浅议提高年鉴时效性和可读性的几点做法

鉴》的体会

2009-03-06

2008年卷《雨花年鉴》编纂出版工作，坚持“为各级领导的决策服务、为党和国家的工作大局服务、为全面建设小康社会和中国特色的社会主义建设服务\"的原则，发扬“求实、创新、协作、奉献”的精神，落实区委“生态雨花、科学雨花、和谐雨花”三大发展要求，在区委、区领导下，在市地志办领导、专家关心指导下，全体人员团结奋进、顽强拼搏，以只争朝夕的精神，8月末率先在全市完成2008年卷《雨花年鉴》的编纂、出版发行工作。

年鉴是地方的公报性工具书，作为“百科全书”式的大型资料性工具书，年鉴的作用是其他一般工具书所不能替代的。信息量是年鉴功能的标志，其所含的信息量和真实性决定了年鉴的社会价值和经济价值，更决定了其附属功能——存史、教化能否得到充分发挥。随着数字化、网络化时代的到来，信息来源渠道广泛而全面，读者可以通过各种传播媒介获取所需信息，年鉴如果不重视出版的时效性和承载内容的可读性，势必会失去部分读者群，影响了年鉴的使用价值。因此，年鉴时效性和可读性显得越来越重要。近年来，在编纂《雨花年鉴》的过程中，我们对提高年鉴出版的时效性（指在一定时间内所起的作用）和可读性进行了认真的探讨和实践，并取得了较好的成效。

一、年鉴出版的时效性决定了所含信息量的实用价值，是年鉴赖以生存的支柱

年鉴的特殊性就在于，他所承载的信息是上一年度的，随着时间的流失

信息会失去其最大利用价值，也就是说年鉴时效性的强弱直接影响到整部图书的使用价值。围绕提高年鉴出版的时效性，我们做了以下几点尝试：

利用网络优势，缩短出版周期。知识经济时代，年鉴与社会经济的联系更直接、更紧密，要提高年鉴的时效性，就必须充分利用网络优势。自2007年以来，《雨花年鉴》稿件基本通过网上传递，并逐步走向完善。为了准确和及时收集区委各机关、街道和驻区企事业单位各类信息资料，方便组稿，编辑部与所有撰稿单位建立了网络联系。年鉴所需的各类资料都是从网上收集，然后编辑归类，在信息资料的组织上通过撰稿人撰稿、调阅区电视台广播稿、查找二次文献和栏目约稿等多种途径收集，并将采用的信息有编辑人员按年鉴要求编写后，通过网络反馈给基层撰稿单位领导审查通过，尽可能地保证收录足够、准确的信息。对于一些当年需要新增加的内容及早与有关部门和单位联系组稿，在编排手段上讲求优化和高效；对于一些已经编好的稿件及时送交印刷厂排版，现代化的编纂发行手段提高了年鉴出版的效率，大大缩短出版周期。同时，为了及时获取同行业信息和借鉴学习兄弟省市、区县的先进经验，我们还加入了年鉴QQ群，通过网络推介《雨花年鉴》、探讨年鉴编纂出版创新方法、捕捉有价值的信息、关注行业动态、跟踪重大事件的发展变化、实现资源共享。

制订行为规范，确保编纂质量。2007年10月，区地方志办公室首先从规范年鉴编纂方式做起，制订了《主编、副主编、编辑岗位责任制》《雨花年鉴编校规范》《雨花年鉴编纂大纲》等一系列纲领性文件，对年鉴编辑人员的责、权、利进行明确规定，规范年鉴编校工作的管理，从根本上保证了年鉴的编校质量。规范性文件出台后，编辑部人员严格按标准，按流程和时间

要求组、编、校稿，主编、副主编抓编校规范的贯彻执行。每个单位和部门撰稿员都明确自己的工作职责和撰稿方向、内容、图片要求、截稿日期；每个责任编辑都知道自己在什么时间应该做什么，如何去做，做到什么地步等等。从领导到办公室的每一位成员心里都有目标，做到有的放矢，确保年鉴编纂工作环环紧扣、一着不落、如期完成。

