世邦魏理仕 物业管理财务手册
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资产服务部编制
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目 录
第一章 第二章 财务部组织架构及岗位职责„„„„„„„„„„„„„„„„„ 3 财务工作职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 5 第三章 第四章 第五章 第六章
一、 财务部工作职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 二、 财务部岗位职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 财务管理规定及管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 一、 财务管理规定„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 二、 财务管理制度„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 财务工作程序„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 一 审批签署程序„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 二 支票、发票、收据的申领程序„„„„„„„„„„„„„ 三 支票报销或费用支出程序„„„„„„„„„„„„„„„ 四 现金报销及管理程序„„„„„„„„„„„„„„„„„ 五 申请采购普通的办公用品/大厦物品程序 „„„„„„„„ 六 申请采购资产类物品/工程用材料/非经常性维修工程程序„ 七 管理处收入程序„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 八 仓库管理及物料盘点程序„„„„„„„„„„„„„„„ 九 工具借用程序„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 十
业务招待费程序„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 十一 公共事业费缴款流程„„„„„„„„„„„„„„„„„ 物业管理公司财务交接项目明细„„„„„„„„„„„„„„„ 财务常用表格„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„
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6 7 10 11 21 33 34 34 35 35 36 37 37 38 39 39
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第 一 章
财 务 处 理 原
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则
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财务处理原则
上海世邦魏理仕物业顾问有限公司所采取的物业管理模式为基金式管理。每个项目有自己独立的银行账户，管理费收入属于共同业主;项目的费用从管理费的收入中支出，管理费有盈余的归属共同业主所有。
物业管理公司适用的会计制度为：外商投资企业会计制度; 物业管理公司的账务处理原则是：权责发生制原则。
所有的费用将按照投标或年初时的项目经营预算进行控制，分配以及预提，每月的营业税金通过世邦魏理仕上海总公司代缴。
在佣金收取方面，世邦魏理仕在其管理期间，将只按月收取一定管理者酬金的模式进行；而有关管理者酬金的收取比例依照委托管理合同中的有关条款执行。 管理费收取标准确定的原则：世邦魏理仕管理的项目，管理费收取的标准为以支定收的原则，根据项目每年所做出的经营预算，来确定管理费收取的价格。如果是补贴式经营的，按照委托合同中相关规定收取。
应收账款不计提坏账准备，采用实际转销法进行账务处理。
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第 二 章
财 务 工 作 职
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责
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财务部工作职责
财务部在总物业经理的领导下，行使财务管理、财务监督以及成本核算的职能。主要任务包括：筹措资金、财务核算、编制预算、审核各项成本费用支出、组织收款业务、承担成本核算和会计核算等会计职能；制作各种财务报表；保证财务信息畅通，利用财务分析和数据资料为管理人员提供决策依据。
1、掌握经济信息，作好经济预测。掌握国家已出台的经济法规、政策、条例，广泛收集市场信息及各种经济资料、市场发展趋势等，为总物业经理组织公司重要经营活动提供客观依据。
2、编制财务预算，确定财务管理目标。即在市场调查和经济预测的基础上，组织公司各部门做好财务预算，编制部门计划，搞好综合平衡，编制公司的财务收支预算，确定公司及各部门的财务管理目标。
3、合理运用资金，加快资金周转。即以预算目标为基础，合理控制成本和费用，加快资金周转，提高资金使用效率。
4、加强经营收入管理，保证资金及时回笼。
5、加强成本费用管理，提高经济效率，定期编制成本、费用及经营收入分析报告，为考核各部门目标管理预算指标的执行情况提供依据。
6、加强固定资产管理，提高固定资产利用率，监督固定资产使用过程，延长固定资产使用寿命，提高固定资产使用效率。
7、加强会计核算，按时上报各种财务报表。根据公司要求设置会计科目、编制会计报表，定期组织资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本费用和税金核算、利润和利润分配核算等全面核算。按期提供会计报表和各种统计报表，为总物业经理的经营决策和经营的正常开展提供依据。
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岗位职责
一、财务部经理
直接上级：总物业经理
直接下级：财务部会计、出纳、收银员 岗位职责：
1. 主持财务部全面工作，对各项财务会计工作定期研究、布置、检查和总结，对
总物业经理全面负责财务工作；
2. 落实各项财务制度、规范，制订财务部岗位责任制，检查、监督、指导各岗位
工作；
3. 编写财务分析报告，审核各种对内、对外财务报表； 4. 严格按照财务预算、经济合同审批各项开支，实施财务监督；
5. 协助总物业经理，组织编制项目年度财务预算，按时上报月度财务预算； 6. 根据发展商/业主委员会审核批准的年度费用开支预算及管理公约， 监督、检
查、稽核管理费收支情况，严格控制各项支出在预算之内；
7. 参与重大经济业务、合同管理业务开拓的可行性研究，为总物业经理决策提供
参考性信息；
8. 协调财务部与其他部门、客户、发展商财务部、总公司财务部的关系； 9. 负责与银行、税务、工商联络及商讨有关物业管理公司的税务及外汇等事宜； 10. 协同总物业经理出席定期与业主的会议，每月对项目的财务状况作出报告分析
