过失。

4、 主人离店应有专人送客。如需求主人付费的，应协助主人做好结帐任务。

〔五〕会务任务质量规范

1、 会前做好通知，明白会议内容、时间、地点、列席人员，做到无遗漏。 2、 会场布置整洁，契合要求，无过失。 3、 会议效劳任务有布置，有反省，件件落实。 4、 会议记载完整、整洁、规范。

〔六〕文印任务质量规范

1、 打字要忠于原稿，不私自更改。

2、 严厉依照酒店公文格式行文，校正普通应由两人停止，重要文稿应三校，文稿、文字、标点不错不漏，字距、行距、标题、落款、表式等陈列匀称。末页尽量防止无注释现象，如难以防止，应注明〝此页无注释〞。

3、 掌握文稿时效，急件先打印，印制要仔细细致，文件美观小气，无油污、沾页。

4、 严把装订质量关，做到摺叠划一，不错漏页码。

5、 严厉执行保密规则，密级文稿严厉保密，校正稿应及时销毁。

〔七〕档案管理质量规范

1、 酒店档案必需完整，凡酒店内具有查考价值的文件、资料、图片、照片、会议记载等均应列入归档。归档的文件、资料种类、份数以及每份文件的页数等均应完全完整。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字方式的同一文件区分列在一同，不得分开。

2、 文书档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应契合文书档案立卷格式要求。

3、 档案必需放置在公用柜或公用库房内，要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温等设备。

4、 档案收进、移出、借用等手续必需完备，严防档案遗失。

5、 电子文件档案必需有专人管理。保管电子文件档案必需做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。

〔八〕办公室设备管理质量规范

1、 办公室必备的设备： 、电脑、电脑打印机、 机、复印机、档案柜等。

2、 办公设备管理质量规范：

〔1〕办公设备管理必需树立岗位责任制，落实团体管理责任。

〔2〕办公设备必需按运用说明书规则正确运用，制止非办公室人员运用。〔3〕办公室自动化系统严禁公家软件在系统内运用，防止电脑病毒对系 统的损害。

〔4〕办公设备应活期维护保养，如遇缺点时应及时通知专业人员停止维 修。

〔5〕电器设备的电源应置固定位置，以免人为形成断电，影响机器运用 和设备、软件损坏。除 机外，下班时应封锁电源。 〔6〕档案柜应加锁，专人保管钥匙。

六、总经理办公室管理制度

〔一〕总经理办公会制度

总经理办公会每周召开一次，由酒店总经理掌管，副总以上指导列席。总经理列席时，由授权委托人掌管会议。

总经理办公会内容：

（1） 研讨党的路途、方针、和国度有关法规以及下级的重要指示，

规则在本店的贯彻执行。

（2） 研讨讨论酒店开展规划、革新方案。

（3） 讨论酒店月度、季度、年度任务方案、总结。 （4） 讨论酒店的严重运营管理活动。 （5） 讨论酒店人事布置与组织机构的调整。

（6） 讨论酒店员工的工资、福利及触及员工切身利益的有关效果。 （7） 讨论员工严重奖惩事项。 （8） 讨论研讨其他酒店的有关效果。

〔二〕专题任务会议制度

1、 酒店专题任务会议视运营管理需求确定。

2、 酒店专题会议事前由办公室依据总经理的指令，列出会议内容和要求，责成有关部门停止调查研讨，充沛预备，待机遇成熟后召开。 3、 会议由总经理掌管，视会议内容确定列席人员。

4、 酒店专题会议普通可分为：经济活动剖析会；价钱会议；餐饮任务会议；销售任务会议；酒店质量管理会议；培训任务会议；酒店更新改造会议；严重接待义务协调会等等。

〔三〕酒店晨会制度

1、 酒店晨会每天上午8：30召开，由酒店总经理掌管召集，会议时间普通控制在半小时内。

2、 会议列席人员：酒店副总经理及各部门主要担任人，如主要担任人因事不能列席，应指定副职或代理人参与。

3、 会议内容主要是各部门汇报一天〔24小时〕内本部门发作的严重效果或需求酒店协调的任务以及上次晨会布置的任务贯彻落实状况。 4、 会议掌管人对晨会上各部门提出的效果或需求协调处置的任务应作出明白决断，并明白分工落实。