落实工作计划，确保编纂进度。在经济飞速发展的今天，知识和信息是基本的生产要素，社会各阶层人士对信息的需求格外迫切和强烈。2007年末，在2008年卷《雨花年鉴》启动之初，我们就安排出版周期：1、2、3月份组稿；4、5月份送审和校对；7月份按出版社和专家意见修改、排版；8月份交付印刷、发行。编辑部按照编纂精品年鉴的要求，制订缜密的年度编纂计划表，确定各个阶段的工作重心。按照“年有计划、月有总结、旬有分析、周有汇报”的要求，逐一抓落实。月进度完成情况与每位编辑的工资和奖金挂钩，激发了全体编辑以时不我待的政治责任感，全身心地投入到2008年卷《雨花年鉴》编纂工作之中，确保年鉴编纂的序时进度。各个阶段工作结束后，局领导与全体编辑人员一道对编纂质量、完成进度进行评议，对编纂过程中出现的问题，采取集体会商的方法，找出问题的症结并及时解决。同时，布置下一个阶段的工作，严把质量关、时效关，让年鉴所承载的信息能够以最快的速度传播给读者。

二、年鉴的可读性决定了其所承载信息的社会价值，是年鉴的生命力之所在

衡量一部精品年鉴，除了材料真实、数字准确、行文规范、内容丰富、编排合理外，更重要的是能体现区域和年度特色。同时，精美的装帧和新颖

的表现手法能提高年鉴的可读性，锁定更多的读者群。围绕提高年鉴的可读性，我们也做了以下几点尝试：

及早确定年鉴框架，努力做到常编常新。编纂一部精品年鉴，框架设计至关重要。2006年初，围绕区委、区的中心工作，依据国民经济分类法，结合我区地域、年度特色，按照“先经济基础，后上层建筑；现生产力，后生产关系”的编排原则，在专家指导下，编辑部精心设计了《雨花年鉴》框架。经过3年的实践证明，该框架无论从科学性，还是合理性、全面性、时代特色和地域特色都是值得肯定的。因此，2008年卷《雨花年鉴》编纂工作启动之初，我们就提出了 “大胆创新，勇于实践，努力打造个性年鉴，在创新中求发展，在创新中张扬个性”的要求。在保持框架基本稳定的前提下，篇目的安排做到稳中求变。对工业、商贸、经济管理与监督、农业·水利、科技等5个类目下的少数分目和副分目进行了微调，在工业类目下“综述”中增加了3大工业基地建设板块；同样，在该类目下“雨花台区信息（软件）产业基地”副分目中增加了在建软件产业的内容。在框架编排顺序上，把党政要务信息放在一头一尾，基层单位经济社会、文化、民生的内容放在中间作重点记述；在条目选材上，压缩常规性工作、领导视察和一般性会议内容，而代之以节能减排、再生资源利用、小康社会达标、生态环境建设等关注民生的条目。因为这些内容更加贴近时代、体现科学发展、符合区情，对当今经济社会高速发展具有极大的利用价值；同时，与下一年度的信息具有可持续性，便于读者连贯起来阅读，只有不断创新拓展年鉴内容，才能做到既满足需求又能引导读者阅读。