及提出建议；
11. 配合内部、外部审计人员对物业管理公司的财务账目进行审计工作； 12. 保证账务处理符合国家法律法规及政策； 13. 总物业经理交办的其他工作。
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二、会计
直接上级：财务部经理
岗位职责：
1. 全面熟悉业主资料，准确掌握账单发送信息，及时向上级提供业主欠费情况； 2. 监察业主应交之管理费、公用事业费及其他费用的收取，定期对业主发送缴费通知，根据业主欠费情况及时发送催款账单以及分析欠费原因，采取适当的追缴行动，及时通知财务部经理/总物业经理，由总物业经理决定是否发送催款最后通牒以及采取相应的措施；
3. 贯彻执行收取物业管理费的程序并维持较高的收款率；
4. 关切业主变动情况，凡有业主搬迁的情况，必须查阅有关合同文件资料，并与发展商/业主联系，核查业主各项费用的清缴情况，租赁情况变动要及时取得发展商/业主的书面授权书；
5. 及时制作搬入/出业主欠交费用账单，分析每月和全年应收款项的回收率； 6. 经常保持与业主联系，核对账务，负责对业主欠账情况查询及解释； 7. 日常运行的账务处理，编制各种记帐凭证，编制各种财务报表及财务状况分析表；
8. 负责物业管理费及公共事业费的统计核算，负责计算提取员工工资、福利费及营业税金；
9. 负责每月与总部及发展商财务进行往来帐目的核对；
10.负责每月月末与出纳核对现金、银行账，盘存保险柜库存现金；
11.定期稽核仓库管理员提交的盘点报表，及时向财务经理提交盘点分析报告； 12.年末配合审计师组织各部门进行一次资产盘点清查工作；
13.及时打印记帐凭证、会计帐簿，并装订成册，负责会计资料、档案管理； 14.协助财务经理进行年度审计工作； 15.财务经理交办的其他工作；
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三、出纳
直接上级：财务部经理
岗位职责：
1. 严格按照财务制度办理现金收付、银行结算业务及日常报销及支出，确保各项
收支必须得到充分的授权；
2. 逐日序时登记现金日记账，每日清点现金，保证账实相符，库存现金余额不得
超过规定限额；
3. 逐日序时登记银行存款日记账，月末编制“银行存款余额调节表” ； 4. 日常费用报销工作，收集审核日常报销单据，审核原始单据是否齐全、是否符
合规定，审批手续是否完备，对不符合规定的一律不予办理；
5. 及时将所收款项存入收入帐户，办理收入帐户与支出帐户的结转手续； 6. 及时编制现金流量报表；
7. 及时汇总业主各项费用的收取情况，与会计对帐；
8. 妥善保管各种发票及收据，完善各种票据的收、发、领用手续； 9. 按时缴纳各项税款，办理发票购买事宜； 10. 月末盘点收银员备用金；
11. 与总公司日常工作的沟通与联系（费用报批、各种签章等）； 12. 完成领导交办的其他工作。
四、收银员
直接上级：总出纳
岗位职责：
1. 负责业主各种款项的收取工作； 2. 妥善保管库存备用金及各种单据等；
3. 每日将当日收款情况表及所收款项交予出纳，双方核对相符后，签字确认； 4. 严格按照规定收取各种款项，如遇特殊情况应得到财务经理/总物业经理批准后方可办理；
5. 严格按照规定开据各种发票及收据，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。
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第 三 章
财务管理规定及管理制度
一、 财务管理规定
会计档案管理规定
针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。
1. 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括：
1.1 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证; 1.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿; 1.3 报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字
说明，其他财务报告;
1.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专
业资料。
2. 项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。
3. 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度
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终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10年、15年两类。
5. 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
6. 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；
6.1 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名
称、 卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
6.2 总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见; 6.3 销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;
6.4 监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对
所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。
7. 保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。
8. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。
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财务预算制定
为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。
1. 相关职责
1.1 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11月
份着手编制下年度的财务收支预算。
1.2 费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；
1.3 客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料； 1.4 各部门提供下一年度的费用预算开支计划；
1.5 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。
2. 编制要求
2.1 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的
