对与环境&职业健康安全管理体系有关文件的建立、审批、发放、保存、更改、销毁等进行控制，确保环境&职业健康安全管理体系运作有章可循，确保各有关场所及时得到和使用的是现行有效版本。 2 范围
适用于本公司与环境&职业健康安全管理体系有关的文件的控制。 3 职责
3.1总经理负责环境&职业健康安全手册的批准、发布。
3.2管理者代表负责环境&职业健康安全手册的审核、程序文件的批准。
3.3安环办负责实施环境&职业健康安全手册、程序文件及相关管理文件的编写工作。 3.4各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用保管。 3.5安环办所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。 4.要求和工作程序 4.1文件控制过程
4.1.1文件控制过程其输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布使用的有效体系文件。文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。 4.1.2文件控制过程流程图见图1。 4.2文件的分类
4.2.1按文件性质分类：
a）环境&职业健康安全手册（包括形成文件的方针、目标和指标）； b）程序文件；
c）其他管理和作业文件（公司为确保对涉及重大环境因素和职业健康安全风险的过程进行有效策划、运行和控制所需的文件）； d）标准要求的记录；
e)外来文件：法律法规、标准和其他要求。 4.2.2按文件载体分类： a）纸介质文件；
b）非纸介质文件。 4.3文件的编号
修改状态/版本 0/A 页码1/7 有限公司程序文件 E&O CX-4.4.5-2005 文件控制程序
体系文件 内部文件 过程文件 文件编制 收集 确保文件的充分性、适宜性 修改状态/版本 0/A 页码2/7 文件 外部文件
审核、批准
确保得到适用的有关版本 否 合适 是 归档 文件标识 发放、使用 满足 评审 不足 更改、更换 处置
图1文件控制过程流程图
有限公司程序文件 E&O CX-4.4.5-2005 文件控制程序 修改状态/版本 0/A 页码3/7 4.3.1环境&职业健康安全手册、程序文件的编号原则：以公司代号为分子，文件种类号、 环境管理体系（E）或职业健康安全管理体系（O）英文代号的第一个字母（中间用“&”符号隔开）、标准章节号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。
a）公司代号用表示；
b）文件种类代号用：环境&职业健康安全手册用SC，程序文件用CX，作业指导书用ZD；管理文件用GL。
c）环境&职业健康安全手册不标注标准章节号。 E&O XX XXX XXXX 发布年代 标准章节号 文件各类代号
环境&职业健康安全管理体系 公司代号
4.3.2环境&职业健康安全管理体系中整合的程序文件采用双编号，即同时采用了环境（E）和职业健康安全（O）管理体系文件的编号。
4.3.3若采用GB/TS 16949：2000质量的文件可按有关规定编号。 4.3.4外来文件编号按相关方原来的编号。 4.3.5文件编号中的顺序号按自然数进行编号。 4.3.6发布年号以公元年四位阿拉伯数字表示。 4.3.7记录编号按文件编号进行。
E&O CX-XXX JL-X 记录顺序号
记录
隶属程序文件编号
环境&职业健康安全管理体系 4.3.8文件的编号由文件编写人员从安环办取得，安环办应填写文件名称、文件号等文件编号记录。 4.4文件的编写和审批
4.4.1环境&职业健康安全手册和程序文件由管理者代表组织、安环办实施、各相关部门
有限公司程序文件 E&O CX-4.4.5-2005 文件控制程序 修改状态/版本 0/A 页码4/7 编写。环境&职业健康安全手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件和作业指导书由安环办经理审核，管理者代表批准。
4.4.2其它文件视情况由相关部门负责编写、审核，部门主管批准，或由相关部门负责编写，部门主管审核，各主管副总经理批准。 4.5文件的归档
4.5.1公司的环境&职业健康安全方针、目标和指标、环境&职业健康安全手册、程序文件及作业指导类文件的原稿在安环办归档。
4.5.2与环境&职业健康安全管理体系有关的行政文件在批准后及时交档案室与安环办。 4.6文件的受控、复印、标识和发放
4.6.1受控文件是指需要控制版本和更改的文件，包括环境&职业健康安全手册，环境&职业健康安全方针和目标（指标）及管理方案，环境&职业健康安全程序文件，其他管理文件和作业指导书，及其它需受控的文件和外来文件。
4.6.2文件在公司内为受控文件，向顾客、供方等提供的文件为不受控文件，向认证机构和供方提供的文件按受控文件处理。
4.6.3受控的文件加盖“受控”印章，不受控及向认证机构提供的文件不盖章。 4.6.4安环办负责对文件进行唯一性标识，确保在用文件的有效性：
a）内部文本文件的标识项目包括：文件名称、文件编号、受控状态和分发号等； b）电子版文件的标识项目包括：文件名称和最后的修改时间；
