福建建设科技２０１３．Ｎｏ．６ ■建筑经济与管理 浅析工程建设中各参建单位档案归档 存在的问题和对策 张秀芳（福建省建筑科学研究院福建省绿色建筑技术重点实验室福建福州３５００２５） ［摘要］ 建设工程档案是工程建设活动的真实记录，本文阐述了基建档案的特点，分析了工程建设中各参建单位材料归 档的现状和存在的问题，提出了做好各参建单位材料归档的对策。 ［关键词］ 工程建设；基建档案；归档；问题；对策 ｐｒｏｂｌｅｍｓ ａｎｄ ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ ｏｆ ｉｆｌｅ ａｒｃｈｉｖｅ ｏｆ Ａｌｌ Ｐａｒｔｉｃｉｐａｔｉｏｎ ｕｎｉｔｓ ｉｎ ｐｒｏｊｅｃｔ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｐｒｏｊｅｃｔ ｉｆｌｅ ｉｓ ａ ｔｕｅ ｒｒｅｃｏｒｄ ｏｆ ｔｈｅ ｃｏｎｓｔｕｃｒｔｉｏｎ ａｃｔｉｖｉｔｉｅｓ．Ｔｈｉｓ ｐａｐｅｒ ｅｘｐｏｕｎｄｓ ｔｈｅ ｃｏｎｔｅｎｔｓ ａｎｄ ｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓ ｏｆ ｔｈｅ ｉｎｆｒａｓｔｕｃｔｒｕｒｅ ｆｉｌｅｓ．Ｉｔ ａｌｓｏ ｐｏｉｎｔｅｄ ｏｕｔ ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ ｆｏｒ ｔｈｅ ｍａｔｅｒｉａｌ ａｒｃｈｉｖｉｎｇ ｏｆ ｐａｒｔｉｃｉｐａｔｉｏｎ ｕｎｉｔ ｉｎ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｐｒｏｊｅｃｔｓ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ；ｃａｐｉｔａｌ ｃｏｎｓｔｕｃｔｉｒｏｎ ａｒｃｈｉｖｅｓ；ｆｉｌｅ；ｐｒｏｂｌｅｍ；ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅ ０弓Ｉ言 建设工程档案是工程建设活动的真实记录，是工程建设 设过程中缺乏材料的归档意识，不能主动和及时的移交相关 的基建材料；第三，各参建单位的各个部门之间缺少必要的沟 过程中形成的应归档保存的各种形式或载体的文件材料，也 是．Ｉ＝程项目施工、使用、维修、改建、扩建等建设活动的依 据…。一个基建项目，尤其是重点工程和大型项目，时间跨 度大，参建单位多，有主管部门、建设单位、勘察单位、设计单 位、施工单位、监理单位、质量监督单位等。这些单位在工程 建设过程中，分别形成各自职责范围的工程建设文件材料，这 些材料包括上级发文、项目办文件、各项报告批文、可行性研 究、勘探文件、设计文件、跟踪审计文件、工程管理文件、各类 招投标文件、监理文件、施工文件、竣工文件等 Ｊ。如不对参 与Ｔ程建设的各单位形成的档案材料实行统筹规划、集中归 档，而是分散在各处或任其丢失，将对工程档案的完整性、准 确性造成影响，也会影响竣工验收以及日后的安全使用和维 护。 通和联系，导致基建资料的收集和归档不完整 ，如在招 （投）标时，中标单位由于不能及时的分包或归档等原因造成 的资料缺失；失去项目论证和可行性研究等依据性文件；在施 工过程中施工单位在收集隐蔽工程的相关档案材料时往往会 有遗漏或缺失，这样就造成了基建档案的成套性、完整性存在 缺陷‘ 。 １．２相关参建单位缺乏工程资料的归档意识 由于一部分参建单位对要归档的资料抱着应付竣丁的态 度，造成了基础建设资料的不完整性 Ｊ。部分单位没有配备 专职专业的资料整理员，在整理资料的过程中缺乏相应的专 业知识，也不能严格按照国家的相关规定来执行，这样就导致 了归档资料质量的大大降低。一些较大的工程中标的总承包 单位以分包的方式将项目工程经层层分包，分解到各个分包 商手中，内业资料分散到各个工程队，而部分工程队没有专职 资料员或没能及时移交施工档案，为后期资料整理带来困难， 不仅拖延了资料整理时间 ，而且还不能保证档案的准确 性。 １档案材料管理的现状 由于基建工程审批的手续复杂，在建设过程中涉及到的 单位多，经地质勘察单位，图纸设计单位，施工单位和监理单 位，再经过消防部门、人防机构、质量监督部门验收后才能竣 工使用，这中间经过的每个环节都会影响基建资料的制作、收 集、整理和归档效果 Ｊ，这就决定了记录和反映工程建设全 貌的基建档案具有来源的广泛性特点。同时，每个参建单位 的档案资料涉及的内容比较广泛，例如监理单位资料包括：监 理合同、监理细则、监理规划、监理工程师函、有关工程问题的 会议记录、施工组织设计方案报审、监理月报、监理总结等资 由于大型工程的施工队伍繁多，各个施工单位的技术和 水平参差不齐。有的施工单位不够重视基础建设材料的收集 和整理，没有按照质检部门的相关标准、规格来整理，导致归 档的材料质量高低不一。有的监理单位存在不负责任的现 象，监理工程师没有亲临施工现场，往往仅凭施工单位的材 料，只求形式，不求内容的真实性，敷衍了事，而建设单位往往 技术力量有限，资料的真实性难以甄别。 １．３归档材料不能按照相关规定执行 料，因此，作为记录和反映工程活动的基建档案内容，自然也 有机融合了上述专业知识，使基建档案的内容呈现复杂的特 点 Ｊ。正因为基础建设档案形成需要一个很长的周期而且 涉及的内容和部门比较多的特性，导致基建档案的收集工作 具有一定的难度。主要存在以下问题。 １．１参加建设的单位和部门缺少必要的沟通和合作 首先建设单位的档案管理部门没有积极指导、监督和协 助各参建单位档案的收集和管理工作；其次各参建单位在建 作者简介：张秀芳，１９６２年，女，福建福州人，馆员。 由于基建档案具有很强的专业性，这就要求档案１二作人 员具有很强的专业素质。由于客观原因，多数建设单位没有 严格按照相关规定对基建档案进行管理，档案工作人员不了 解基建项目的各个程序，对各个参建单位应提交的档案材料 抱着收多少整理多少的态度，严重影响归档整理质量，特别是 对于复杂的图纸，在进行分类整理时甚至出现张冠李戴的错 误，严重影响了基建档案的成套性、完整性、准确性 ｊ。另 外，由于建设单位档案管理人员缺乏统筹规划和协调管理能 力，导致勘察、设计、施工、监理等各参建单位各自为阵，尤其 ■建筑经济与管理 福建建设科技２０１３．Ｎｏ．６ 是设计变更的依据和图纸资料不能得到及时完整的保存，没 有按照施工程序对竣工图进行修改，造成竣工图与实际竣工 项目严重不符，甚至在工程竣工交付使用后有的资料还不能 及时归档，导致后期档案的完整性受到严重的影响 。 参建单位归档的材料质量偏低，主要存在以下三种情况： 一是归档的材料不符合相关要求，随意在归档材料和图纸上 书写，字迹潦草、模糊不清，使用复印件代替原件等；二是不能 按照规范要求对竣工图进行编制，竣工资料不完整。竣工图 中缺少相关责任人审核的签名，竣工图纸上使用的不规范的 竣工图章有的甚至缺少竣工图章等 。三是存档图纸不完 整、污染较严重，对于工程的实际情况不能准确、清晰的反映 Ｊ。对决算书进行多次涂改，导致其面目全非 。 ２做好参建单位资料归档的对策 建设单位是建设工程的最终使用者和管理者，也是建设 工程档案最主要的使用者。工程档案的完整、准确与否，对建 设单位的影响最大。因此，建设单位应对整个工程档案进行 统筹、规划、组织、协调，并负有对设计、施工、监理等进行监 督、指导的职责。 ２．１健全制度，完善机制 针对参建单位多、档案收集难的问题，必须将基建档案归 档工作纳入制度管理，建立必要的规章制度，建设单位在项目 一开始就建立规章制度 ，发送至相关参建单位，从而规范 项目工作的正常操作，使工程各参建单位明确各自在平时收 集归档工作中所承担的职责。在与各参建单位签订合同时， 应将档案材料的收集整理工作列入合同的有关条款，参建单 位必须按照合同的规定，向建设单位移交经系统整理的档案。 对于不按规定配合移交档案的参建单位，将不予项目验收，或 不予支付项目款…ｊ。只有将基建档案工作作为硬任务列入 工程条款，以法律文书的形式规定下来，才会引起相关单位的 足够重视 ，同时，基建单位要把好文件材料形成质量关，严 格按照相关规定执行基建文件材料的审签。档案管理单位应 随时跟踪了解大型基建项目的有关进度，监督和指导参建单 位的档案管理人员和工程技术人员做好基建文件材料的收集 工作 。 ２．２加强协沟通与联系 相对建设单位而言，基建档案不仅涉及到各项工程的主 管部门，还涉及到设计、勘察、施工、政府、材料采购、试验等多 家单位。资料收集是档案工作的关键性环节，也是档案工作 的难点，这就需要相关部门积极配合 。建设单位档案管理 人员要主动负责做好各参建单位的组织协调和业务指导工 作，加强沟通与联系 ，定期召集各参建单位档案资料人员 交流会，及时补缺补漏。所以，在收集过程中，必须遵循基建 档案的形成规律，保持有机的联系，只有这样才能保证基建档 案的完整性、系统性、连贯性和准确性，才能准确的反映工程 建设的全貌 。 ２．３归档与建设同步，实施全程跟踪。 保证档案工作与工程建设的准备、建设、验收能做到步调 一致。由于基建档案的核心部分是在施工阶段形成的工程系 统质量保证性材料。因此为了能及时做好收集工作，最大限 度地保证工程质量，保证材料与所记录的对象的一致性，在日 常的管理工作中要坚持“三同步”。首先，监督机构的设立要 与工程开工同步。由于工程开工前期，准备工作尚未就绪，管 理制度尚未健全，档案材料的收集最易被忽视。在开工时档 案管理部门要督促施工单位建立完善的档案管理机构，配备 具责任感强、具有一定专业的素质的档案管理员来负责施工 过程中档案材料收集和积累工作。其次，要坚持施工结算进 度和项目归档材料的收集及积累保持同步。在结算施工进度 款时，档案管理部门必须督促施工单位档案材料的收集、积累 进度情况，并实行签证认可制。第三，要坚持施工进程与施工 现场预立卷工作的协调统一。坚持在施工现场进行预立卷工 作，使它与项目的实际工程进程同步，是从根本上改变和解决 工程竣工图编制有“水分”的有效方法和途径 。实施全程 跟踪就是建立事前管理，事中监督检查，事后严格把关的全程 动态管理机制，以保证基建档案的完整、准确、可靠 。 ３结语 完整的基建档案具能真实地记录各类建筑物建设时间 （包括开始施工、竣工、验收、交付使用）、规划、布局、结构、面 积、技术创新、造价等的过程，客观地反映建设过程中规划、设 计、施工改建等方面的情况，为工程的使用、扩建、改建、修建、 维养以及学术研究等方面提供大量的有价值参考资料，因此， 基建档案的作用不可低估。近年来，随着现代数码技术和多 媒体声像技术的应用和普及，基建档案的材料载体已不仅限 于一般的纸质图文资料，新型的档案载体能更加真实地反映 建筑物的全貌和细节，对档案材料的收集归档的范围将更加 广泛，同时，也对各参建单位做好基建材料的收集提出更高的 要求，限于篇幅关系，本文不再一一列举。因此，基建档案工 作已不是建设单位一家的事情，在当今数字信息时代，档案的 制作手段和收集载体更加先进、更加广泛，客观上要求各参建 单位更加重视基建档案的收集工作，应该将参建单位基建档 案材料的收集归档作为一项系统工程加以研究。 参考文献 ［１］陈永成．专门档案管理［Ｍ］．福州：海峡文艺出版社，２００３． ［２］方瑞花．浅谈基建档案管理［Ｊ］．山西建筑，２０１０，３６（２６）：１８７一 ｌ８８． ［３］董瑞芬．试论建设单位基建档案的特点与管理［Ｊ］．湖南环境生 物职业技术学院学报，２００９，１５（１）：８６—８８． ［４］陈国容，罗丙军．浅谈高校基建档案之管理［Ｊ］．物流工程与管 理，２００９，３１（３）：１５８—１６０． ［５］余嘉．高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究［Ｊ］．重庆文 理学院学报：杜会科学版，２０１１．３０（２）：１１７—１２０． ［６］陈晓伟，昊欣．建设单位基建档案管理存在的问题及对策［Ｊ］．机 电兵船档案，２００１，９（５）．４５—４６）． ［７］刘珊．浅谈建设单位基建档案归档管理［Ｊ］．黑龙江档案，２００９， （１）：７１０． ［８］张丽珠．基建档案管理现状分析与对策研究［Ｊ］．城建档案，２０１０， （７）：５９—６０． ［９］武翠荣．新形式下建设单位基建档案管Ｇ－Ｘ－作的创新［Ｊ］．北京电 力高等专科建设单位学报，２０１２，（２）：１ 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