湖北函授大学学；｝１￣（２０１３）第２６卷第２期 浅谈高校办公室的职能 李 巧 （台州职业技术学院党政办公室，浙江台州［摘３１８０００） 要］高校办公室在学校中起到总揽全局、承上启下、协调左右、联系内外的作用，是其他部门不可替代的管理 与办事的重要机构，本文就高校办公室的综合、参谋、协调、服务、督查、公关职能进行探讨。 ［关键词］高等学校；办公室；职能 ［中图分类号］Ｇ６４７ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１６７１—５９１８（２０１３）０２—００１８—０２ ［本干Ｕ网址］ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｈｂｘｂ．ｎｅｔ ｄｏｉ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１６７１—５９１８．２０１３．０２—００９ 在目前，我国的普通高校基本上都是实行党委领导下的校 长负责制的领导体制。其中高校办公室也就包括党委办公室 和校长办公室，随着高校机构的不断改革与深化，许多高校把 党委办公室与校长办公室合并为学校办公室。学校办公室是 学校教学和行政的综合办事机构，承担综合协调、督办查办、调 查研究、提供服务等多项职能，在学校中起到总揽全局、承上启 下、协调左右、联系内外的作用，是其他部门不可替代的，更是 一但也必须清楚参谋与助手的职能与定位，参谋与助手只是协 助地位，是参谋而非领导，是配角而非主角，办公室工作人员 务必摆正位置，不能越权，在任何时候都不能忘记按章办事， 按工作程序办事，按领导意图办事，在正常情况下绝不超越职 权处理事务，不擅作主张，切实做到出谋不决策，尽责不越权， 参与不干预。 三、高校办公室的协调职能 所高校实现管理职能的重要机构。 所谓协调，就：是协商问题和调节关系。换句话说，协调的 目的就是协商和和调节学校各项管理活动中的各个要素，使之 互相配合、步调一致、和谐发展。 随着高校机构不断改革，教育规模的持续扩大，高校办公 室所承担的工作和任务也日益艰巨，因此，明确学校办公室的 职能对提高学校各方面的管理水平就显得相当重要了。 一在实际工作中，每个院系、每个部门由于所处的位置不同， 工作立足点不同，而且每个人的思想认识、思维方式、工作方法 和工作能力各方面都存在着不同程度的差异，并且每个人也往 往会注重于自身目标的实现，而会不同程度的忽视别的部门或 别人的需要和要求，难免就会出现一些矛盾和冲突，而产生了 这些不和谐的现象肯定会影响整个学校正常的教学与管理工 作，在这时，办公室的协调职能就显得必不可少了。作为管理 、高校办公室的综合职能 办公室在学校中处于总揽全局、承上启下、协调左右、联系 内外的枢纽地位，是学校管理系统的桥梁和心脏。因此，综合 是高校办公室的首要职能。 学校管理机制运行的是否畅顺，各项工作是否有成效，都 与办公室息息相关。在整个高校管理系统中，办公室是联系各 种因素相互作用的节点，也是高校管理运行机制的重要组成部 分。学校的各项重大决策和工作安排都是由办公室负责安排 与布置的，各项工作的开展情况以及工作中出现的问题与情况 系统的中枢与桥梁，办公室必须经常地、直接地协调各方面关 系，解决部门与部门之间、个人与组织之间、整体与局部之间、 重点与非重点之间、常规与突发性工作之间的矛盾，加强管理 过程中各个环节、各个要素、各个阶段之问的配合和联系，消除 各种不和谐的现象，从而使各项活动协调一致，保证各项工作 顺利开展。 都要及时向办公室反馈的。只有这样，办公室才能更好地起到 承上启下，协调各方的作用，由此可见，办公室的工作是宏观 的，也同时具有超出具体工作的性质，各个方面的多项职能决 定了其综合的职能。 整个高校的工作是大量繁杂千头万绪的，因此，协调工作也 要抓重点，分主次，做到有条不紊，忙而不乱。