c）作废文件加盖“作废”标识，准备留作它用的作废文件加盖“保留文件”标识； d）相关的外来文件加盖“有效性”标识；
4.6.5安环办根据部门人员结构、工作性质以及各个文件涉及的范围，与各部门经理确认需要文件的数量，决定文件复印数量以及装订分组方案，经管理者代表同意后进行文件的复印和组装。按确定的文件发放范围和数量将文件下发至有关部门，并填写“ 体系文件分发登记表”。各使用部门负责所使用文件的签收和内部签发，并建立“ 体系文件分发登记表”。
4.6.6 需要文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应由部门文件管理员填写“文件领用申请/审批单”报部门经理审批后，到文件管理部门进行领取。 4.6.7安环办负责保存环境&职业健康安全体系文件的原件、备份电子文档。文件原件和电子文档一律不外借，以防丢失或损坏。
有限公司程序文件 E&O CX-4.4.5-2005 文件控制程序 修改状态/版本 0/A 页码5/7 4.6.8对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的文件到安环办取新文件，以旧换新的文件仍沿用原受控号。在发放新文件的同时，应销毁旧文件。
4.6.9若文件丢失，丢失文件的所在部门应向全公司寻找，在无法找到的情况下，应向 安环办提出补发申请，并说明原因，由管理者代表批准后，安环办给予补发，补发的文件应给予新的受控号，安环办应在原文件发放登记表上注明原受控号文件作废，必要时应将作废的原受控号文件通知相关部门，防止误用。 4.7文件的更改和作废
4.7.1文件需要更改时，由各部门填写“文件更改申请/审批单”，报安环办。 4.7.2安环办与计调部按照分工分别对“文件更改申请/审批单”进行初步审核，确定更改的必要性和可能性，并与其他相关部门进行沟通确认后，按文件的原审批路线进行报批。当原编制、审批部门因机构调整变动时，由具有相应职能的部门和人员实施，但应获得审批所需的有关背景资料。
4.7.3体系文件更改应标明更改状态，如：第一次修改，将修改状态0改为1。 4.7.4体系文件经多次修改（一般5次）或进行大幅度修改，应进行换版，换版时应更改版本号，如将版本A改为B，文件编号中的发布年代根据具体情况确定是否更改。 4.7.5文件在更改时，可使用划改、换页和换版三种方式进行。
4.7.6作废的文件由安环办及时收回，作废文件原稿加盖蓝色“作废留用”印章后单独保存，其余作废文件由安环办和经理部共同统一销毁。 4.8文件的使用管理
4.8.1文件一经颁布，各部门对收到的文件要及时传达，有效沟通，任何部门和人员必须认真执行，不得擅自改变。
4.8.2各文件编制、接收部门应及时将文件归档，文件发放部门应确保在使用部门获得有关版本的适用文件，防止误用失效或作废文件。 4.8.3文件应分类存放，专人保管，以方便存取和查阅。
4.8.4文件持有者负责所持文件的保管及必要的保密。任何人不得将文件随意撕毁、涂写、损坏、丢失、交其他人复制或外借。确需复印或对外提供时，经手部门应写出书面申请，经部门负责人审查，经文件批准人批准后才能获得文件。
4.8.5本公司员工临时需要使用文件时，可到部门文件管理员处或文件管理部门借阅， 填写“部门 文件借阅登记表”，并及时归还。
4.8.6 文件持有者因文件破损而影响使用时，持有者可直接到原文件发放部门办理更换
有限公司程序文件 E&O CX-4.4.5-2005 文件控制程序 修改状态/版本 0/A 页码6/7 手续，以旧换新，新文件仍沿用原文件分发号，公司文件管理员负责将破损文件销毁。 4.8.7当文件丢失时，文件持有者必须及时填写“文件丢失通知单”，在全公司范围内进行查找，查找无效时到安环办重新办理领用手续，文件管理部门应重新给予新的分发号，防止丢失文件失控。
4.8.8非纸介质文件由安环办负责管理并备份，贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防消磁等。对经过纸介质批准而存入电脑中的文件要进行加密控制使用，使用人使用“只读”，不得进行修改和复印。
4.8.9记录是一种特殊文件，不得更改，不需批准，按《记录控制程序》执行。 4.9外来文件的控制
4.9.1对公司与环境&职业健康安全使用有关的外来法律法规的由各部门负责收集、识别、登记、保管与查新。顾客提供的文件由销售部和安环办控制，供方提供的文件由计调部与采购部控制。当外来文件需发至其它部门时，由安环办负责外来文件的复印、标识、分发和登记。禁止使用未经登记或私自复印的外来文件，以防过期作废文件的非预期使用。各部门应定期对外来文件的适用性进行评估或查新，替换掉作废的文件，并作好“部门 外来文件目录和检索登记表”。各部门应按外来文件发放范围及时收回作废文件，标识后进行相应的处理。
4.9.3档案室负责保存上级发来的安全、环保方面文件的原稿，有关部门借阅时需填写“ 文件借阅登记表”。
4.9.4每年内审前由管理者代表组织相关部门对外来文件的有效性进行审查。 4.10文件的评审
根据需要评审由管理者代表组织、安环办实施对各部门、车间使用中的体系文件的适用性、协调性、有效性进行评审，必要时予以修订，并重新批准。 4.11文件控制过程的监视和测量