5、 会议完毕，列席会议的各部门人员应迅速传达布置和落实任务指令和要求。

〔四〕文件传阅制度

酒店指导日常应阅读下级党、政部门和业务主管部门的许多文件、信息资料以及重要的期刊杂志，了解党和部门及业务主管部门各类重要信息和最新的方针、肉体，正确指点酒店的各项运营管理活动。

各类文件资料由办公室专职档案管理人员担任收、发、注销后，交酒店指导按序迅速传阅，对酒店指导指示的文件，应及时反应给相关职能部门贯彻执行。

〔五〕阅签值班记载和有关重要运营报表制度

酒店指导每天要阅签〝大堂副理值班记载簿〞、〝捍卫值班记载簿〞、〝夜间经理值班本〞、〝酒店营业支出日报表〞以及各类有关的重要财务报表，还可经过电脑终端查阅各项运营资料，片面了解酒店近期的运营管理状况，以便对运营管理中存在的效果迅速做出决策。

〔六〕节假日值班制度

节假日值班制度是增强酒店运营管理的一项重要措施，遇有严重节日，酒店指导应亲身参与值班。

1、值班员要据守岗位，遵守纪律。

2、值班时要依据授权范围自动积极地处置各种效果。遇严重、紧急 状况或授权范围以外的效果，必需及时请示有关指导，按指导意 图处置，以免延误。

3、值班时遇有宾客赞扬，要协助有关部门一同妥善处置，需求时报 请指导处置。

4、做好指导用车调度等行政事务任务，完成指导交办的其他任务。

〔七〕酒店调研和信息任务制度

1、 酒店调研和信息任务的目的是为指导决策和处置效果提供依据。 2、 酒店调研和信息任务由办公室秘书担任，其他人员协助。 3、 调研任务的重点是：

〔1〕酒店运营管理中带有全局性、倾向性的状况和效果。 〔2〕酒店运营管理的阅历和经验。

〔3〕酒店各项决策付诸实施后的效果和需求完善之处。 〔4〕指导交办的其他调研任务。 4、 信息任务的重点是：

（1） 员工信息：员工的思想静态、任务状况，以及对运营管理的意见、

建议。

〔2〕主人信息：住店主人的赞扬、意见和表扬。

〔3〕客源信息：国际、国际客源市场的静态、预测性的信息。

〔4〕同行信息：包括同行酒店的运营管理新意向、特征、效劳水平、价 格、营销战略等基本信息。

〔5〕社会信息：酒店在群众中的笼统和知名度。

5、 调研和信息任务要求客观、片面、深化，坚持实事求是，防止片面性和外表化。

6、 调研任务顺序是预备、调查、研讨、写出调研报告。信息任务的顺序为搜集、分类、分级、挑选、比拟剖析、汇总和交流。

7、 调研报告写作要求：观念和资料一致，结构和条理严谨清楚，言语平

实准确、鲜明生动。信息资料的写作要求：留意实效，注重成效，长篇大论。

〔八〕酒店印章和引见信管理制度

1、 酒店印章、总经理团体印章、酒店引见信均有专人管理和保管，寄存平安牢靠。未经同意，不得把印章和引见信交他人管理和运用。 2、 运用印章和引见信要经酒店指导同意，文件用印以文件签发、签字为准。惯例用印由办公室秘书同意。