收费标准为准则；
2.2 根据各部门提供资料，进行分析及计算； 2.3 将计算分析出的数据资料,形成初稿；
2.4 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物
业经理审核；
2.5 提交发展商/业主委员会审批；
2.6 发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。
3. 资料处理
3.1 用于编制年度预算的资料应进行归档登记；
3.2 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，
连同预算资料一齐保存。
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管理费支出管理规定
管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。
1. 管理费主要支出项目
1.1 共用设备、设施的维修及保养费； 1.2 公共区域消耗的公共事业费用； 1.3 公共区域绿化费及节日装饰费； 1.4 公共区域清洁、杀虫费用；
1.5 管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等； 1.6 物业管理公司酬金（按管理合同规定）； 1.7 大厦保险费；
1.8 审计费、律师费及聘请专业人员费用； 1.9 固定资产折旧费； 1.10 应急及不可预测费用； 1.11 税费； 1.12 行政办公费用；
1.13 其他为管理的合理支出。 2. 管理费支出监管 2.1 2.2
每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行；
每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过 预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。 2.3 2.4 2.5
每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行；
凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支； 财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。
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存入保证金管理规定
为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，正确反映其变动状况，特制定本管理规定。
1. 装修保证金收缴管理
1.1 装修保证金收缴管理
为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。 1.2 装修保证金退还管理
1.2.1装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。客户装修工程完工，
提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。
1.2.2财务部根据工程部、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金
的意见，核实其保证金缴交情况，签署意见。
1.2.3办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求客
户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；
1.2.4经核实无误后，进入办理退款程序。
2. 施工出入证押金管理
为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。
2.1 施工出入证押金收缴管理
根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。 2.2 施工出入证押金退还管理
2.2.1施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金； 2.2.2管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财
务部办理退款手续。
2.3财务部人员审核无误后，方可办理退款。
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有偿服务收费管理规定
为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。 1. 工作程序 先服务后收费
1.1 管业部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物
业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单;
1.2 维修人员在客户同意服务价格后，为客户提供有偿服务，最后请客户对维
修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给管业部，第二联返工程部，第三联交财务部；
1.3 各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓
库管理员进行库存登记；
1.4 当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15日前将上月的维修费用列
入有关客户的缴费通知书计费收取。
2. 其他要求
2.1 维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取现金，更不能接受客户
的小费或其他馈赠物品;
2.2 若客户要求的服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理解释，
并尽最大能力提供协助（如资料提供等），最后将情况反映至管理部负责人；
2.3 根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及
时增减服务项目或修订收费标准。
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应收账款管理规定
物业管理公司根据《管理公约》及项目的具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：
静安豪景苑根据《静安豪景苑管理公约》，及现在静安豪景苑应收账款具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下： 1.收取原则及计算标准
管理费的收取原则，实行上收费的原则管理费收取的标准为RMB 4.35/m2 /月。 公共事业费及相关杂费的收取原则，实行下收费的原则即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。电费的收取标准为RMB？/kwh；水费收取标准冷水和中水为RMB？/ton，热水为RMB ?/ton；煤气费的收取标准为RMB ?/m3。公共事业费用的读表时间为每月10日。 2.收取方法
