文件编号规则

公司管理标准

文件编号规则

2016-1-1发布 2016-1-1实施

XXXXXXX有限公司 发布

1 目的

规范公司及各部门的文件编号，便于文件的使用及管理。 2 范围

适用于公司文件及相关记录表格的编号。 3 职责

3.1管理部负责文件编号规则的制定并组织实施。 3.2管理部负责按标准进行公司文件的编号、执行和检查。 4 文件编号规则

我公司《文件编号规则》是依据集团公司的文件编号要求，结合本公司的使用要求所形成。

4.1公司文件的分类

红头文件、决定、通知、通报、会议纪要、会议记录、部门信函、体系文件、管理类文件（管理标准、规定、作业指导书等）、技术类文件、外来类文件等。 4.2红头文件编号

JC＋年代号＋字＋序号（字指：决定为“决”字，通报为“通”字。） 例如：公司2016年的第六个红头文件决定编号为，JC-2016-决-006。 4.3会议纪要编号

JC＋年代号＋会纪字样＋部门代号＋序号，部门代号以部门名称的前两字拼音首字为代号，如果是公司级的会议纪要则去掉“部门代号”。

例如：2016年管理部开的第18次会议纪要的编号为，JC-2016-会纪-GL-018；又如：公司2016年第18次总经理办公会纪要：JC-2016-会纪-018。 4.4通报编号

JC＋年代号＋通报字样＋部门代号＋序号，如果是公司级的会议纪要则去掉“部门代号”。

例如：2016年管理部的第6个通报的编号为，JC-2016-通报-GL-006。 4.5通知编号

JC＋年代号＋通知字样＋部门代号＋序号，如果是公司级的通知则去掉“部门代号”。

例如：2016年财务部的第6个通知的编号为，JC-2016-通知-CW-006。 4.6部门间信函编号

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JC＋年代号＋月号＋部门代号＋序号，例如：2016年12月质检部的第二份信函编号为，JC-2007-12-ZJ-02。

4.7管理类（管理标准、规定、作业指导书等）、技术类、外来类文件编号

集团公司的编号如下表： 符号表示 代表含义 JC 公司首字母 □ 专业公司代号 / 斜杠 □□ 管理类GL 技术类JS 外来类WL - □□□ 短线 序列号 为便于我公司管理类文件的区分和使用，我公司在此基础上增加管理职能代号，管理职能的代号详见管理职能一览表。

我公司采用的文件编号方法如下表： 符号表示 代表含义 JC / □□ 管理类GL 技术类JS 外来类WL - □□ 管理职能 - □□□ 公司首字母 斜杠 短线 短线 序列号 例如：采购管理职能中的一个标准编号为JC/GL-CG-001。 ■如果某一个程序或标准中存在作业指导书-时，编号如下表： 符号表示 代表含义 JC / □□ - □□ 管理职能 - □□□ .□ 公司首字母 管理类GL 短斜杠 技术类JS 线 外来类WL 短作业指导书序列号 线 （序号） 例如：采购管理职能中的一个作业指导书的编号为JC/GL-CG-001.1。 ■如果某一个标准或作业指导书中有记录表式时，编号如下表： 符号表示 代表含义 JC / □□ - □□ - 短线 JL - □□ 公司首字母 管理类GL 斜短管理技术类JS 杠 线 职能 外来类WL 记录 短线 流水号 例如：采购管理职能中的一个管理标准中的某一个记录编号为JC/GL-CG-JL-001。

公司管理职能代号一览表

序号 1 2 管理职能名称 人力资源管理 基础管理 第 3 页 共 4 页

代号 RL JC

3 4 5 6 7 8 9 10 综合管理 企划管理 财务管理 销售管理 采购管理 生产管理 工程管理 技术管理 ZH QH CW XS CG SC GC JS 体系文件的编号不在本规则的范围之内，对于技术类、外来类文件，其编号方法可参照本规则。

本规定管理部起草、解释。 本规定自下发之日起执行。

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