3、 用印、运用引见信应予注销。注销内容包括用印和用信人、事由、时间、同意人、经手人和印数等。

4、 盖印位置要端正、清楚，不可斜、侧、偏、模糊不清。

5、 严禁未经同意私自用印和运用引见信。合法用印，合法运用引见信，应依据情节和结果严肃处置，直至依法惩罚。

〔九〕财富物资管理制度

1、 财富设备管理

〔1〕办公室运用的各种办公设备和交通工具由办公室秘书详细担任管理， 树立办公室财富二级明细帐，以便随时与财务部相互核对，做到帐 帐相符，帐物相符。

（2） 各种财富设备实行〝谁运用，谁担任〞并实在做好日常的维护和清

洁保养任务，做到物尽其用，顾惜运用。

（3） 各种财富设备的调拨、出借必需经财务部或总经理审核，按同意文

件填写财务部一致印制的〝固定资产调拨单〞；在酒店外部各部门之间的转移，应填写〝固定资产转移单〞，并操持财富变化登帐手续。

（4） 设备因运用年久和因损坏不能运用，或因技术提高而淘汰，需求报

废时，必需经财务部和工程部组织技术鉴定小组停止鉴定，确认无运用价值时，才干操持报废手续。

（5） 新设备的添置必需经酒店同意，会同财务部共同验收，并填写财务

部一致印制的〝财富领用单〞，操持领用手续后，注销入帐。 （6） 办公室秘书每季度应对办公室运用的各种设备停止一次反省和核

对，每年活期清查清点，确保帐物相符；发作盈亏必需查明缘由，并填写财务部一致印制的〝固定资产盘盈盘亏报告单〞，报财务部处置。 2、 物料用品管理

〔1〕办公室物料用品由办公室秘书一致管理，详细担任编制年度物料用 品消耗方案；依照物料用品分类，树立公用物料用品台帐，掌握使

用及消耗状况，操持物料用品领用、发放、外部转移、报废和缺损 申报任务。

（2） 各类物料用品的领用，应填写财务部一致印制的〝物料用品领用

单〞，经办公室秘书审核签字后，向财务部支付，并及时注销入帐。工具类物品，除因业务开展需求增领外，实行以旧换新的方法，并须填写〝物料用品领用单〞和〝酒店低值易耗品报废单〞，报废的物品由财务部一致处置。

（3） 各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由秘书统计、清点

一次，确保统计数字准确，数、物和台帐相符。

〔十〕办公室人员考勤制度

1、 办公室人员必需按时上下班，严厉执行酒店员工考勤管理制度和规则。 2、 办公室人员考勤由办公室秘书担任。每天考勤记载在酒店一致印制的团体考勤卡上。记载要做到准确无误。

3、 办公室人员考勤每月汇总一次，填写在酒店一致印制的〝员工出勤状况月报表〞，送人力资源部，作为工资造表和发放工资的依据。 4、 办公室人员应严厉遵守休息纪律，下班时间内严守岗位。外出公差应征得赞同。

5、 办公室人员因病请假必需持有酒店医务室或酒店指定医院开具的病明，并经指导赞同。

6、 办公室人员因私请假〔含婚、丧和探亲假等〕和休工假，均需事前提出央求，并经指导赞同。办公室秘书请假需经酒店总经理赞同。

〔十一〕办公室平安管理制度

1、 办公室人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和规则。

2、 严厉执行酒店保密规则。特别是触及酒店秘密事宜要做到不该问的不问，不该说的不说。

3、 办公室人员普通不要在办公室内接待主人。接待主人应在指定接待场 所。

4、 办公室人员应保管好团体保管运用的办公室钥匙。如有遗失，应报告捍卫部作出处置。

5、 办公室人员要留意用电平安。下班前应切断电源，关好门窗，确保办公室平安。

〔十二〕预算管理制度

1、 依据«酒店预算管理制度»的规则，办公室年度预算的编制，应依照酒店运营方针和预算纲要，由秘书担任组织有关人员拟订编制，报酒店审定后执行。办公室预算编制应听从酒店的总体平衡。

2、 办公室预算方案内容包括：交通工具、办公设备的添置和维修费用、物料耗用费用、休息力本钱，以及公关、交际等活动而发作的各项费用等。

3、 预算中审定的各项费用管理目的，要分解至月度、季度。要坚持以部门为本钱中心的指点思想，严厉控制在方案范围内的日常开支。 4、 为了保证预算目的的完成，办公室对每月的本钱费用停止剖析、研讨和提出增强管理的改良措施和方法，探求降低费用的途径，并按酒店规则按月、季、年度及时写出预算执行状况的剖析报告，报店指导审阅。