4.11.1文件控制作为一个过程应设立监视和测量点，主要目的是确保使用部门均具有适用文件的有关版本，没有作废和失效的文件，并对文件的修订状态得到识别，使文件得到有效控制和贯彻实施。把文件的批准、发放、更改和评审作为重要监测点，通过“ 体系文件分发登记表”、“文件更改通知单”、“文件评审表”等对文件实际使 用情况的监督、检查、考核，对文件控制的有效性进行监测和评定。
4.11.2文件的形成和实施是一项增值活动，安环办应组织各部门开展对文件实施有效性的评价活动，实施对文件的有效管理及进一步的改进完善。
有限公司程序文件 E&O CX-4.4.5-2005 文件控制程序 5相关文件 《记录控制程序》 6记录
序号 名称 编号 保存部门 保存期限 6.1 体系文件分发登记表 E&O CX-4.4.5 JL-01 各部门 3年 6.2文件更改申请/审批单 E&O CX-4.4.5 JL-02 安环办 3年 6.3文件评审表 E&O CX-4.4.5 JL-03 安环办 3年 6.4 文件借阅登记表 ZJ-4.2-02-10 E&O CX-4.4.5 JL-04 各部门 3年 6.5部门 外来文件目录和检索登记表ZJ-4.2-02-02 E&O CX-4.4.5 JL-05各部门3年 6.6文件丢失通知单 ZJ-4.2-02-04 E&O CX-4.4.5 JL-06 各部门 3年 6.7文件领用申请/审批单 E&O CX-4.4.5 JL-07 安环办 3年 6.8 ___ 内部其他文件分类登记表ZJ-4.2-02-03 E&O CX-4.4.5 JL-08各部门3年 6.9 文件处理申请/审批单 E&O CX-4.4.5 JL-09 安环办 3年
附加说明：
本程序由有限公司提出。 本程序由安环办归口。 本程序起草人：
本程序审核人：
本程序批准人：
本程序发布日期：2005-05-15 本程序实施日期：2005-05-15
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E&O CX-4.4.5 JL-01 有限公司
体系文件分发登记表
部门： 填表人： 第 页 共 页 发放记录(填写领取文件的数量，下面填文件的分发号) 序号 文件名称 备注 第一次 领取的文件数量 发 放 领取人/日期 第二次领取的文件数量 发 放 领取人/日期 第三次领取的文件数量 发 放 领取人/日期 保存部门：各部门 保存期限：3年
E&O CX-4.4.5 JL-02 有限公司
文件更改申请/审批单
序号： 文件名称 更改内容及理由: 文件号 更改后的内容 审批记录 编制 审核 批准 姓名 日期 更改时间 更改方式 更改执行人 更改记录 提出单位 保存部门：安环办 保存期限：3年
E&O CX-4.4.5 JL-03 有限公司
文 件 评 审 表
编号： 文件名称 文件编号 评审时机 文件发布、修改前或适时 日 期 编制、收集部门 编制、提出人 文件评审目的： 1.确认文件规定符合标准。 2.确认文件规定满足保证质量、环境&职业健康安全的要求。 3.确认程序的规定能够完全执行。 4.确认职责明确、工作接口清楚。 5.确认文件是否有效。 6.如对文件规定有不同意见，请写在评审意见栏内，并签名。 评审部门 评审人/日期 评审部门 评审人/日期 评审意见（可附页）： 保存部门：安环办 保存期限：3年
ZJ-4.2-02-10 E&O CX-4.4.5 JL-04 有限公司
文件借阅登记表 文件编号 文件名称 借阅记录 借阅人 日期 归还记录 接收人 日期 保存部门：各部门 保存期限：3年
ZJ-4.2-02-02 E&O CX-4.4.5 JL-05 有限公司
外来文件目录和检索登记表
类别： 共 页 第 页 序号 文件名称 编号 查新日期和结果 第1次 第2次 第3次 备注 保存部门：各部门 保存期限：3年
ZJ-4.2-02-04 E&O CX-4.4.5 JL-06 有限公司
文件丢失通知单 文件类别 文件编号 文件名称 文件使用部门 文件用途说明： 文件持有人 丢失时间 请各部门积极配合，在各使用场所查找该文件,并将查找结果告我部门。 保存部门：各部门 保存期限：3年
E&O CX-4.4.5 JL-07 有限公司
文件领用申请/审批单
文件名称 领用理由： 审批程序 申请人 审核 批准 姓名 文件编号 日期 备注： 保存部门：安环办 保存期限：3年
ZJ-4.2-02-03 E&O CX-4.4.5 JL-08 有限公司
内部其它文件分类登记表
部门： 文件类别： 填表人： 序号 文件名称 文件编号与分发号 签发单位 持有人 备注 保存部门：各部门 保存期限：3年
E&O CX-4.4.5 JL-09 有限公司
文件处理申请/审批单
申请部门 文件名称 申请日期 文件编号 数量 处理方式： 处理理由： 审批记录 编制 审核 批准 姓名 日期 处理时间 处理方式 执行人 处理记录 保存部门：安环办 保存期限：3年
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