业主（租户）可以将管理费或公共事业费以现金或支票形式直接交到管理处的财务部，也可以通过银行转账。我处的开户行及账号名称如下： 开户名称：上海世邦魏理仕物业顾问有限公司 开 户 行： 银行地址： 银行帐号：
3.应收账款管理制度及相关措施
- 管理处实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。每月有关部门将准确无误的相关数据13日下午五时前送到财务部。财务部每月13至14日将原始数据录入计算并和制作账单，每月16日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕。每月底的最后一天为付款的最后期限。
- 交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理处财务部。财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。
- 逾期管理：如果业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳
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相关费用，本处将在账单付款最后交款日过后的第7日发送催款单。催款单发送7日后，即应付款项的最后期限。仍未付款的，管理处将采取进一步措施即开始计算滞纳金。滞纳金的计算标准为： 按天计算滞纳金
每天滞纳金金额=付款人应付金额总数X 0.5‟ 滞纳金总额 =每天滞纳金金额 X 逾期天数 逾期天数包括国家法定假日和每周的休息日。
- 如果逾期超过2个月（从付款的最后期限之日起），在收取滞纳金的同时，物业公司将向业主委员会提出书面报告，经业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面通知，明确在通知的7日后，将采取停止供水、电或煤气等相应的措施，以避免共同业主及物业公司在经济上的损失。对恶意拖欠费用的业户，坚决采取相应的法律措施。
- 手续费的收取：针对逾期付款超过2个月以上的业户。物业公司将收取必要
的手续费，作为因业户违约引起管理者额外工作及相关费用的补偿。
超过付款期限2个月以上的，每次收取手续费￥300元。
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代收代缴费用管理规定
代收代缴电话费
1. 每月12日之前，必须将上月的客户电话费清单和发展商已缴纳的电话费发票复印件送交到物业管理公司财务部会计的手里。作为物业管理公司确认应收款项的依据。
2. 每月16日财务部将电话费账单分别发送给客户和发展商，如果遇到节假日，账单的发送日期和第1项操作程序相应提前。
3. 财务部将要按照具体的付款信息确定电话费账单发送的对象，客户使用的发送给客户；空号和发展商承诺付款的发送给发展商。
4. 电话费的付款期限与管理费和公共事业费用的付款期限相同，即客户自收到账单之日起有2周的付款时间。如果超过财务部确认的付款期限而且没有合理书面的逾期付款理由，财务部将要按照应收款项管理规定，进行相应的处理和措施，对于60天内仍不交纳电话费或所欠电话费超过电话押金者，物业管理公司将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回的电话费。
5. 由于电话费用的收取行为属于替发展商收取的代收行为，每月月底物业管理公司的财务部须与发展商的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人签字确认，同时，也可以作为付款申请或者往来账项抵扣的依据。
6. 以上的付款申请或者往来款项的抵扣是指物业财务部实际收回的电话费金额，不应包含应收而未收回款项。
7. 电话费从发展商账户划款，如需要物业管理公司立即全额划给发展商，则电话押金应放在物业管理公司；如只将收到多少电话费就划给发展商多少，则电话押金存入发展商账户。
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代供应商收取的费用
为了严格遵守市税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款项的条件做出明确规定：
1. 收款人必须是与管理公司签订合同的分包商或者与管理公司签订正式的委托
代收款合同，否则，将不予代收。
2. 必须有付款人同意付款的确认函。
3. 代收款项到达管理公司的账户后，收款人才能向管理公司申请支取款项。收
款人所提供给管理公司的发票，必须是符合市税务局颁布新发票使用和管理规定的正式发票（即2001年4月1日起实施的新规定），而且发票必须真实有效。管理公司将按发票上的财务章的名称作为付款支票的抬头。
在收到代收款项后，管理公司将代扣代缴营业税，税率为5%。银行收取的2手续费以及代收款项属于外币的汇兑损益由收款人自己承担，管理处不予承担。
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二、 财务管理制度
财务公开监督制度
制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现财务管理公平、公开、公正的有效性。 1. 年度预算编报的规定
1.1 物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支
平衡”的基本原则;
1.2 年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动
幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得发展商/业主委员会的同意，方能列入预算; 1.3 年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明; 1.4 年度预算报表须经发展商/业主委员会审批后，方可执行。 2. 收费标准公开化
2.1 物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在有关物价管
理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。 2.2 管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者按经发展商
/业主委员会审批通过。
2.3 物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公
示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。
3. 费用支出公开化
3.1 年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，
物业管理公司需要做出书面的合理解释。
3.2 日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过
招标方式公平竞争，择优选择承包商。
3.3 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管
理。
4. 经营状况与财务报表公开化