高校办公室具有 一二、高校办公室的参谋职能 办公室是高校领导的左臂右膀，是领导的秘书与助手，承 担着提供信息、辅助决策的职能。高校领导的决策正确与否， 关键在于对上级文件政策精神的把握以及对本校实际情况的 全面了解。而领导对学校的教学与行政的管理更是通过办公 室的职能得以实现的，因此办公室的参谋职能在这过程中体现 得尤为重要。也正因为这点，办公室的工作人员就应具备超前 般办公室工作的特点，但又具有自身的特殊性。作为一所学 校，培养人才是首要职能，因此，高校的各项工作都是围绕着这 点展开的，办公室的工作也不例外。因此在做协调工作时也要 侧重于为这点服务，重点解决院系教学、科研工作中碰到的矛盾 与难题，主次分明，从而带动整体工作顺利展开。除了要抓重点 之外，要做好协调工作，及时准确的收集各方面的信息也是至关 重要的。没有准确重要的信息，就谈不上科学协调，因此，办公 室的工作人员要重视收集各方面的信息，建立完善的信息网络， 密切关注校内外的工作动态，收集各院系工作的成功经验与失 思考、全面思考的基本素质。应本着积极与主动的工作态度， 提前收集信息与资料，学习上级领导文件等的精神，针对本校 的实际情况对领导提出对策、预案，辅助领导决策，努力做到 导没想到的要替他想到，领导没来得及想的及时提醒，真正履 败教训等，及时反馈与汇报，为领导和全校各部门提供真实有效 的信息，加强各部门的沟通，并通过良好的沟通、联系、调解、协 商等方式，使办公室的协调工作程序化、规范化。 行好辅助决策的职能。 虽然办公室的作用至关重要，是高校领导的参谋与助手， 】８ 第２６卷第２期 湖北函授大学学报 Ｖ０１．２６．ＮＯ．２ ２０１３年２月 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ ＨＵＢＥＩ Ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｅｎｃｅ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ Ｆｅｂ．２０１３ 四、高校办公室的服务职能 工作人员的工作态度、工作作风都能直接反映学校的品质以及 服务是办公室工作的主要职能，也是所有职能中最重要 影响学校的声誉。在当今社会，学校不仅仅停留在校内学知 的，也是办公室工作的中心。其服务的职能主要包括：为高校 识、搞研究了，与社会的接触也越来越多，与社会的联系也越来 党政领导服务，为教学科研服务，为广大师生员工服务。办公 越密切。一些科研活动的展开或者校企合作项目的拓展，都是 室１３常的工作事务繁多，例如：文件收发管理、会议组织安排、 高校与社会的联系与合作，而办公室作为学校的窗口，必然需 信息发布处理反馈、印章使用管理、对外工作联系、内部组织协 要代表学校展开一些公关活动，成为学校与社会之间的桥梁， 调、公关接待、来信来访、车辆管理等，这些工作归根结底都是 因此，办公室就有必要为学校树立良好的形象，取得更多的理 属于服务性职能。 解与支持，为学校的发展创造良好的外部环境。总之，随着社 办公室工作的特点是任务杂、头绪多，什么工作都可以归 会的发展，办公室的公关职能也显得越来越重要了。 到办公室，但是人的精力是有限的，因此更要分清主次，抓重点 随着社会的发展，教育事业也在不断的改革与进步，高校 抓紧急的事，也应当围绕着教学工作为中心，从院系发展大局 办公室的职能也需要不断地调整与拓展，以便能更好地适应社 出发，对领导负责，认真贯彻领导意图，急工作所急，想工作所 会的新变化、新形势。 想，力争提供全方位、多层次、立体化的服务。 七、不断提高办公室人员各方面的素质。充分发挥办公室 在学校内部，由于办公室是处于联络学校上下的“中枢与 的职能 桥梁”，也就经常处于矛盾的中心，稍不注意就有可能出现上不 只有不断地提高办公室工作人员各方面的素质，才能充分 满意或者下有意见的情况，还经常会有吃力不讨好的情况，面 发挥办公室的各项职能，才能切实地为学校的发展做出贡献。 