〔十三〕人事管理制度

1、 人员分配管理

〔1〕办公室员工分配和招聘，报请人力资源部担任操持。

〔2〕因实践人员少于定编，需求增补时，应填写人力资源部一致印制的 〝人员增补央求方案〞，报人力资源部操持。

〔3〕专业人员调动和关键部位人员变化，均应与人力资源部商议，报酒 店指导同意。 2、 员工档案管理

〔1〕员工档案分人事档案和任务档案。员工档案由人力资源部一致管理， 并担任资料搜集、鉴别、保管、应用和传递。办公室员工必需按«员 工手册»的规则，准确填写员工注销表和照实反映状况，员工家庭 地址和 号码变卦，家庭人口和婚姻状况变化等状况，均应及时 向下级报告，并转报人力资源部备案。

〔2〕员工任务档案由办公室担任管理。任务档案记载员工在为酒店效劳 和任务中各个阶段的团体阅历、任务表现、业务技术培训和奖惩等 状况，办公室秘书应做好资料搜集和注销任务，保证员工任务档案 的完整和准确。员工跨部门之间的调动，其任务档案即随之转移。 员工因故离店，其任务档案不作转移，由人力资源部按规则处置。

七、总经理办公室任务沟通与协作

（一） 在酒店总经理的指导下，增强与本地域工商、税务、银行、、

消防、休息人事、教育卫生、环境维护和市政树立等部门及辖区街道的沟通与联络，自动接受这些部门的业务指点和反省、审证任务，积极争取这些部门对酒店任务的支持。酒店各职能部门应按各自的职责分工详细抓好落实。

（二） 积极参与本地域有关行业协会和群众集团组织的活动，增强信息沟

通，为酒店的运营管理效劳。

（三） 酒店有关职能部门应坚持与旧事媒体的亲密联络和协作，在总经理

的指导下，做好酒店的宣传报导任务，扩展酒店影响和知名度。

〔四〕总经理办公室应发扬综合协调职能，增强与各部门的沟通与协调。 1、 及时准确地向各有关部门传达总经理的指令、指示和决议，并将落实状况反应给总经理。

2、 经常坚持与各部门的信息沟通，及时掌握酒店活动状况，当好总经理

的顾问和助手。

3、 遇有严重接待义务和重要公务主人，依照总经理的任务布置，及时沟通和协调好各部门之间的任务。

4、 指点和协助各部门外勤人员做好资料、信息的搜集和传递，以及文件、资料的处置和档案资料的管理任务，及时交流任务阅历。

5、 积极支持和配合人力资源部、捍卫部和工程部组织的各项宣传教育和培训活动，在确保日常管理任务的同时，组织本室员工自动接受和参与。 6、 配合财务部做好本室财富设备管理，做好交通工具、办公设备添置和维修，以及物料耗用和公关交际等各项费用的预算，落实以部门为本钱中心的费用控制管理。

7、 协同人力资源部做好本室员工的考勤统计，以及专业职称和技术等级的评定考核任务。

8、 自动配合工程部做好办公设备的管理和方案检修任务，并与工程部亲密协作，搞好详细的维护保养，确保各种设备完整有效。

八、业务报表

编号：1 称号： 记载单

填表人：接听 的秘书或值班人员 用途：记载和处置来电交办的 联数：一式一联 事项时运用

金海湾酒店 电 话 记 录 单

来电人姓名 任务单位 被寻人 来电时间 电 话 接听人 年 月 日 时 分 留言内容 处置意见

编号：2 称号：访客来访记载单

填表人：秘书 用途：记载和处置来访事项时运用 联数：一式一联

金海湾酒店 访客来访记载单

访客姓名 任务单位 被 访 人 来访时间 身 份 接 待 人 年 月 日 时 分 留言内容 处置意见

编号：3 称号：收文注销簿 填表人：文员 用途：记载收文状况

金海湾酒店 访客来访记载单

收文 收文号 月 日 来文来文事由 密字号 单位 级 承办单位 运转签收 1 2 3 4 归入卷号

编号：4 称号：收文四联单

填表人：文员 用途：按四联区分运用：第一联收文处置单； 第二联收文注销单；第三联收文分送 单；第四联收文催办单 第一联 附公文之前

金海湾酒店 收 文 四 联 单

收文处置单 收文〔 〕第 号 收文日期 年 月 日

来文单位： 来文编号： 号 来文日期： 年 月 日 拟办意见： 指导指示： 操持结果： 归档： 年 月 日 文书处置号：

第二联 顺号装订为总收文簿

金海湾酒店 收 文 四 联 单

收文注销单 收文〔 〕第 号 收文日期 年 月 日 来文单位： 来文编号： 号 来文日期： 年 月 日 来文标题： 收到份数： 已送： 主办： 备注： 运转进程： 送文 归档： 受文者 年 月