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4.1 每月20日给发展商/业主委员会报送财务报表，包括资产负债表、损益表、
应收账款分析、现金流量表等。
4.2 每年度年底向发展商/全体业主公示管理处的经营成果及财务状况。 4.3 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送发展商/
业主委员会并接受所有业主的查询。
5. 大厦维修基金公开化
大厦维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经发展商/业主委员会/业主大会批准。
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应急及不可预测费用管理制度
物业管理公司每月提取的应急及不可预测费用在当年支付所有不可预见事故的费用后，剩余部分作为以后大厦应急事件的准备金。为规范应急及不可预测费用的使用和管理，结合实际情况，特制定本管理制度。 1. 提取管理
1.1 事故基金的计提列入年度管理费预算，属于管理预算的一部分，按月预
提或者实际发生时一次性使用。
1.2 应急及不可预测费用不单独设立专户储存，但账务处理时，单独列示反
映。
2. 支出管理
2.1 应急及不可预测费用应专款专用;
2.2 应急及不可预测费用主要用于企业正常经营不能考虑到的应急费用或者
意外损失，更侧重于社会公共物品的支出，如预防SARS购买的各种消毒用品用具；某些恐怖活动造成的损失等。
3. 结存管理
3.1 应急及不可预测费用的结存应在每月会计报表中反映，并在财务报告中
说明其使用项目、使用情况等；
3.2 应急及不可预测费用的结余部分将作为以后大厦应急事件的准备金。
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维修基金管理制度制度
为规范维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并结合物业的实际情况，特制定本制度。 1. 基金来源
1.1 所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；
1.2 管理公司运行的盈余；物业管理公司需要使用维修基金时，须经发展商/
业主大会/业主委员会批准和书面授权。
2. 基金用途
维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。 3. 基金使用管理
维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经发展商/业主大会/业主委员会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向发展商/业主大会/业主委员会申请。 4. 结存管理
4.1 公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作
他用。
4.2 物业管理公司应及时向发展商/业主大会/业主委员会反映其增减变动情
况，在财务报告中予以说明；其结余情况应报送发展商/业主大会/业主委员会，接受业主监督。
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库存管理制度
1. 供货商选择的原则
1.1采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报大厦总物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下： RMB1,00以下的可以直接购买。 RMB 1,00-RMB 10,00的需填写报价单。
RMB 1,000-RMB 10,000的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较。 RMB10,000-RMB100,000的采购至少需要四家报价。 RMB100,000以上的采购至少需要五家的报价。
在索取供货商的报价的同时供货商还需要提供的资料包括资质证明、营业执照复印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。
以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。另外，根据采购合同的性质不同，签订合同的代表人也有所不同，比如：需要动用大厦的维修基金的需要经过业主委员会或者发展商的同意，合同金额比较大（合同金额30万以上的），必须由总公司的MS部门负责人签署；一般日常运行合同可以由项目总物业经理签署。
1.2在对供货商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填
写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见，填写选择此供货商的原因。 1.3结账方式
主要以月结的方式，即每月供货商按照我司提供的材料订购单，送货然后每月底，由库房管理员与财务部、供货商核对，每月底核对正确后，由库房管理员申请付款。
1.4除特殊情况外，所有维修材料应尽可能从公司指定供应商处购买。 2. 工程材料采购及管理
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2.1材料采购需要履行的手续
工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供货商采购材料。
总物业经理可以根据具体实际情况决定是否进行采购，以及选择材料供货商。
供货商将材料送达项目后，应第一时间通知工程部经理，工程部经理亲自或责成相关人员进行验收入库。 2.2材料出入库的管理
设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。
每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，详细填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部进行账务处理，以便于财务记帐。
材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公共区域支出及住户支出。
材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。
每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量。并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。
库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等。
财务部将要每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年底要进行一次全面盘点。
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固定资产管理制度
1. 固定资产的范围和分类：
1.1 物业管理机械、设备、大型专用工具或单价在2，000元以上并且耐用
年限在二年以上的非专用机械设备、工具等；
