第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》等规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的一项基础工作，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应把档案工作列入学校整体发展规划和工作计划，纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；并在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、检收档案工作，切实加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制和档案部门的基本任务
第四条 学校把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。业务上接受省档案局指导、监督与检查。
第五条 学校由校领导分管档案工作。各部门由一名负责人分管本部门的档案工作，并根据需要设专职或兼职档案工作人员。
第六条 学校档案室是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用和服务的部门。
第七条 学校档案室的基本任务
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1．贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。 2．建立和健全学校各类档案管理制度，并负责指导、监督和检查执行情况。 3．负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利用全校的各类档案（包括各种电子文件数据、电子档案及有关资料）。
4．努力开展档案的利用和开放工作。
5．编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资源。 6．参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。 7．组织对全校专兼职档案工作人员的业务培训。
8．采取多种形式，广泛地开展档案宣传教育活动，增强全校师生员工的档案意识。
9．积极开展档案理论和实践的研究，参加档案学术交流活动。
10．积极开展档案工作检查评比活动，协助有关部门做好全校专兼职档案人员的考核、奖惩等工作。
11．完成学校领导交办的其他工作。
第三章 档案工作人员及岗位职责
第八条 分管档案工作的校领导职责
1．加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，列入学校议事日程，督促各部门按规章制度的要求做好本部门的档案工作。
2．关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作创造良好的条件。
3．主持全校档案工作会议等重大活动。 4．审批档案材料的销毁报告。
第九条 分管档案工作的各部门负责人职责 -2-
1．领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入部门的议事日程和有关人员的职责范围。
2．为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3．检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。
4．负责本部门档案材料的安全和保密工作。 第十条 档案室工作人员职责
1．贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，做好档案工作法规、制度、规定的宣传工作，增强全校师生的档案意识。
2．钻研档案业务知识及相关学科知识，不断提高档案工作水平，增强服务意识。
3．做好档案的收集、整理工作，负责接收学校各部门的各类档案，督促、检查、指导全校各部门专兼职档案员做好平时的档案收集工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
4．做好档案的立卷归档工作，归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要，符合立卷规范和标准，保证归档案卷的质量。
5．做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，编制各类档案检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用，保证为学校各项工作提供优良的服务。
6．做好保密与“八防”工作，确保档案的完整与安全。 7．主动接受上级主管部门的业务指导和督促检查。
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第十一条 各部门专（兼）职档案人员职责
1．努力学习政治理论和档案专业知识，认真宣传、贯彻执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。
2．负责本部门档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。
3．根据不同种类档案材料的特征和有机联系，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用。
4．接受档案室的业务指导和督促检查。
5．维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向档案室移交档案。 6．对按照规定不向档案室移交或暂不移交的档案材料，建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。
第四章 经费、库房和设备
第十二条 学校档案工作所需经费，列入学校预算，单独立项，专款专用。学校各部门应有一定数额的经费用于档案工作。
第十三条 档案库房和业务用房，根据国家有关规定，做到库房、阅览、办公三分开，并配置恒温、恒湿、防火设备，库房具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 存放声像等特殊载体档案，配备专用的防磁柜，确保档案保存安全。
第十四条 学校根据档案事业发展计划，为档案室配置所需的设备，确保档案事业的发展和档案管理现代化的需要，并将档案工作纳入学校信息自动化管理系统。
第五章 档案的立卷、归档、移交和接收
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第十五条 学校应建立和完善归档制度，纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作，都要有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十六条 凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括电子文件数据材料，都必须按照规定向校档案室移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，校档案室在征得个人同意时，可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案室捐赠有保存意义的档案，学校予以奖励。
第十七条 各部门认真整理在工作中产生形成的具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案，确保电子文件信息数据的安全、齐全，并及时向档案室移交归档，建立档案数据库。
第十八条 学校实行文件形成部门立卷归档制度。
1．凡需归档的文件材料应齐全完整，如报告与批复，正件与附件，正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠，手续完备，根据规范要求整理组卷，编写页号，填写卷内目录、备考表，拟写好案卷标题，注明密级和保管期限，交本部门兼职档案员检查、装订后向档案室移交。
2．归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。
3．归档时间
（1）学校各党政部门和教学部门等能按自然年度归档的部门，应在次年五月底前归档；
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（2）当年的财务档案，在会计年度终结后，由计财处或本部门财务部门保管三年，期满之后，由财务部门编制案卷目录一式三份，财务部门留存一份，其余二份连同财务档案一并于次年五月底前全部交档案室保管；
4．归档份数
（1）学校印发的正式文件一式二份，并附上底稿、领导签发稿单、电子文件数据材料一份；
（2）其他各类档案原件一式一份，重要的一式二份、电子文件数据材料一份。
5．学校各部门向档案室移交档案时，必须办理交接手续。填写档案移交清单一式两份，交接双方签字盖章。档案移交清单由档案室和立卷归档部门分别保存。
第十九条 学校文件材料的归档范围和保管期限，按《浙江财经学院各类档案归档范围和保管期限表》执行。
第六章 档案的保管、统计、鉴定与销毁
第二十条 学校档案室的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
第二十一条 档案的分类、编号和排列：我校档案确定为十个一级类目，具体为：党群类、行政类、教学类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类。具体的分类、编号和排列见《浙江财经学院各类档案归档范围和保管期限表》。
第二十二条 本校各类档案按其保存价值确定保管期限为永久、长期和短期三种：
（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建-6-
设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
（二）长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为五十年左右；
（三）短期：凡短期内本校需要查考利用的，列为短期保管，保管期限为十五年以内。
第二十三条 档案的密级分为:“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
第二十四条 已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由所在部门负责人审查核准，并签署意见，交学校档案室归档。
第二十五条 单位撤销、合并及部门人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。
第二十六条 档案室及档案形成部门注意档案的安全，做好档案保护工作。对于已破损、字迹不清的档案要及时抢救，并不断改进档案保护技术，延长档案寿命。
第二十七条 档案室建立档案统计制度，定期对档案案卷质量、档案进出及保管利用等情况进行检查和统计，并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十八条 档案室定期组织档案鉴定工作，对已失去保存价值的、需销毁的档案，组织档案鉴定小组进行鉴定，并造具清册，报分管校领导审批销毁。销毁档案时要指定专人监销。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 档案的利用与开放
第二十九条 学校档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持部门介绍信及本人身份证，经档案室负责人或校长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须主
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管档案工作的校领导批准。
第三十条 根据国家有关规定，建立学校档案资料利用收费制度。 第三十一条 学校档案属于下列情况之一者不宜开放： 1．涉及党和国家秘密的； 2．涉及专利或技术秘密的；
3．学校党委会、校长办公会等重要会议记录； 4．涉及个人隐私的；
5．档案形成部门规定限制利用的；
查、借阅档案必须严格遵守档案室查、借阅制度，维护档案的完整和安全。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十二条 学校档案室建立档案工作检查、考核和评估制度，档案室对各部门及兼职档案员进行考评，并作为学校综合考核内容之一。对于在档案工作中做出突出贡献的档案工作人员，由学校给予奖励。
第三十三条 对于违反国家档案法规的行为，按照国家档案法规的有关规定予以处罚。
第九章 附 则
第三十四条 本办法由学校档案室负责解释。
第三十五条 本办法自发布之日起执行。原《浙江财经学院文书立卷、归档 工作实施细则》（浙财院[1996]175号）同时废止。
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