对这些委屈与误解，虽然有时觉得很让人气馁，但是这些都是 首先，要注重提高办公室工作人员的政治素养。高校办公 作为服务部门无法避免的。作为办公室的工作人员就要鼓励 室的工作是直接面向领导层，承担着传达学校政策和拟定具体 自己不气馁，认证对待，有则改之无则加勉，积累更多经验，避 措施的工作，具有较高的政策性。因此，办公室的工作人员应 免相同情况再次出现。不能因为有批评有要求就闹情绪，也不 注重加强自身的政治思想修养，提高政治觉悟，在思想上、行动 能因为事情难、事情杂就不想干。相反的，面对这些难事杂事 上坚持党的方针政策，自觉维护学校的形象与权威。只有这 更要主动出击，变被动为主动，从重点出发，从领导意图出发， 样，才能站得高、看得远，才能不断地提高办公室的工作水平和 争取把事情及时顺利解决。 绩效。 五、高校办公室的督查职能 其次，要注重提高办公室工作人员的业务水平。除了需具 督查就是指督办查办，是针对学校各单位各部门执行落实 备良好的政治素养外，业务素质更是办公室工作人员做好工作 学校相关政策的情况进行检查与督促。督查职能对于学校重 的基础和保证。高校办公室的工作综合性强，涉及面广，这就 大决策和各项工作的落实有着极其重要的推动力，如果学校只 要求办公室人员除了熟练掌握本职工作所需的知识外，还要了 有下达决策而没有做到有效地贯彻执行，政令不通，那再好的 解政治、历史、文学、心理学、管理学和计算机操作等方面的知 决策也是枉然的，并且整个学校的１３常工作也会受到严重影 识，努力培养“一专多能”的技能素质。具体来说，办公室人员 响。 要具备文字处理能力、组织协调能力、处理突发事件的能力、办 督查的主要内容包括：上级重要文件、指示的贯彻落实情 公现代化设备操作的能力，从而提高办公室工作的质量和绩 况；领导的重点工作布置以及院长办公会议、党委会会议、重要 效。还要养成善于总结思考的习惯，除了要总结好的经验更要 行政会议做出的决议落实情况等。在各部门执行决策的过程 总结失败的教训，只有不断地积累工作中的经验，才能不断提 中，办公室要及时掌握工作进度，要对各部门落实的情况进行 高业务水平。 监督，总结经验成绩，发现问题及时汇报和处理，并且注意收集 再次，要加强办公室工作人员的道德素养。办公室工作的 各方的反应，及时向领导反馈落实过程中出现的问题，以便领 各项职能都要求办公室人员具备相当的道德素养，要学会正确 导能了解进度或者适时调整决策，避免工作的失误。总之，在 处理得与失、主角与配角的关系，具有爱岗敬业的奉献精神。 学校整体工作中，督查职能是不可缺失的，如果只布置、不检 办公室的工作琐碎繁杂，随机性大，常常需加班加点，而且多为 查，难保有些决策只是流于表面，不能确切地得到落实；相反， 辅助性，没有个人的科研成果，往往缺乏成就感，待遇还相对较 如果把督查职能履行好了，却能起到事半功倍的作用。 低。因此更加要求办公室人员具有奉献精神、不为名利，做到 六、高校办公室的公关职能 重事业、轻得失，增强工作的使命感和责任感。 公关就是公共关系，是指通过一定的方式让自身与公众之 想要切实地做好高校办公室的工作，必须要明确办公室的 间形成一种双向交流，努力促进相关公众对自身的认识、理解 各项职能，努力提高办公室工作人员的各项素质，解放思想、与 并得到一定的支持，公关也是一种独特的管理职能。 时俱进，才能不断促进高校办公室的合理化建议，使之更好地 虽然一所高校并不如同一般意义上的对外服务窗口，但高 为学校的整体发展做出贡献！ 校的办公室却代表着这个学校的形象，是学校的窗口，办公室 参考文献： ［Ｉ］戴亚军．高校办公室管理存在问题及对策研究［Ｄ］．郑州大学硕士学位论文，２０１１． ［２］叶腾凤．试论高校院系办公室的职ｆｌ￣ＥＪ］．龙岩学院学报，２００５（３）． ［３］魏瑶，金丽．浅论高校院系办公室的职能［Ｊ］．辽宁工学院学报，２００６（３）． １９