档案信息资源的开发利用研究

作者：李霞

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期

档案资料作为企事业单位等组织机构活动的行为记录，其中蕴含着丰富的信息资源，提高档案资源利用水平，实现档案资料的服务价值，就应该高度重视档案信息资源的开发利用。当前，我国很多档案资料管理过程中都普遍存在着重资料保管轻开发利用的问题，随着互联网信息化技术的发展，为档案信息资源的开发利用提供了良好的条件，档案管理部门应该结合档案信息技术的发展，进一步加强档案资料的开发利用，拓宽档案资料的利用渠道，实现档案信息资源的充分利用。

一、档案信息资源开发利用的必要性分析

（一）加强信息资源开发能够有效提取档案资料的内在价值。加强档案信息资源的开发利用，主要是通过建立相应的档案信息管理系统，将有关的信息资料录入档案信息系统之中，同时依靠网络系统进行有关信息的查询检索。因此，经过信息资源的开发利用，能够及时查阅使用档案资料中的信息价值，对于提高档案资料利用服务水平非常有利。

（二）加强档案信息资源开发有利于更好地保护档案资料。档案资料在保管过程中，会遇到经常性的借阅查询，经常存在由于管理不当造成档案资料丢失的问题。加强档案信息资源的开发利用，将档案资料完整的保存在信息系统中，避免了由于物理条件限制等造成的档案资料丢失问题。

（三）加强档案信息资源能够为科学管理决策提供依据。无论是何种单位，档案资料都是对有关管理活动的记录，加强档案信息资源的开发利用，能够及时对有关的工作进行总结评价，对于更好地进行科学决策管理也具有非常重要的辅助作用。

二、档案信息资源开发利用存在的问题分析

（一）档案信息资源开发利用意识不强。很多单位对于档案信息资源开发利用的重视程度不够，有的甚至认为档案资料就只是存放资料的一种手段，没有必要投入人力物力进行开发利用，在档案信息资源开发利用方面的积极性不高。

（二）档案管理信息化水平不高。对档案信息资源进行开发利用，其前提基础就是应该具有健全完善的档案信息管理系统，但目前很多单位的档案信息管理系统建设落后，档案信息资料的归集整理不够完善，档案信息资源开发利用的系统缺少，这也是造成档案信息资源开发利用水平不高的重要原因。

（三）对档案信息资源的深度开发利用不够。现阶段，在很多档案资料的整理方面，主要是集中在档案资料的整理归类和加工方面，没有从档案信息资源需求者的角度出发进行深度的开发利用，档案信息资源中的价值没有得到充分利用。

三、加强档案信息资源开发利用的具体措施分析

（一）强化对档案信息资源开发利用的认识。无论是企事业单位，都应该认识到深度开发、综合分析档案资源，对于管理活动的开展有着至关重要的影响，都应该高度重视档案管理工作，档案信息资源的开发利用，仅仅依靠档案部门难以实现，应该进一步加强档案信息资源开发利用方面的人力物力投入，鼓励支持档案信息资源开发利用工作的深度推进。

（二）依托信息化提高档案资料的管理水平。档案管理的信息化，是档案信息资源开发利用的基础，在这方面，应该将建立有效的文件档案管理信息系统作为档案信息资源开发利用的基础工作。具体来说，应该注重改进和规范文件档案管理工作流程，并按照有关的文件处理流程进行档案信息化系统软件功能设计，提升档案管理信息化水平，为档案信息资源的开发利用提供良好的基础条件。

（三）提高档案管理工作人员的综合能力水平。档案管理工作人员是直接从事档案信息资源开发的从业人员，他们的综合素质和能力水平直接关系到档案信息资源的开发水平，应该将提高档案管理工作人员的现代科学技术知识和业务知识作为档案信息资源开发的重要工作，通过系统完善的教育培训，确保档案管理工作人员能够掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询服务。

（四）实现档案信息资源的深度开发利用。进行档案信息资源的深度开发利用，是档案管理工作的重点。在档案信息资源的深度开发利用方面，应该注重创新手段，运用大数据、智能分析手段等，对大量的档案数据资源进行聚类、分类、相关性分析，通过建立各种档案信息资源数据分析模型，为管理活动开展提供多角度、全方位、有价值的服务，提升档案信息资源的实际价值。同时，还应该注重提高档案信息资源的服务水平，充分运用互联网思维，优化档案服务措施，强化智能查询，建立以用户为中心的档案服务新模式，,增强主动提供参考信息的意识，以信息化手段提高档案服务能力。

四、结语

加强档案资料的开发利用，档案资料的管理部门应该进一步创新转变档案管理工作观念，拓宽档案资料开发利用方式，提高档案管理工作人员的综合素质水平，以促进档案资料开发利用水平，充分高效利用档案资料的内在价值。