1.2 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、
通讯设备等。
2. 固定资产的账务处理：
2.1 固定资产实行分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登
记表。使用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿； 2.2 购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由
财务入固定资产账及固定资产登记表，标明编号；
2.3 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用
单上签名，表明该设备已由其保管使用；
2.4 固定资产的报废、报损应由公司有关部门填写报废、清理单，经财务管
理部门审核后，报总物业经理批准后，方可核销。
3. 固定资产的管理：
3.1 固定资产管理人员应负责公司全部固定资产的管理，办理固定资产的购
置、验收、领发、建表、报废、报损的处理。财务部负责账务核算工作，做到账、表、物相符，每年末进行一次清点、核对，并及时调整账目； 3.2 为保证固定资产账和实物的准确性，固定资产的管理部门和使用部门要
相互配合，定期进行盘点,盘盈、盘亏要填表，通过财务部调整账、表，使其相符；
3.3 对固定资产清查过程中发现的问题，要及时查明原因，并报总物业经理
审批，根据不同情况作不同处理；
3.4 管理部门应建立固定资产、低值易耗品三级明细账，由专人负责登记清
点;
3.5 部门之间进行固定资产的调拨，应严格按规定办理，调拨时应先由部门
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填写一式二份调拨申请单，并及时登记，然后经双方部门领导和总物业经理签字后才能生效，使用部门不得自行处理。
3.6 固定资产的折旧方法按照外商投资企业固定资产管理规定进行账务处
理，即折旧的残值率为原值10%，电子类和普通设备的折旧年限为5年，大型机械设备、耐用设备折旧年限为10年。
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印章使用制度
1. 发票数据实行填写好后再加盖发票专用章，支票只有填写收款人和金额后加
盖印章，不得签发空白支票。
2. 对开据的收款凭证应加盖现金收讫专用章，报销的发票应加盖现金付讫或银
行支付章。
3. 报表、账册、凭证上的制表、审核、记账等，必须根据工作程序进行盖章，
保证合法性和责任性。
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借款管理制度
1. 借款仅限于支付本物业的运行费用，不得为其他项目/物业垫付。
2. 借款人员凭已批准的采购申请表进行借款。而且每次借款按照现金管理制度
执行，不得超出中国人民银行规定的现金支付范围。
3. 借款人应填写借款申请单，经大厦总物业经理签字授权后方可到财务部领取
现金，借款人应及时拿发票结账或者返还现金，一般不得超过当月月底财务结账之前。
4. 经财务经理、总物业经理、资产服务部总经理审批后，由出纳通知借款人领
取现金。
5. 借款清算报销后，借款单与支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。
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现金管理制度
物业管理公司财务部应严格按照国家有关现金管理制度的规定，为做好库存现金的保管、使用工作，特制定本制度。
1. 严格按照国家有关现金管理制度的规定管理现金，严格分清收支两条线。 2. 做好库存现金的保管工作，现金必须放在公司的保险箱里，同时启用保险柜的自动报警系统并转动密码锁，确保其安全。对指定使用备用金的人员，必须进行定期检查、核对，库存现金不得超过核定的限额。
3. 建立和健全现金账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外现金，不私自设立“小金库”。
4. 对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算。
5. 对于收取的现金收入送存银行的需有保安人员陪同，具体规定如下：送存金额在人民币20,000元以上50,000元以下的须由1名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000元以上100,000元以下的须由1名保安领班及1名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000元以上的请由保安经理派车陪同送存。
6. 现金使用范围：职工工资、津贴；个人劳动报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员随身携带的差旅费；零星支出；中国人民银行确定支付现金的其他支出。 7. 现金报销程序
7.1 由申请人填写报销明细表，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂
改，经过涂改的报销单将被视为无效；
7.2 报销明细单所附发票背面须有经办人签字确认，发票上应列明采购物品
的数量、单价、金额，若发票金额为合计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调的是所有报销单后附的发票必须是符合国家各级税务机关规定的发票，如果是违反国家规定发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。
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7.3 报销单需经申请人所在部门经理、大厦总物业经理签字确认，并由财务
部出纳对发票的合法性进行初步审核；
7.4 报销明细单经总公司财务经理、高级经理签字授权后由出纳通知报销人
领款。
7.5 当月费用尽量当月报销。
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第 四 章
财 务 工 作 程 序
一、审批签署程序
1. 在运作上有关的流程经办人、复核人、审核人和审批人，得在有关的财务表格上签署作实；
2. 签署负责人(除却物业经理)如有休假，需委派另一负责人签署，得经物业经理核准和通知会计部，及留下签署样本，以备会计部查核；
3. 物业经理如有休假，需委派另一负责人签署，得经上级单位人员/董事局核准和通知会计部，及留下签署样本，以备会计部查核；
4. 各需签署为复核人、审核人和审批人，不得同时作为经办人，应由再高层负责人审核和审批，以防作弊和达到内部监控的成效；
5. 所有签署负责人(经办人、复核人、审核人和审批人)，应在表格上签名作实，不得盖“人名章＂，和会计部有责复核每一步骤有指派负责人签署，不能遗漏；
6. 管理处会计部应保留一份所有可负责签署的人员名单、签名样本和签署权限(复核人、审核人和审批人)，以作日后备查；每有更换负责人，应随即更新该份签署人员名单和签署样本。
二、支票、发票、收据的申领程序
1. 在新购和补充“支票＂库存时，得填写银行的申请单；在新购和补充“发票＂库存时，得填写税局的申购单；而新购和补充“收据＂库存时，得填写管理处