创新年鉴表现形式，增强全书的可读性。2008年卷《雨花年鉴》承载了

大量具有时代特色和贴近民生的信息，是近年来选题和立意最上乘的。而好的内容必须需要通过一定的形式来体现、来表达，卷首彩页是展示年鉴魅力和品位的窗口，是年鉴最好的表现形式，按照人们的阅读习惯，往往最能吸引读者的眼球，短时间内可以容易激发读者阅读的兴趣。因此，在加强文字叙述的同时，我们把其中重要的信息，用卷首彩页来浓缩表述，展现区域特色，张扬年鉴个性。2008年卷《雨花年鉴》卷首彩页设置“风景如画”“城市建设”“工业雄姿”“商贸流通”“经济综合实力图示”等五大板块 ，以鲜明的色彩、丰富生动的画面形象宣传雨花台区年度重要活动、重大事件，使读者能在较短时间内直观地感受到雨花台区的发展变化。2007年，雨花台区在全市率先达小康，人均地区生产总值超标准值2倍多，农村居民人均纯收入比上年增长10.5%。编辑部的同志考虑到，虽然在年鉴的“统计资料”类目中有全面建设小康社会达标情况表，但图表单一的数据比较枯燥、专业，普通读者不易接受。而图片传播直观、形象、快捷、通俗易懂。因此，编辑部选择了全面建设小康社会10项主要指标登载在2008年卷《雨花年鉴》卷首彩页的头版，并配以居民晨练的照片，用简练、生动的版面语言迅速向读者传达了雨花台区率先全面达小康的信息，同时在概览中又设条目“小康社会建设指标全面达标” 加以强调和记载，文字、图表、照片前后呼应，相互交织，栩栩如生。彩页与文字内容相得益彰，使该信息得到最大限度的保存，其价值量也达到最大化，既提高了年鉴的可读性，又达到艺术性和观赏性的和谐统一。

优化落实组稿方案，建立健全审稿机制。为了使年鉴调整后框架设计得到有效实施，确保框架设计的构思得到充分体现，2007年10～12月，各类目责任编辑利用网络、报纸、雨花大事记、《雨花信息》广泛收集各类相关信

息，有针对性地编写组稿意见，对条目的定位、要素，专文的征集、随文图片等都作了明确的要求。12月，分四场对基层撰稿员进行培训，对于不能及时参会的人员，由各位编辑会后采取一对一的方式进行辅导，把编辑意图和编纂指导思想最大限度地传达给基层撰稿员，从源头上确保了年鉴的高质量、高水平，同时也为下面提高审稿效率铺平了道路。

审稿是年鉴编纂出版的一个重要环节，他和其他各个环节不可分割，审稿周期的长短、质量的高低，直接影响到年鉴的出版周期和质量。因此，健全审稿机制是年鉴质量的重要保障，也是提高年鉴质量的内在需求。2008年卷《雨花年鉴》除交出版社三审、请专家审读、区四套班子领导审查把关外，编辑部内部也制定了各责任编辑初审、互审，副主编复审、主编终审的“四审”制度，对各个审稿阶段都作了明确的分工和要求，在指导思想上明确了每次审稿的侧重点和应该解决的问题，做到有的放矢，确保每次审稿都能收到实效。我们在审稿时间安排上采取穿插与交叉的统筹运作方式，即在责任编辑自己第一遍初审后，各责任编辑交叉互审（如果时间允许的话，一般可以进行两次循环），这个环节与副主编复审穿插进行。与此同时，主编也开始介入审稿，并将部分初审完毕的稿件送上级主管部门和区领导审阅，而在这些审稿过程中，编辑部不是机械地遵循齐、清、定一次发稿的模式，其自身的修改工作仍然在继续。这样既保证为读者提供高质量的年鉴，又赢得了宝贵的时间。

在计算机飞速发展并日益普及的今天，互联网的使用给人们带来更多的实惠和方便，人们习惯于利用网络优势，实现资源共享。8月，当2008年卷《雨花年鉴》开印之际，我们对年鉴的发行作出了“公开发行，服务经济，增

强年鉴社会效益”的定位，首次为每本年鉴配光了盘外，还即时开通了地方志网站，供读者浏览，方便各类人士查阅，使年鉴资政、存史、教化、服务的作用达到最大化。

年鉴的特点和优势正是他承载了大量的检索性信息，这也是读者所需要的。实践证明我们用变与不变相结合理念所设计的年鉴篇目，带给读者的是常读常新的感觉，大大提高了年鉴的时效性和可读性。因此，注重年鉴知识的严密性、史料的真实性、选材的实用性、立论的权威性、出版时效性和内容的可读性，让年鉴所载信息得以被读者迅速检索和学习，从而真正提高年鉴的使用价值，发挥年鉴工具书的特点和作用，达到社会效益和经济效益最大化，为读者提供优质、时效性强的服务是我们年鉴工作者为之努力的目标和方向。