签收 退文 日 文书处置号 第三联 由经办部门保管备查

金海湾酒店 收 文 四 联 单

收文分送单 收文〔 〕第 号

收文日期 年 月 日

来文单位： 来文编号： 号 来文日期： 年 月 日 来文标题： 收到份数： 已送： 主办： 备注： 运转进程： 送文 受文者 签收 退文 归档： 年 月 日 文书处置号 第四联 〔作催办单，办毕作分户卡〕

第四联 用作收文催办

金海湾酒店 收 文 四 联 单

收文催办单 收文〔 〕第 号 收文日期 年 月 日

来文单位： 来文编号： 号 来文日期： 年 月 日 来文标题： 收到份数： 已送： 主办： 催办状况： 归档： 年 月 日 文书自理号

编号：5 称号：公文处置单 填表人：秘书或秘书 用途：办文时运用 联数：一式一联

金海湾酒店 公 文 处 理 单

编 号

收文年 月 日 日期 文件 称号 来文机关 文件编号 来文 份数 拟 办 意 见 领 导 批 示 部门担任人签字 退 文 时 间 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 备 注 办 文 情 况

编号：6 称号：传阅文件处置单 填表人：秘书或文员 用途：传阅文件时运用 联数：一式一联

金海湾酒店 传阅文件处置单

来文机关 文件称号 呈办 意见 阅文人签字 来文时间 份 数 来文字号 注销编号 阅文时间 送文时间 退文时间 指导 指示 意见 处置 结果 编号：7 称号：发文注销簿 填表人：文员 用途：发文注销、记载

金海湾酒店 发 文 登 记 簿

序号 日期 月 日 发文 字 号 文件标题 附件 份数 送达单位 签收人 归入卷号 备注

编号：8 称号：卷内目录

填表人：文员 用途：作卷内文件索引之用，装订在案卷的 扉页

金海湾酒店 卷 内 目 录

顺序号 文件 作者 文号 文件 日期 标题 所在 页号 备注

编号：9 称号：备考表

填表人：文员 用途：卷内文件说明，装订在案卷的 尾页

金海湾酒店 备 考 表

卷内文件张数： 卷文件有关状况说明： 立卷人： 反省人： 年 月 日 年 月 日

编号：10 称号：案卷封面 填表人：文员 用途：案卷的封面

金海湾酒店 访客来访记载单

案卷号 目录号 全宗号

〔全宗称号〕 〔类名〕 自 年 月 日起至 年 月 日止 卷内共 张〔页〕 保管期限 归档时的案卷号

全宗号

编号：11 称号：案卷目录表 填写人：文员 用途：案卷索引

目录号 案卷号 金海湾酒店 案 卷 目 录 表

顺序号 归档时的案卷号 案卷标题 起止 日期 张数 保管 期限 备注

编号：12 称号：案卷目录目次

填写人：文员 用途：装在案卷目录的扉页，作案卷索引 之用

金海湾酒店 案卷目录目次

案卷 年类别称号 顺序号 代 案卷数量 起止页号 永世 临时 短期 算计 长度〔米〕

编号：13 称号：案卷目录说明

填写人：文员 用途：案卷说明，装订在案卷目录的 尾页

金海湾酒店 案卷目录说明

本目录案卷数量： 保管期限： 整理状况： 存在效果及其他状况： 编制单位： 年 月 日

编号：14 称号：案卷目录封面 填写人：文员 用途：装订案卷时运用 金海湾酒店 案卷目录封面 全宗号： 目录号： 年 度： 案 卷 目 录

编号：15 称号：档案借阅单

填写人：文员 用途：借阅文件、档案、资料时运用 联数：一式一联

金海湾酒店 档 案 借 阅 单

借阅人 任务部门 借阅时间 年 月 日至 年 月 日 档案〔文件、资料〕称号 部经理签示 经手人 卷宗号 应 用 效 果 〔 借阅 人 填 写 〕 备 注 出借日期

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