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内部的采购申请表，并得经物业经理审批签署；
2. 购买支票、发票和收据入库前，得填写登记本，记录入库日期、支票、发票和收据号码；在领用时，亦需填写登记本并由领用人签署；
3. 支票、发票和收据购买入库保管的负责人，不应与领用人(使用人)为同一人。
三、支票报销或费用支出程序
1. 在支票报销或费用支出方面，经办人员得以符合国内财务规定的发票原件，向管理处会计部申请报销或请款支付有关费用；
2. 会计部人员得严格按照发票的抬头开具“支票”，若有不符，得请有关单位自行解释，而另外管理处也要预先向上级单位/总公司作出申请，获得通过才可支付费用：
-“支票”不能在没有抬头或没有金额情况下签署开出；
(若牵涉薪金汇款而未能写上抬头，则应注明原因) -“发票”金额要准确、符合支票支付的费用金额； -“发票”抬头要相符合支票抬头；
- 若会计人员发现“发票”是伪造的，应即与有关单位联络向其追究，经办人也得从旁协助。
管理处部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。
[以上规例，必须严格遵守，违者必究]
四、现金报销及管理程序
1. 库存的备用金以作零用费用报销，在报销限额上，一次性的费用不能超过RMB500，亦不能取巧以单项费用金额分成多份额(令一次性报销额不超过RMB500)来报销；若需特别处理，得预先向上级单位[资产管理部总经理雷志超]作出申
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请，获得通过才可以超额支付费用；
2. 报销时所附上的发票原件亦需符合国内的财务规定，不得虚作弄假； 3. 管理处的库存备用金，每日结余额不得超过RMB10,000。
4. 在库存备用金耗用至最低的额度时，便办理申请补充备用金的手续；
5. 总公司巳发出指示予各管理处，不能设立“小金库＂(请见附件)，若有特别情况需要储存大量现金，需要清晰记入帐簿，并另外得写报告向提出申请，获得通过审批方可。
管理处部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。[以上规例，必须严格遵守，违者必究]
五、申请采购普通的办公用品/大厦物品程序
1. 在采购物品方面(包括：文具、办公用品、保安用品、清洁用品等)，不管新添置或补充库存，得办理采购申请手续 (填写采购申请表和向采购管理负责人索取编号)；
2. 一般平常用的物品，应尽量在当地找出价格合理、廉宜的供货商，提供该等物品，以降低费用成本；而在选择供货商方面，负责管理采购的部门，应持有有关供货商们的价格比较数据，以备会计部审查；
3. 在某些物品采购方面，在超逾内部既定的额度时，得提交报价和分析资料：
-金额超逾RMB8,000，必须提交2个或以上的报价； -金额超逾RMB10,000，必须提交3个或以上的报价； -金额超逾RMB30,000，必须提交5个或以上的报价； (若未能提交5个者，便作出解释)
而有关的报价分析，应附在采购申请单后以备部门主管/总物业经理复核、审核和审批。
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管理处部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。 [以上规例，必须严格遵守，违者必究]
六、申请采购资产类物品/工程用材料/非经常性维修工程程序
1. 在采购物品方面(包括：固定资产、低值易耗品、工程维修材料和物品、工具„等)，不管新添置或补充库存，得办理采购申请手续(填写采购申请表和向采购管理负责人索取编号)；
2. 一般平常用的物料和材料，应尽量在当地找出价格合理、廉宜的供货商，提供该等物料，以降低费用成本；而在选择供货商方面，负责管理采购的部门，应持有有关供货商们的价格比较数据，以备会计部审查；
3. 在某些单项对象采购和非经常性的维修工程方面，在超逾内部既定的额度时，得提交报价和分析资料(除却专利性之保养零件更换或政府部门收费)：-金额超逾RMB8,000，必须提交2个或以上的报价；
-金额超逾RMB10,000，必须提交3个或以上的报价； -金额超逾RMB30,000，必须提交5个或以上的报价； (若未能提交5个者，便做出解释)
而有关的报价分析，应附在采购申请单后以备部门主管/物业总经理/总经理复核、审核和审批。
管理处部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。 [以上规例，必须严格遵守，违者必究]
七、管理处收入程序
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1. 所有管理运作上发生的收费和收入(包括现金和支票)，应不增不减地存入管理处指定的银行账户，也不得放入库存备用金使用。若有需要作现金使用，必须先向香港总公司申请，获得审批后才可作此举行动。
2. 管理处得按时向客户发出[付款通知单]收取管理费，若有需要向客户发出[催缴单]追讨所欠的管理费；
3. 管理处财务人员每日得更新客户管理费收欠情况，随时可提供予物业经理参阅；每月终结，得编制客户的管理费收欠情况表;
4. 经过物业经理或上级审核欠款情况后，若有需要，得向客户采取进一步行动/法律行动。
八、仓库管理及物料盘点程序
1. 所有经“采购申请＂购进的物料/物品/工具„等，全部需先行办理入库手续(包括验收、缴库和记帐)才可领出；
2. 在领取物料/物品/工具出库时，得办理出库手续，经部门主管/物业经理审核或审批后，才可到仓库领用。
3. 物料/物品/工具入库后，仓管员定要将一联入库单、采购申请表、作付款凭据的“发票＂等一起附在报销单后交往部门主管、物业经理复核、审批付款； 4. 物料/物品/工具申领出库后，一联出库单得交往会计部做帐；
5. 仓库管理员得与会计部订定物料/物品/工具库存结算盘点日期(约在每月底前数天)，作出仓库结余和实物盘点，编制盘点表，交往会计部门互相对帐。会计部得每2个月或3个月派出人员作监督盘点工作；
6. 固定资产、低值易耗品等物品损坏后不得随意扔掉，如要报废，需先填写报废申请表，经部门主管/物业经理审批同意后，才可报废，并将一联报废表交到会计部存查。
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7. “入库”和“出库”单，必须采用3联式的(最低限度)，一联为仓库存根，一联交会计部，另一联交所属部门。
管理处部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。[以上规例，必须严格遵守，违者必究]
九、工具借用程序
管理处人员到仓库借用工具时，应办理借用手续，在工具借用登记本上签名；而当工具归还仓库时，仓库管理员应作验收，如有破损者，得作出解释，否则由物业经理或上级作处罚或赔偿决定。
管理处部门主管人员有责向下属员工/新入职员工作出以上指示，以免员工犯错。 [以上规例，必须严格遵守，违者必究]
十、业务招待费程序
1. 部门主管、经理级以上才可作出申请，所有业务招待的事项，在招待有关单
位和人员前，需填写“业务招待费预先批核申请表＂，获得中国资产管理服务部总经理的预先批核，才可进行；午餐人均标准为40元/人,晚餐人均标准为80元/人.(包含酒水,遇例外情况需事先上报得到批准.)
