申购、采购、入库、出库领用、报销管理暂行办法

暂行办法

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资申购、采购、报销、领用，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

第一章 申购的定义

申购是指某人或者某部门根据需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得物资品申购单的整个过程。

第二章 申购单的要素

1、申购的部门；2、申购的日期；

3、申购物品的需求日期；4、申购的物资品名称；5、申购的物资品的数量；6、申购的物品估计规格；7、申购如有特殊需要备注；8、申购单填写人签字；

9、公司行政办公室确认签字10、公司经理室确认签字。

第三章 申购单填报规定

1、申购单应按照要素填写完整、清晰，由项目部门填写签字后递交公司行政部门审核、由公司经理室审批批准；

2、如有申购单的更改和补充应提前在有效采购期内以书面形式递交公司行政部门，项目部门签字确认递交公司行政部门审核，由公司经理室签字后补充采购。

第四章 申购的接收要点

1、行政办公室在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批；

2、项目部门物资品管理人员核查申购物资是否有库存；

3、行政办公室在接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存有存储积压的不采购的原则；

4、对于不符合规定和撤销的申购物料应及时通知申购部门。

第五章 申购单的分发规定

1、对于紧急申购项目应优先处理；

2、无法于申购部门需求日期办妥的应提前通知申购部门。

第六章 采购周期的规定

1、各部门根据当月情况，预测下月工作量，于每月28日前公司行政部门提交下月采购申请；

2、物资品采购配送日期为次月1日至8日；

3、行政部门签字审核后，将采购清单交公司经理室进行审核，审核通过后方可采购；

4、采购人如未能按时完成采购任务时应向申购项目部门及公司领导说明原因；

5、遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

第七章 询价及其规定

1、申购部门及采购部门在询价前应认真审阅申购单的详细品名、规格、

数量、名称，遇到问题应及时沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；

3、所有采购项目上必须向供应商或服务商直接询价，原则不能通过其代理或各种中介结构询价；

5、对于申购部门需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

第八章 询价、议价

1、通过至少三家的询价进行比较，以确保价格具有竞争性的一种采购方式；

2、在接到申购单，了解目前库存状况及预算后，再根据需要进行采购；

3、经成本分析后，研拟底价，设定议价目标

4、决定采购条件（向供应商详细说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等）

5、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；6、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理；

7、其他供应商价格是否较低。

第九章 采购合同的签订的要素

1、合同名称、编号、签订时间、签订地点；

2、采购物品及项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件等部分；3、包装要求；

4、合同总额应含税，特殊情况应注明；5、付款方式；6、质量保证期；7、质量要求及规范；

8、违约责任和解决纠纷的办法；9、双方的公司信息；10、其他约定。

第十章 合同执行及付款规定

一、合同执行

1、已签订合同由采购部门负责跟进、进行监督，如出现问题，采购部门应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；2、已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

3、合同在履行期间应按照约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。二、付款规定

1、按照合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后提交财务部付款；

2、财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部门并汇报公司领导。

第十二章 入库、出库、领用

一、入库

1、促进仓库各项工作科学、高效、有序的运作，加强对成品、物料存放及出入库安全，提高物料的有效利用率，合理控制费用的支出，保障公司物资品及时供应的正常开展；

2、定期应认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字。

3、物品进库，仓管和采购员现场交接接收，必须详细清点所购物品条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，并做好入库登记。

4、物品入库，要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存。

5、物品数量准确、价格不串。做到帐、卡、物、金相符合。6、易燃、易爆，易感染、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查。

7、精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。

8、做好防火、防盗、防潮、防冻、防鼠工作。9、仓库经常开窗通风，保持库室内整洁。二、出库

1、物品出库，保管人员要做好记录，领用人签字；

2、物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，易变质的先出；

3、本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，实行以旧换新，专用工具做到专物专用；

4、对于相关部门专用物品的领用必须要有经理室、使用部门负责人、签字方可领取；

5、保管员要做好出库登记，并每月做一次清点汇总工作； 6、仓库为公司重地，仓库禁止吸烟，严禁携带易燃易爆品。一、领用

1、实行个人领取，自行保管，遗失自负，浪费惩罚的原则。 2、项目部门及个人根据工作需要，填写《物资品领用单》，到行政部领取。

3、每个项目部门根据需要提前申请领取使用。由项目部门负责人统一领取，并负责保管责任。

4、项目部门组责任督促公用物品的使用情况，需正当合理的使用，不得浪费，不得从事私人业务。

5、员工领用物品时，应填写《物品领用单》，经部门及项目部门

负责人签字后，由项目负责人向行政部人员领取。

6、部门及项目部门负责人领用物品时，应填写《物品领用单》，经行政部门同意审核后，由经理室审批签字后向行政部门领取。

7、行政部门在接到《物品领用单》，在《物品领用登记表》登记物品名称、规格型号、数量、 用途后，方可发放物品。

8、应急需领用物品，其《物品领用单》由行政部门签字、分管领导或总经理签字，方可领用；

9、公用物品领用前，应填写“公用物品使用申请单”，由公用物品保管人签字，行政办公室审核，经理室审批同意后方可领用，并在指定的日期按期归还保管部门。

10、公用物品使用部门负有临时保管的责任，如有遗失或人为损坏的情况均照价赔偿，并承担额外相应的采购成本费用。

第十四章 报销

1、基本要求：真实可靠、内容完整、填制及时、书写清楚；2、采购的收据及发票不得涂改、伪造的收据及发票不等进行报销；

3、外来凭证是单位开具的，必须盖有填制单位的公章（指业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等）；

4、是个人的，必须有填制人员的签名或盖章；单位自制的，必须有经办部门主管或其指定人员的签名或盖章。提供合法的票据：经办人员索取票据时，应要求供货方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称，日期，品名，数量，单价，金额，填票人员；

5、部门及项目部门负责人核对报销的金额、发票及收据是否相符、准确、对各类审批报销的手续是否适当、单据粘贴是否规范等。如果有疑问或发现采购收据及发票或金额等不相符的不予报销；

6、申购、采购部门审核无误签字后交送财务部复核后，呈送总经理审批。未经财务部签署的报销单据，不得送总经理审批。所有单据应在规定报销期内办妥报销手续；