信息技术 ・１７５・ 浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议 刘亚辉 （大庆市红岗区教育局，黑龙江大庆１６３５１１） 摘要：电子档案利于档案的保存，提高档案使用的价值，但是电子档案弊端也比较突出，其中最严重的问题就是其真实性不能保 证。除此之外，还有一些其他的关键性问题，因此需要采取一定的对策，并且给予相应的建议。本文主要通过对电子档案管理中几个关键 性问题的介绍，进而探讨了其对策以及相应的建议，仅此提供借鉴。 关键词：电子档案管理；关键问题；对策；建议 电子档案管理，尤其是高中毕业生报考的档案管理十分重要，但是 生的，记录这个学生的成长历程，如果信息不完整，就无法真实的了解这 因为电子档案自身的缺陷，不能保证档案是否是最原始的档案，是否存 个学生，进入大学之后＇在复查档案时，就要重新开始填写 Ｅ常麻烦。 １．４安全性问题 在误差，有些高中生毕业生，在进人大学校园时，就是因为档案信息出现 误差。人校时出现了阻碍，需要经过多方的协调，给学生以及相关人员都 电子数据的易更改陛为非法操作提供了便利“黑客”攻击以及用户 根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安 来了麻烦。 １电子档案管理中几个关键问题 全，全国各地近年来频频出现的高考生电子信息泄密事件，排除内部人 目前我国的档案管理已经进入到了电子时代，这与传统的纸质时 员人为的因素，不乏有的人为了利益刑用“黑客”攻击网络造成。 ２相关对策以及建议 代相比’优势不言而喻，不仅提高了档案利用的价值，还提高了档案管理 的效率，但是并不是说电子档案管理不存在风险，其中有几个关键ｌ生的 ２．１采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时采取相应的技 结构及其整个管理过程的元数据， 问题比较重要，尤其是高中毕业生报考的档案，这对学生来说是非常重 术措施采集描述电子文件背景、内容、要的信息，为了方便各大高校录取时查阅一般都采用电子档案的形式， 作为检验电子档案原始陛、真实性、完整性和有效陛的依据。 ２．２签署技术。在电子文件匕进行签署的技术主要有两种：一种是光 但是电子档案也不可避免的存在风险问题，４寺别是高中毕业生报考的电 子信 ｅ，Ｊｃ传到国家教育部后，不能再予以修改，因此要时刻注意，以免给 笔签名另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直 高中毕业生报考、录取带来影响，甚至影响高中生录取后及未来发展，其 接在输人板上签名屏幕是显示出来的“笔迹”。 ２．３消息认证。电子文件的使用者 ｝常关Ｊ 他昕使用的信息在存储 主要的关键性问题如下： １．１原始陛问题 或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术 电子档案虽然查阅简单，而且也易于保存和上传，但是其最大的风 可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息 险就是原始性问题不能保证，因为电子档案都储存在计算机中，一般都 认证。先把电子文件信息分成一定的长度。 ２－４身份验证。为了防ｌＥ无关人员进人系统对电子文件或数据进行 是利用数据库及表格，而计算机中的数据库房及表格非常容易更改，这 与纸质档案有很大的区别，纸质档案一旦生成就没有机会在更改，这样 访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证 就能够保证该档案是最原始的档案，而且纸质档案的原始性，人们能够 可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户—个“通行 ｆ弋表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用 非常好辨别，可以从字体、纸张新旧等方法来辨别出该档案是否是最原 字”＇始的档案但是电子档案却不存在这样的明显特征根本无法从中辨别出 户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时 先输入 来，这样就非常容易出现更改档案的现象，这ｘ，ｔＮ案的真实性来说非常 自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户 不利。以高中毕业生报考档案为例刑用电子档案的形式学生报考结束， 的资料进行相关的核对。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置 如果还没有提交或者对方还没有接收，完全可以重新填写，这看似优势 障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以 比较明显，但是如果有人恶意更改档案，这对学生来说，将产生巨大的损 阻止该－棚构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的 失。 安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应 的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制 １．２真实性问题 因为电子档案原始ｌ生不能保证，其导致的最直接的后果就是失真， 定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保 这是电子档案来说无疑是致命伤，而且失真的现象一直伴随着电子档案 护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原 始终’因为要特别注意这个问题，电子档案转化的过程任何一个环节如 始ｌ生、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网 果出现失误，其真实性都无法保证，因此在生成的时候每一个环节都要 关和代理服务等。 仔细检查验证，而且即使生成结束之后，也要进行不断地维护虎子档案 ２－５防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状 的后期管理也是保证其真实性的关键。影响电子档案管理的因素有很 态。在这种状态下用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任 多，比如其信息内容与纸质档案相比出现错误的机率非常大，纸质档案 何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘｜（ＣＤ—Ｒ０ 只能供使用者 在填写的过程中不容许误差，一旦出现误差就要重新的填写，该档案作 读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘 ＯＲＭ）可供使用者 可以追加信息但不能擦除原来的信息。 废，但是电子档案信息在录入的过程中，即使非常小心，其出现的概率也 次写入多次读取，非常大，另外，因为电子档案可以随着下载复制，而且即使篡改信息，与原 ３结论 综Ｅ昕述＇可知尽管电子档案存在一些问题胆是我们也不能因为这 来也没有差别根本察觉不出来。我们依然以高中毕业生报考的档案为 例，在将其转化为电子档案时，一旦信息录入错误，其真实性就会受到质 些问题而将优势全部抹杀掉，电子档案作为一种新兴的档案管理形式， 相关人员应该加大研究力度，尽可能的趋利避 疑，有些高中毕业生就是因为档案名字写错，不得不叫档案上的名字。 是档案发展的必然趋势，１－３完整性问题 害，为高中毕业生报考的档案管理提供帮助。 电子文件可以长期保存，这对一些珍贵的文件来说 Ｅ常重要，但是 参考文献 因为其完整性却无法保证，因为电子文件在计算机中，并不是固定不动 ｆ１］谭浩娟冲外图书馆学科馆员制度的比较田．科技情报开发与经济， 的，而且实时流动的，如果不能维护，其信息流失的可能性非常大，再加之， ２００６（１）． 电子档案与纸质档案相比结构要复杂很多，而且储存形式也非常多，每 Ｉ２佛翠峰．“学科馆员”制度的管理模式探棚．甘肃科技，２０Ｏ５（１１）． 种形式都会使信息出现缺损的现象，而且也正是因为储存方式多样艘 『３ 胃闺书馆学科馆员现状及发展方向ＩＪＩ．图书馆管理与实践２ｏｏ５ 得很多的信息来源不清查找资料时往往出现混乱。就高中生毕业生报 ｆ４１． 考档案来说完整性是关键，因为现在的考生电子档案，是要跟随考生一 一