2. 向会计部报销费用时，须将上述巳获预先批核的申请表附在报销单后，以作
证明。
[以上规例，必须严格遵守，违者必究]
十一、公共事业费缴款流程
公共事业费用通过开户银行直接托收划转的具体项目包括：水费、电费、燃气费或电话费。托收的首要前提条件为，付款单位与收取费用的相关部门签订了托收协议。
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方案A：使用发展商的银行账户作为托收的基本账户
2. 发展商与政府相关的收费部门签订费用托收协议，同意该项目发生的所有公共事业费用从发展商的银行账户划转；
3. 每月政府相关的收费部门通过银行从发展商的账户上划转每月的公共事业费用。同时，发展商财务部确认此托收费用为应收物业管理公司款项； 4. 物业管理公司财务部依据发展商财务部提供的资料确认应付款项； 5. 物业管理公司财务部根据每月客户的读表数计算实际消耗量，乘以相应的收费标准，确认应向客户收取的公共事业费用。发展商代付的公共事业费用金额减去应向客户收取的金额的差额确认为公共区域的费用；
6. 物业管理公司财务部应向客户收取的公共事业费用的金额是根据工程部每月的读表数计算，每月工程部的读表日期为10日，在每月12日下午5时之前，将财务部设计的读表盘送交财务部。财务部在每月16日(如果遇到节假日将要适当提前)发送公共事业账单给客户，客户自收到账单之日起的2周内付款；
7. 每月13日前，发展商将电话托收单复印件提供给物业管理公司，以便物业公司进行账单处理；
8. 财务部所称的业户包括发展商及客户等;
9. 每月月底结账时要与发展商财务部对往来账，双方确认往来款项以后，作为付款申请或者费用抵扣的依据。
方案B：以物业管理公司独立的银行账户作为托收的基本账户。
1. 物业管理公司与政府相关的收费部门签订费用托收协议，同意所管理项目每月的公共事业开支直接从银行账号划转；
2. 政府相关收费部门通过银行从物业公司的账号上直接划转每月的公共事业费用，同时在扣除应该向客户收取的水电费后，作为该项目的公共区域的费用； 3. 水电等公共事业费用的读表及发单方式与方案A的第5项相同；
4. 此种方案不涉及应付发展商款项的问题，也不涉及发展商与政府部门之间的问题，只是物业管理公司与政府收费部门和物业管理公司与客户之间的往来； 5. 财务部所称的业户包括发展商及客户。
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以上是托收程序的两种方案，具体的有关费用催缴和处理方案，在应收账款的管理规定中有明确规定。
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第 五 章
物业管理公司财务交接项目明细
物业管理公司财务交接项目明细
1. 应收账款和其他应收款清单（明细到每个单元）。
2. 应付账款和其他应付款清单（明细到每个单位、具体公司）。 3. 与应付款项相关的合同或协议以及采购申请（要有合同清单）。 4. 有线电视收视许可证以及相关的国外频道收视缴费协议。 5. 保险合同以及保险缴费单。
6. 公共事业费托收的合同或者合同编号以及相关联系电话。 7. 账单的发送清单（明细到每一个单元）。 8. 缴费人联系清单包括联系电话和联系人姓名等。 9. 维修基金清单包括相关的用途和金额。
10.审计报告，所有的资产、负债和所有者权益以审计报告为准，如果发展商或者业主委员会不能接受审计结果，管理处将要不承接原物业公司的任何负债或者资产。
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第 六 章 财 务 常 用 表 格
财务常用表格
序号 1 2 3 4 5 6
【附则】
以上内容是世邦魏理仕对每个项目财务管理的基本要求，如果某一个项目需要对此进行修改，请及时通知资产服务部，以便资产服务部根据相关规定进行补充和完善。
以上规定根据每个项目的不同，适用其中的适当条款不能一概而论，如有未及之处请及时通知资产服务部以便进行适当的修订。
表格名称 银行/现金日记帐报表 零用现金报表~申请补充备用金 车资报销清单 (附在“零用现金报销单后＂) 业务招待费预先批核申请表 零用现金报销单 请款单(费用报销单)/采购申请单/分期预付费用申请单 表格编号 A01 A02 A03 A04 A05 A07 41 - 41
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